Como escrever e-mails de clientes eficazes para fotógrafos

É apenas um e-mail - não deve ser tão difícil, certo? Escrever e-mails eficazes muitas vezes pode ser uma parte negligenciada e subestimada de qualquer negócio. A realidade é que os e-mails são uma ótima maneira de você se conectar com seus clientes e alcançar novos clientes em potencial. Os e-mails precisam ser atenciosos, profissionais e envolventes. Como fotógrafo, é importante usar todos os recursos disponíveis para se conectar com as pessoas e levá-las ao seu site ou ao seu calendário de reservas futuras. Nesta postagem abrangente, você verá tudo o que é necessário para escrever e-mails bem-sucedidos, desde o primeiro e-mail até o acompanhamento e a importância do marketing por e-mail. Aperte os cintos e que esta postagem sobre e-mail seja proveitosa para você.

A comunicação por e-mail é importante?

É claro que sim! A etiqueta adequada de e-mail significa a capacidade de se comunicar com eficiência por meio de e-mails. Esse método de comunicação é um ponto de contato realmente importante para você ter com os clientes e não deve ser subestimado. Embora possa parecer uma tarefa básica, a realidade é que, quando o envio de e-mails é feito de forma incorreta, pode levar a falhas de comunicação, silêncio dos clientes ou clientes insatisfeitos. Como todos esses resultados são desfavoráveis para o seu negócio de fotografia, dedicar tempo para aprimorar suas habilidades atuais de comunicação por e-mail só pode beneficiar você a longo prazo. Veja cada e-mail que você escreve como um ponto de contato importante com seus clientes ou clientes em potencial. Certifique-se de que sua comunicação seja clara e concisa, profissional e envolvente e, por fim, oportuna. É fácil, não é?

E-mails de agradecimento

Sempre, sempre, sempre envie e-mails de agradecimento a cada um de seus clientes. Se você ainda não tem o hábito de fazer isso, a simples adição ao seu negócio de fotografia deve ser enviar um e-mail de agradecimento aos seus clientes depois que as fotos forem assinadas, seladas e entregues. Esse e-mail não precisa conter uma chamada para ação, mas pode apenas expressar a gratidão que você tem pelo negócio deles.

Tente ficar longe de um modelo básico e, em vez disso, tente adicionar um toque pessoal a cada um de seus e-mails de agradecimento. Você pode usar essa oportunidade para comentar sobre a memória, adicionar uma de suas fotos favoritas ou fazer referência a uma pequena piada interna da sessão de fotos. Esse e-mail também não precisa ser todo em texto - é também uma oportunidade em que você pode adicionar uma das fotos da sessão ou até mesmo uma foto. Certifique-se de dedicar um momento para expressar que você adoraria fotografá-los novamente no futuro. Os e-mails de agradecimento ajudam muito a promover relacionamentos e podem fazer com que você volte a ser um cliente no futuro. Considere também enviar e-mails de agradecimento gerais para todo o seu banco de dados no final do ano, nos feriados ou no aniversário da sua empresa de fotografia. Os e-mails de agradecimento são simples de enviar, mas têm um grande impacto.

E-mails de acompanhamento

Nunca hesite em escrever um e-mail de acompanhamento quando você não tiver recebido resposta de um de seus clientes. Embora, às vezes, possa parecer desconfortável enviá-lo - como se você estivesse irritando um cliente -, enviar um e-mail de acompanhamento é necessário e deve ser um item básico do seu manual de e-mail. Esse e-mail não precisa ser longo, mas deve ser enviado cerca de uma semana após você não ter recebido uma resposta do cliente. Há outros momentos em que os e-mails de acompanhamento devem ser enviados, por exemplo, em resposta a alguém que perguntou sobre seus serviços, se você precisar de uma resposta sobre algo pendente ou depois de entregar as fotos do produto final. Não leve para o lado pessoal se você não tiver recebido uma resposta inicial - muitas vezes os e-mails se perdem no meio do caminho, portanto, há ocasiões em que seus clientes realmente apreciarão o lembrete. Se você não enviar um acompanhamento, poderá perder um fluxo de dinheiro em potencial e novos clientes que entram em seu negócio de fotografia. Crie modelos de e-mail rápidos e genéricos para que você possa usá-los como acompanhamento - certifique-se de que ele seja otimista, conciso e, nem é preciso dizer, gentil.

E-mails de apresentação

Como nem todos os clientes de fotografia encontrarão você por conta própria, o envio de e-mails de apresentação é uma parte importante do crescimento de seus negócios. Se você é um fotógrafo profissional que sempre cobre casamentos, é assim que as pessoas o verão. Se você quiser se expandir, terá de informar às pessoas sobre o que lhe interessa. Se houver fotos que você queira tirar, empresas para as quais queira trabalhar ou eventos que queira cobrir, tire o pó daqueles modelos de e-mail de apresentação. A proposta é mostrar a você seu interesse e seu conjunto de habilidades. Esses e-mails devem incluir fotos de referência para clientes em potencial e devem direcionar o contato para o seu site e para as páginas de mídia social, onde ele poderá encontrar o restante do seu trabalho. Embora começar a escrever uma proposta possa parecer assustador, lembre-se de que sua meta é mostrar sua personalidade e seus talentos e deixar que os tomadores de decisão decidam por si mesmos. Defina metas realistas para ajudar a impulsionar seus negócios - por exemplo, enviar três e-mails de apresentação por mês. Seja autêntico nesses e-mails, seja ousado, conte a sua história e comece a se apresentar.

