Mentes criativas, conheça a hora do imposto: dicas essenciais para artistas e freelancers

Isenção de responsabilidade do autor: Este guia não constitui aconselhamento jurídico. Se tiver alguma dúvida sobre seus impostos, você deve consultar um contador ou advogado tributarista.

Escrito pelo Dr. Daniel Gold, PhD

Editado por Julia Martin

Introdução do editor

O imposto de renda pode ser um mistério e uma fonte de ansiedade para nossas mentes criativas. Há muitas regras e os formulários - tanto em papel quanto em software - são labirintos aparentemente projetados para esmagar o espírito humano. Nosso objetivo é trazer vozes de especialistas para fornecer os melhores recursos e orientações para os artistas. Estas são dicas práticas de um ex-advogado tributário, freelancer no setor de tecnologia e escritor de ficção, abordando o assunto a partir da vantagem única de um criativo altamente informado. 

Sabemos, por experiência própria, que a melhor maneira de superar a época do imposto de renda é passar por ela com o máximo de compreensão e preparação possível, porque esse é um domínio em que nossos encantos e talentos não nos levarão a lugar algum. Nesse ponto, o conto de advertência do autor:

Primeiro, o que você não deve fazer

Um artista bem-sucedido e aposentado havia procurado ajuda com seus impostos - eles tinham dívidas fiscais pendentes. Diante da grande dívida pendente com o governo, o artista propôs pagar com obras de arte não vendidas. Embora fossem peças muito bonitas, isso não foi bem aceito. Sem surpresa, eles tiveram que pagar seus impostos em dinheiro, não em obras de arte.

Para evitar esse tipo de situação, o guia a seguir abordará algumas práticas recomendadas para artistas, designers e freelancers que estão se preparando para a temporada de impostos. 

1. Pague seus impostos em dia e reserve dinheiro para eles. Quando você estiver em dúvida, pague a mais.

Em minha experiência, esse é o principal fator que coloca os freelancers em apuros. Eles subestimam seus pagamentos de impostos, os juros e as penalidades se acumulam e eles se veem em sérios problemas.

Mesmo que você não tenha certeza sobre o valor de seus impostos, ou se achar que foi mal avaliado e quiser contestar os impostos que estão sendo cobrados, é uma prática recomendada pagar seus impostos primeiro.

É fácil ficar para trás na declaração de impostos, especialmente se você trabalha como prestador de serviços ou por conta própria, pois muitos designers, fotógrafos e artistas mas você pode pagar seus impostos mesmo que não tenha calculado o valor exato devido. Basta fazer uma estimativa aproximada, com base no valor que você ganhou naquele ano ou no ano anterior, e tentar pagar a mais. Dessa forma, você pode evitar multas e juros. 

Quando estiver em dia, você poderá declarar seus impostos anteriores e receber de volta do governo o excesso pago a mais. Portanto, embora seja melhor não se atrasar na declaração de impostos, se você o fizer, certifique-se de pagar o que suspeita ser devido.

Uma observação sobre o pagamento de seu imposto de renda: alguns governos fornecem contas de pagamento direto diferentes, uma para os impostos atuais devidos e outra para os impostos futuros. Essas duas são facilmente confundidas. Preste muita atenção à conta para a qual você está fazendo os pagamentos, pois corrigir isso mais tarde é um verdadeiro incômodo.

2. Saiba que seus impostos podem aumentar muito, mesmo que sua renda aumente apenas um pouco

A armadilha fiscal para um artista é a imprevisibilidade e a flutuação de sua renda. Dependendo da sua região, geralmente, quando você está começando e não ganha praticamente nada, quase não haverá imposto de renda. No entanto, em um ano bom, sua carga tributária pode realmente aumentar. Devido à forma como as faixas de impostos funcionam na extremidade inferior, dependendo das jurisdições e dos detalhes, $20.000 em um ano pode significar um imposto de 5% ($1.000 em impostos), enquanto $75.000 por ano pode ser um imposto de 25% ($18.750). 

Nota do editor: Mais dinheiro, mais problemas podem ser melhor enquadrados para as faixas de impostos como um pouco mais de dinheiro, muito mais problemas.

