Tous les photographes savent que les clients ont des niveaux d'expérience différents en matière de collaboration avec des professionnels de la création. Beaucoup viennent également avec leurs propres attentes. Lorsqu'il s'agit de photographie immobilière, les enjeux sont particulièrement élevés en raison du prix des biens et du désir du client de capturer les images les plus attrayantes.
Pour vous aider à naviguer dans ce secteur, vous devez vous armer d'une portefeuille de photographies immobilières et un contrat de photographie immobilière est l'une des choses les plus intelligentes que vous puissiez faire. Veiller à ce que tous vos projets fassent l'objet d'un contrat vous protège, vous et votre entreprise, d'interactions désagréables avec le client et vous assure qu'à la fin de la journée, vous serez payé.
Cet article fournit des conseils sur la création du contrat et sur les éléments importants que les photographes doivent prendre en compte, tels que les conditions générales, le délai de paiement, les produits à livrer, et bien d'autres choses encore.
Avez-vous besoin de contrats pour les prises de vue de biens immobiliers ?
Si vous ne pensez toujours pas avoir besoin d'un contrat de photographie, imaginez ce scénario : Après avoir envoyé vos fichiers et vous être félicité du travail bien fait, vous recevez un courrier électronique. Le client s'attendait à ce que vous lui fournissiez davantage de photos de la propriété, et il dit qu'il retiendra son paiement jusqu'à ce que vous répondiez à sa demande. Cependant, la capture des images supplémentaires signifie que vous devrez vous rendre sur place, trouver un moment où l'agent immobilier peut vous laisser entrer dans la propriété - ce qui implique des frais supplémentaires pour son temps -, capturer les images et les éditer - tout cela de votre propre poche. Cependant, en commençant par un contrat, vous disposez d'un accord concret sur lequel vous pouvez vous appuyer et qui décrit les éléments que vous livrez.
Raisons de conclure des contrats de photographie immobilière en tant que photographe
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez considérer qu'un contrat est une nécessité et pas seulement un avantage. Il peut s'agir de
Exigences en matière de domaine de travail. La photographie de biens immobiliers commerciaux s'accompagne d'attentes élevées en matière de qualité et de conventions de format, telles que des prises de vue sous des angles et à des hauteurs spécifiques, à l'intérieur comme à l'extérieur. Elle s'accompagne généralement de frais de service plus élevés en raison de la coordination et du volume d'images capturées, traitées et livrées.
Travail de portefeuille. En tant que photographe immobilier, il peut arriver qu'un autre professionnel de l'immobilier, tel qu'un concepteur immobilier, un agent immobilier, un constructeur ou un autre entrepreneur, vous demande de prendre des photos pour son portfolio. Dans ce cas, il est recommandé de faire signer un contrat à l'autre partie. En effet, le travail que vous produisez est susceptible d'être utilisé pour faire la publicité de leur entreprise dans des magazines et d'autres formes de publication, et la seule façon de vous assurer d'être payé pour cela est d'inclure la portée et les limites de l'utilisation de vos photos lorsque vous les remettez au client. Dans ce cas, le contrat vous protège également juridiquement si le client utilise vos photos pour promouvoir votre travail sans vous en informer afin d'éviter des paiements supplémentaires.
Exclusivité. Il arrive que des clients souhaitent que vous vous consacriez exclusivement à leurs projets pendant un certain temps. Dans ce cas, il est important de disposer d'un contrat qui précise ce qui enfreint la clause d'exclusivité et ce qui ne l'enfreint pas. Par exemple, votre client doit être en mesure de vous fournir un nombre convenu de projets au cours d'une période spécifique qui vous permettra d'atteindre vos objectifs de rentabilité. En outre, il est également important de comprendre la durée de l'exclusivité avant de prendre une décision. Les contrats d'exclusivité sont souvent conclus après qu'une confiance de longue date a été établie entre le client et le photographe, de sorte qu'un examen approfondi du projet peut faire la différence entre une relation d'affaires rompue et une relation florissante.