Como responder a leads

As respostas oportunas aos contatos que você recebe são uma maneira importante de aumentar suas chances de conseguir clientes e agendar sessões. Ao demorar demais nas respostas, você corre o risco de perder negócios e fazer com que as pessoas procurem outro fotógrafo. Para consultas gerais, ter um formulário de contato pronto para enviar pode ajudar você a agilizar o processo. Essa opção de resposta padronizada pode ser uma boa maneira de coletar informações sobre o que os clientes desejam para que você possa responder com mais precisão a perguntas como preço, horário, disponibilidade etc. O desenvolvimento de um formulário pode ser feito facilmente por meio do seu site e esse link pode ser enviado diretamente aos clientes. Embora tanto os modelos quanto os formulários sejam ótimas maneiras de responder aos clientes potenciais, isso não exclui o fato de que haverá casos em que um formulário geral não funcionará. Adquira o hábito de ler o e-mail para ver se ele exige uma resposta mais detalhada ou pessoal, mas, como ponto de contato inicial, criar um formulário é uma mudança de vida (de negócios)!

Marketing por e-mail

Por último, mas certamente não menos importante, o desenvolvimento de uma estratégia de e-mail é algo que toda empresa de fotografia precisa ter. A primeira etapa deve ser a definição de uma estratégia de marketing por e-mail para o ano, que deve incluir um calendário com todos os envios de marketing que você planeja fazer. Há vários sistemas diferentes de marketing por e-mail que você pode configurar, muitos dos quais se conectam diretamente ao seu site. Esses sistemas geralmente são equipados com várias opções de modelos diferentes que podem ser usados para formular seus e-mails de marketing. Isso poupará muito tempo para você.

Planejando sua estratégia de e-mail

Quando você estiver criando sua estratégia de marketing, consulte um calendário e tente mapear alguns períodos de pico ao longo do ano - períodos em que as pessoas estão reservando fotógrafos de casamento, fotos de férias, dia dos namorados, fotos de noivado etc. Veja também quando você pode fazer outras solicitações, por exemplo, sessões de maternidade ou de família, etc. Pense em quais são as melhores épocas para essas diferentes sessões fotográficas e marque-as. O marketing por e-mail é um meio importante para você alcançar clientes, portanto, aproveite-o. Lembre-se de que o momento é importante. Não se esqueça de incluir uma chamada para ação em cada um dos e-mails que você enviar. Seja o mais criativo possível, pois você quer garantir que as pessoas realmente abrirão seu e-mail! Não hesite em incluir um vídeo ou outras imagens em seus e-mails de marketing. E não se esqueça de que muitas pessoas abrem e-mails pelo celular, portanto, pergunte a si mesmo: essa campanha de marketing por e-mail se encaixa em um dispositivo móvel?

Aproveitamento dos dados de e-mail

E, é claro, à medida que avança, você precisa continuar a construir seu banco de dados coletando informações de contato, tanto nomes quanto endereços de e-mail, para que possa atingir os clientes com seus e-mails direcionados. O banco de dados que você constrói deve ser abrangente, portanto, colete todas as informações possíveis, inclusive idade, número de telefone, tipo de fotografia que reservaram etc. Esse tipo de dados pode ajudar você a criar um plano de ataque para direcionar seus e-mails de marketing de forma eficaz. Por exemplo, no futuro, você pode direcionar uma sessão de fotos de família para clientes que reservaram um casamento com você no ano anterior.

Cinco dicas para escrever e-mails eficazes para clientes

Seja pontual

Uma resposta oportuna por e-mail pode ser a diferença entre conquistar novos clientes e fazer com que eles escolham outro fotógrafo. Como o mercado de fotografia pode ser competitivo, é importante que você fique atento à sua caixa de entrada e ofereça um excelente atendimento ao cliente. Se você tem o hábito de verificar sua caixa de entrada todos os dias, é uma boa maneira de ficar em dia com ela. Embora alguns e-mails que chegam possam ser deixados de lado, outros - especialmente os leads - precisam ser tratados imediatamente. É nesse ponto que ter um processo em vigor é útil. Seja enviando um formulário por e-mail ou usando modelos de e-mail pré-curados para que os clientes saibam quando você entrará em contato com eles. Quanto mais rápida for a resposta, melhor, mas não se esqueça de que a qualidade também é importante.