Embora isso possa atrapalhar qualquer comemoração de um novo contrato ou de uma grande aquisição, o melhor momento para planejar os impostos é quando as coisas estão indo bem. Economizar durante os bons anos para impostos e despesas inesperadas pode evitar surpresas e tumultos desnecessários. Pode ser útil ter uma conta bancária separada na qual você reserve dinheiro. Pode haver algumas maneiras de transferir sua renda entre os anos bons e ruins para tentar equilibrar sua carga tributária, principalmente se você tiver uma empresa incorporada, mas será necessário falar com um contador sobre isso.

3. Saiba quando você é um contratado independente ou um funcionário

Artistas e designers geralmente trabalham como prestadores de serviços independentes, o que tem importantes repercussões fiscais. Os prestadores de serviços independentes administram seus próprios negócios e podem dar baixa nas despesas comerciais (portanto, não devem pagar impostos sobre o dinheiro gasto com essas despesas). No entanto, como tal, eles não se qualificam como empregados e não recebem as proteções e os benefícios que os empregados recebem. 

Essas proteções e benefícios (inclusive seguro médico, pagamento de rescisão, horas extras, dias de licença médica, licença parental e outras proteções no local de trabalho) geralmente valem mais do que as deduções fiscais que você obtém por suas despesas como prestador de serviços independente. Portanto, se você for empregado quase que exclusivamente por uma empresa, provavelmente se qualifica como empregado e deve analisar essa possibilidade, pois ela será mais benéfica para você no longo prazo. 

Além disso, os impostos dos funcionários geralmente são retidos e pagos diretamente ao governo. Isso torna a declaração de impostos mais barata e fácil e reduz o risco de você ser atingido por juros e multas.

4. Organize seus recibos e faturas

A carne bovina e as auditorias da Internet têm uma coisa em comum: exigem recibos. Você pode fazer sua própria contabilidade ou contratar um contador. Você mesmo pode declarar seus impostos ou contratar um contador. De qualquer forma, você precisará contabilizar suas despesas e receitas comerciais com recibos e faturas. Descubra um sistema para classificá-los e rastreá-los que funcione para você: pode ser uma pasta de arquivos com abas, se você for um artista especialmente tátil, ou existem algumas ferramentas e softwares on-line excelentes. 

Se quiser manter tudo digital e simples, você pode usar apenas uma planilha (o Google Sheets é gratuito). Você pode manter cópias físicas de tudo ou digitalizá-las, até mesmo usando a câmera do seu celular como scanner. Seja qual for o seu método, adquirir o hábito de acompanhar e organizar suas despesas (e receitas) tornará sua vida muito mais simples. Planeje manter seus recibos e registros fiscais por 7 anos. Pode ser difícil obter registros bancários e de cartão de crédito antigos, por isso recomendo que você baixe o valor de todos os anos quando estiver fazendo seus impostos e guarde-os caso precise deles como prova mais tarde. 

5. Pesquise o que você pode amortizar

Dependendo do seu tipo de trabalho e do meio, haverá diferentes itens que você pode dar baixa. A regra principal é: se você comprou para o trabalho, pode dar baixa. Entretanto, lembre-se de que dar baixa em algo significa apenas que você não deve impostos sobre o dinheiro gasto nesse item específico. Você ainda terá menos dinheiro do que se não tivesse comprado o item. Portanto, ainda é melhor não comprar algo de que você não precisa, em vez de dar baixa. 

Nota do editor: Não se trata de dinheiro gratuito.

Algumas ressalvas: as refeições podem ser deduzidas, mas geralmente com um valor reduzido e, em geral, somente quando fazem parte de uma reunião de negócios ou de uma viagem para fora de sua casa ou local de trabalho normal.

As despesas com carro e combustível têm regras muito precisas para impedir que todos as deduzam. Verifique as regras cuidadosamente se você trabalha de forma independente e viaja de carro para shows.

Em geral, as roupas só podem ser descontadas se forem mais parecidas com um traje ou equipamento de proteção, e não algo que você usaria de outra forma, como uma jaqueta, equipamento refletivo para filmagens noturnas ou seu respirador de pintura.

