Que vous travailliez en free-lance ou que vous gériez une petite entreprise, votre vie de professionnel de la création nécessitera inévitablement un cours accéléré de comptabilité. Vous devez comprendre vos finances pour vous assurer que vous respectez les lois fiscales, que vous obtenez les dépenses que vous méritez et que vous gérez vos relations avec les clients.
Les conséquences d'une comptabilité mal gérée peuvent être désastreuses et finir par vous coûter plus cher à long terme. Nous avons décidé de rencontrer quelques experts du secteur afin de mieux comprendre les aspects comptables essentiels pour les professionnels de la création.
Freshbooks CMO Shawn Cadeau et comptable professionnel à BookkeepingDirect.com Gabrielle Fontaine a répondu aux questions les plus fréquentes sur les factures, les échanges de devises et des conseils surprenants pour être payé plus rapidement par les clients (une étude de Freshbooks montre qu'un langage poli sur votre facture vous permettra d'être payé 5% plus rapidement !)
Voici ce qu'il faut savoir sur la comptabilité en tant que professionnel de la création :
Format : Allons droit au but : dois-je engager un comptable ?
Shawn Cadeau : Cela dépend de vous et de votre expertise en matière de comptabilité, ainsi que de vos connaissances en matière de législation fiscale.
Il est judicieux de s'appuyer sur un professionnel pour les tâches plus compliquées qui sont essentielles à l'entreprise - la préparation des impôts, par exemple. La politique fiscale américaine est l'une des plus complexes au monde et il peut être difficile, en tant qu'indépendant ou propriétaire de petite entreprise, de s'y retrouver seul.
En dépensant de l'argent pour engager un professionnel, vous aurez un expert qui est au courant des lois fiscales en constante évolution. Il peut également vous aider à anticiper les éventuelles hausses d'impôts qui se profilent à l'horizon.
Pour la gestion de votre comptabilité quotidienne, comme l'envoi de factures, l'enregistrement des dépenses et le suivi de votre temps, de nombreux créatifs peuvent gérer ces tâches eux-mêmes s'ils utilisent le bon logiciel. Et par "bon", j'entends "simple".
Un logiciel doit vous aider à faire plus de choses de manière plus efficace, et non pas vous encombrer. Si votre logiciel de comptabilité nécessite un manuel d'instruction de la taille d'un annuaire téléphonique pour démarrer, il n'est probablement pas adapté.
Heureusement, il existe plus d'options que jamais pour les indépendants et les propriétaires de petites entreprises. Trouvez un logiciel conçu pour vous.
Quelles sont les informations essentielles qui doivent figurer sur toutes mes factures ?
Shawn : Cela peut paraître simple, mais plus votre facture est claire, plus il sera facile pour votre client de vous payer. Voici une liste de contrôle rapide de tout ce que nous recommandons d'inclure dans vos factures :
- Facture # (vous aide, vous et votre client, à rester organisés)
- Nom et coordonnées de votre entreprise
- Objet de la facture (description de l'article/du service, coût horaire/du projet, etc.)
- Montant dû (sous-total, taxe et total)
- Conditions de paiement (date d'échéance, modalités de paiement : chèques, cartes de crédit, virements bancaires, etc.)
- Un "merci" (Croyez-le ou non, Le site de FreshBooks La recherche montre qu'un langage poli sur votre facture vous permettra d'être payé 5% plus rapidement)
- Votre logo (notre étude montre également que les factures comportant un logo ont 10% plus de chances d'être payées)
Les services créatifs sont-ils soumis à la taxe sur les ventes ?
Gabrielle Fontaine : Cela dépend des services et des produits vendus, ainsi que des lois de l'État où ils sont vendus. Vous devez vérifier auprès des autorités locales si vous devez ou non facturer la taxe sur les ventes, car chaque État (et même certaines villes) a des lois différentes sur ce qui est taxé et ce qui ne l'est pas.
Qu'est-ce qui est considéré comme une dépense professionnelle si je suis un travailleur indépendant ?
Gabrielle : En bref, il s'agit de tout ce qui contribue au fonctionnement de votre entreprise ou à la production de ce que vous vendez à vos clients. L'IRS dira que cela doit être habituel et nécessaire à votre entreprise. En cas de doute, demandez à votre comptable.