Idioma

O uso de uma linguagem eficaz é uma parte importante da redação de um bom e-mail. Para começar, use uma linguagem que seja apropriada e profissional. Por exemplo, não use palavras em maiúsculas excessivamente em seu e-mail nem adicione muitos pontos de exclamação. Lembre-se de que você está falando com seus clientes de fotografia e não com um de seus amigos, mas, ao mesmo tempo, você também quer fazer com que eles sintam que são uma parte importante da família de sua empresa. Porque eles são! O foco deve ser manter o profissionalismo, mas também ser genuíno e caloroso com a linguagem que você usa em cada e-mail. Outro aspecto importante em termos de uso da linguagem correta é evitar o jargão dos fotógrafos. Haverá termos que os fotógrafos usam e entendem, mas que não estão em um nível que uma pessoa comum precisaria entender, portanto, esteja ciente de algumas dessas palavras e ajuste sua linguagem de acordo com elas. Um bom exemplo seria detalhar o processo de edição de fotos ou responder a perguntas sobre como isso funciona em seus preços. Uma boa regra geral é sempre usar uma linguagem específica e tentar se colocar no lugar do leitor quando você revisa cada linha de um e-mail. Ao trabalhar para ser específico e conciso com a linguagem que usa, você também pode ajudar a encurtar os e-mails, o que acaba sendo vantajoso para todos.

Lembre-se de que também existem verdadeiras barreiras linguísticas entre fotógrafos e clientes. Se você estiver se correspondendo com alguém que tem o inglês como segundo idioma, seja ainda mais cuidadoso com as palavras que escolher usar. Nesses casos, você deve ficar longe de jargões ou expressões que não se traduzem entre idiomas. Demonstrar cuidado extra nesses e-mails pode ajudar a criar relacionamentos de confiança com seus clientes, o que, naturalmente, os ajudará a se sentirem confortáveis com você - tudo para melhorar sua capacidade de capturar a verdadeira emoção em suas fotos.

Tom

Essa pode ser uma parte muito desafiadora da redação de qualquer e-mail - o tom é sempre mais difícil de ser transmitido por escrito do que quando você fala pessoalmente, pois não há pistas sociais para se basear. A pior coisa que você pode fazer é ofender alguém. Portanto, devido a esses problemas reais, a tonalidade é algo de que você deve estar muito atento. Para garantir que sua mensagem seja recebida da maneira que você deseja, você deve sempre pensar no tom. Algumas boas dicas são: mantenha seus e-mails agradáveis e animados para que as pessoas realmente queiram continuar lendo. Sempre comece seu e-mail com o nome da pessoa e algum tipo de saudação apropriada. Certifique-se de que você também use os pronomes corretos para seus clientes. Cada e-mail que você escreve também deve incluir gratidão, portanto, diga obrigado! Agradeça pelo tempo do cliente, pela paciência dele ou por permitir que você tire fotos dele. Se você estiver respondendo a algum problema, tenha muito cuidado com o tom. Reserve um segundo antes de clicar em enviar para ter certeza de que você está satisfeito com o tom do e-mail.

Linhas de assunto

Criar a linha de assunto perfeita pode ser difícil! Isso significa que você precisa ser um pouco criativo e deixar algumas ideias fluírem antes de decidir quais são as perfeitas. As linhas de assunto podem ser muitas coisas diferentes - às vezes, tudo o que você precisa fazer é ser direto, enquanto outras vezes o que você realmente precisa é tornar seu assunto intrigante o suficiente para que seu e-mail seja realmente aberto. Isso é especialmente importante quando você está pensando em linhas de assunto para e-mails de apresentação ou para seus envios de marketing por e-mail. Um aspecto com o qual você deve ter cuidado é que, às vezes, a linha de assunto é o que enviará seu e-mail para o lixo eletrônico de alguém. Alguns programas de e-mail sinalizam determinadas linhas de assunto que farão com que um e-mail vá diretamente para a lixeira, mas há algumas maneiras de você evitar que isso aconteça. Para isso, tente evitar certas palavras. As linhas de assunto que são escritas em letras maiúsculas ou incluem palavras como "desconto" ou "gratis" ou "%" às vezes pode ser a causa. Faça uma pequena pesquisa extra nesse estágio para tentar garantir que seu e-mail não vá parar na pasta de spam do cliente. Seja autêntico em suas linhas de assunto - concentre-se em fazer trocadilhos ou ser criativo, em vez de ser extremamente vendedor.

Revisão

Existe algo mais frustrante do que encontrar um erro em um e-mail depois que você já clicou em enviar? Embora cada uma das dicas de hoje seja incrivelmente importante, a revisão com grande foco na atenção aos detalhes precisa estar no topo de cada uma de suas listas. Tudo, desde o endereço de e-mail até o nome da pessoa, passando pelo texto que você escreveu no corpo do e-mail e até a sua própria assinatura, deve ser lido mais de uma vez. A revisão torna-se ainda mais importante quando você copia e cola algumas das informações do e-mail. Às vezes, seus olhos estarão cansados ou você não vai querer nada mais do que clicar em enviar e terminar, mas é realmente necessário dedicar mais um segundo e fazer a devida diligência para ter certeza de que tudo está certo antes de fazer isso. Todas as pessoas, mesmo os escritores profissionais, cometem erros de ortografia e gramática, portanto, não há problema em você precisar de um pouco mais de tempo para editar. O segredo para uma boa revisão é simplesmente dedicar um ou dois segundos a mais. Portanto, faça isso da maneira correta e leia o texto novamente.

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