As compras maiores, como câmeras caras e equipamentos de informática, devem ser amortizadas como despesas de capital, que são deduzidas ao longo de vários anos, de acordo com uma tabela publicada pelo governo que varia de acordo com o equipamento exato em questão. Em geral, os equipamentos de capital são usados por vários anos e têm valor de revenda por algum tempo (como lentes antigas ou luzes fotográficas). Se você é o tipo de artista que precisa de muitos equipamentos, vale a pena conversar com um contador para determinar como eles devem ser classificados.

O controle das despesas de capital pode ser um problema e é um bom motivo para você considerar o uso de um software de contabilidade.

6. Os esquemas de evasão fiscal são fraudes

Há dezenas de cursos fraudulentos e fraudadores que prometem a você uma maneira de evitar o pagamento de impostos. Às vezes, são veículos de investimento especializados, negócios imobiliários estranhos, contas no exterior, alegações de que você pode gastar com férias ou usar algum tipo de frase mágica para evitar o pagamento de impostos. 

Todos esses são golpes. Muitos deles estão preparando você para uma enorme conta de impostos surpresa cinco anos depois, quando você for investigado e dever três vezes o dinheiro economizado em impostos atrasados, multas e juros. Muitas vezes, esses esquemas também roubam seu dinheiro diretamente, porque se o investimento estiver fora da lei normal, também estará fora de seu recurso legal para reivindicar o dinheiro de volta quando eles fugirem com ele.

Como advogado tributarista, tivemos vários clientes que caíram nesses esquemas. Quando o governo veio cobrar os impostos atrasados, o dinheiro já havia sido gasto e eles estavam em sérios problemas, muitas vezes arruinando suas vidas. Se um investimento legítimo (oferecido por uma empresa estabelecida com um escritório físico e anos de história) alegar ter algum tipo de vantagem fiscal, verifique primeiro com seu contador e advogado. Se você não tiver uma conta e um advogado regulares, não deve fazer esse tipo de investimento.

Ninguém gosta de pagar impostos, mas evitá-los não é realista e, em última análise, como criativos, sabemos que os impostos financiam alguns dos programas que nos sustentam.

7. Escolha o software certo

A maioria dos softwares de contabilidade e escrituração é suficientemente boa. O mais importante é escolher o software que você realmente usará. Procure um software que você considere intuitivo. A maioria das empresas passou a oferecer software por assinatura, e não é porque é mais barato para o consumidor.

Alguns outros aspectos a serem considerados são: qual software seu contador e seu contabilista usam, quais ecossistemas você pode querer adquirir, se você vende produtos on-line e se isso se encaixa em um determinado pacote de software, se você prefere um serviço de assinatura ou uma compra única e se sua plataforma de vendas coleta e remete impostos em seu nome. 

8. Saber quando incorporar

Há várias vantagens em fazer uma incorporação se você trabalha de forma independente. Isso permite que você evite certos custos tributários e o protege de certas responsabilidades. Muitas vezes, você pode deixar o dinheiro na corporação sem tributação e retirá-lo somente quando precisar. Isso pode ser muito benéfico para a aposentadoria e o planejamento patrimonial e para a divisão de renda com um sócio ou dependentes, quando permitido. Entretanto, a incorporação aumenta a complexidade dos serviços bancários e há certas taxas de carregamento inevitáveis de uma corporação.

Em geral, se você estiver ganhando consistentemente mais de $75.000 por ano, vale a pena considerar a incorporação. Você deve conversar com um advogado ou contador sobre isso, pois a situação de cada um será diferente.

Para encerrar...

Resumindo: guarde seus recibos, saiba primeiro o que é uma baixa e depois o que você pode dar baixa. Pagar a mais e receber um retorno surpreendente é melhor do que pagar a menos e levar um choque. Vale a pena investir em um bom software ou, melhor ainda, em um especialista de confiança.

Boa sorte para você. Que seus empreendimentos sejam frutíferos, seu trabalho significativo, sua renda alta e seus impostos baixos.