Dans quel cas aurais-je besoin de suivre les heures facturables ? En quoi cette fonction est-elle utile pour un professionnel de la création ?
Shawn : Lorsque vous travaillez à votre compte, le temps est votre bien le plus précieux - il n'y a jamais assez d'heures dans une journée. Le suivi de votre temps, qu'il soit facturable ou non, est un excellent moyen de comprendre votre activité et de savoir à quoi vous consacrez votre temps.
Vous apprendrez à quels clients vous consacrez le plus de temps ou quels types de projets prennent le moins ou le plus de temps à réaliser - et après quelques mois de suivi de ces informations, vous serez mieux à même de prendre des décisions importantes concernant votre tarification et les clients ou projets qui conviennent le mieux à votre entreprise.
J'ai même vu des chefs d'entreprise qui s'amusaient à noter le temps qu'ils passaient chaque jour sur Facebook ou à regarder la télévision, ne serait-ce que pour se confronter à la réalité. Le suivi du temps est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre entreprise.
Que faire si un client ne répond pas à une facture ou ne la paie pas ?
Shawn : Suivi. Un bon vieil appel téléphonique peut faire des merveilles.
Si vous êtes régulièrement confronté à des retards de paiement de la part de vos clients, envisagez de facturer des frais de retard sur vos factures et précisez-le clairement dans vos conditions de paiement lors de l'envoi de la facture.
Conseil : si vous utilisez FreshBooksVous pouvez activer des rappels automatiques de paiement en retard qui seront envoyés à intervalles réguliers pour vous aider à être payé plus rapidement.
À votre avis, quelle est la plus grande erreur qu'un professionnel de la création puisse commettre en matière de comptabilité ?
Shawn : Ne pas faire de la facturation une priorité. Se faire payer est un aspect important des affaires, mais la plupart des professionnels de la création n'apprécient pas de devoir suivre les personnes qui leur doivent de l'argent et d'envoyer des factures. Le flux de trésorerie est l'un des plus grands tueurs de petites entreprises, il est donc important d'en garder le contrôle. Plus vite vous enverrez une facture, plus vite vous serez payé.
Au début, la comptabilité peut être très intimidante. Vous obtenez un client, vous faites le travail et vous ne savez même pas comment facturer ! Quelle est la première étape pour un nouveau freelance ?
Shawn : L'envoi de votre première facture peut être à la fois excitant et effrayant - mais faites-en une priorité. Vous avez fait le travail et vous l'avez mérité. Profitez de cette première étape.
Pour faciliter la tâche et l'intégrer à votre routine professionnelle, mettez au point un système ou trouvez un outil qui vous permettra d'être plus efficace en matière de facturation. En restant organisé et en envoyant une facture professionnelle, vous envoyez le bon message à vos clients. Cela signifie également que vous n'aurez pas à vous démener au moment de la déclaration d'impôts.
Comment facturer quelqu'un dans un autre pays ? Comment cela affecte-t-il ma comptabilité si je suis américain mais que je facture à l'Angleterre ?
Gabrielle : Si vous exercez votre activité aux États-Unis, vous établirez probablement vos factures en dollars américains. La meilleure pratique consiste à rester simple. Si vous faites des affaires à distance, vos clients paieront probablement par carte de crédit, et vous n'aurez donc pas besoin de faire la conversion.
La banque de la carte de crédit convertira le paiement pour vous. Il peut y avoir des frais, mais ils sont généralement payés par la personne qui règle la facture. Mais il peut y avoir des frais liés au compte marchand ou à la passerelle que vous utilisez. Si vous avez des doutes à ce sujet, vous pouvez vous adresser à votre fournisseur de services marchands.
Shawn : Si vous utilisez FreshBooksAvec FreshBooks Payments, vous pouvez facturer dans plusieurs devises si nécessaire. Vous pouvez également profiter de FreshBooks Payments pour être payé par carte de crédit sans avoir à ouvrir un compte marchand, ce qui peut être un obstacle pour de nombreux freelances et propriétaires de petites entreprises.
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