Clients en retard de paiement. Dès le début de vos échanges avec un client, vous avez parfois le sentiment désagréable que votre relation de travail ne sera pas facile. Il se peut qu'il change constamment d'avis ou qu'il soit franc quant aux problèmes de trésorerie qui pourraient l'empêcher d'effectuer un paiement. D'autres fois, des clients apparemment parfaits peuvent se transformer en problèmes du jour au lendemain et commencer à poser des exigences déraisonnables et à exiger une attention immédiate. Chaque photographe aura affaire à au moins un client problématique qui tentera de prendre le paiement en otage. Dans ces cas-là, le fait de pouvoir leur indiquer une liste concrète de prestations à fournir dans votre contrat peut contribuer à mettre un terme à une guerre des mots "il a dit, elle a dit, ils ont dit" grâce à un document concret et juridiquement contraignant.
Essentiellement, un contrat de photographie existe pour protéger les photographes immobiliers contre des facteurs imprévisibles que vous ne pouvez pas contrôler et pour aider à tenir le client responsable du produit à livrer, des conditions de travail et de la rémunération. Il peut également être avantageux pour vous en fonction de l'utilisation qui sera faite des images une fois que vous les aurez partagées avec le client. Si ces conditions de travail vous intéressent, continuez à lire ce qui suit pour savoir comment rédiger un contrat.
Éléments importants d'un contrat de photographie immobilière
Bien qu'il n'y ait pas de recette toute faite pour un contrat de photographie, il existe des parties conventionnelles que la plupart des contrats ont en commun et qui couvrent stratégiquement les bases du photographe.
Information des deux parties ;
Champ d'application de l'accord ;
Modalités de réservation et de paiement
Exigences ;
Frais supplémentaires ;
Livraison ;
Droits/licences ;
Libération des biens ;
Signature.
Bien que cette liste puisse sembler fastidieuse, la bonne nouvelle est qu'il vous suffit de rédiger un contrat immobilier une seule fois pour créer votre base. Vous pouvez ensuite adapter certaines parties du contrat en fonction des spécificités du nouveau projet. Par exemple, pour photographier des propriétés plus éloignées, vous pouvez envisager d'inclure une indemnité de déplacement plus importante.
En outre, vous trouverez ci-après des conseils utiles sur les éléments à inclure dans chaque section de votre contrat.
Informations sur les deux parties
Cette section regroupe l'essentiel des informations de contact concernant les deux parties en un seul endroit centralisé. Elle comprend les noms complets, les adresses postales, les adresses électroniques et les numéros de téléphone auxquels chaque partie peut être jointe. Il s'agit également du type d'informations utilisées à des fins de facturation à un stade ultérieur de la relation.
Conditions d'utilisation
Cette partie de l'accord varie le plus d'un projet photographique à l'autre. Dans cette section, vous fournissez des informations sur l'étendue du projet. Veillez à couvrir les points suivants
Adresse de la propriété à photographier et principales zones à photographier
Date prévue pour la livraison du projet et autres dates clés (ex. tournages)
Le nombre et le format des photos livrées
Services inclus dans le contrat (mise en scène, photographie par drone, éclairage)
Nombre d'heures de post-production couvertes par le contrat
Rondes de feedback ou heures d'effort couvertes par le contrat
Méthode de livraison (courriel, lien de stockage temporaire dans le nuage, USB)
Toute demande supplémentaire du client
Vous devez vous efforcer de décrire le projet de la manière la plus détaillée possible afin d'éviter toute confusion ou tout désaccord ultérieur.
Réservation et paiement
Après les conditions de service, les sections relatives à la réservation et au paiement constituent sans doute la deuxième section du contrat, sinon la plus importante, car elle garantit que vous serez payé. Cette partie du contrat comprend des informations sur la personne responsable de la réservation des services des différents partenaires du projet et sur les modalités de paiement. Il convient d'inclure ces informations :
Liste des noms d'entreprises des parties nécessitant une réservation (éclairage, mise en scène, etc.)
Indiquer l'engagement en temps et le soutien requis de la part de chaque partenaire.
Qui sera responsable de la réservation de leurs services le jour de la prise de vue ?
En ce qui concerne la section de votre contrat relative aux paiements, n'oubliez pas d'inclure des informations sur les points suivants :
Conditions de paiement (par exemple, 30 jours à compter de la livraison des actifs)
Mode de paiement (virement électronique ou chèque)
Envisagez de demander un acompte à la confirmation de la prise de vue, qui peut être un montant fixe ou une fourchette de 25-50% du coût total du projet.
Indiquer clairement que la livraison finale de l'actif aura lieu après confirmation du paiement ; un délai de 12 à 24 heures est la norme dans le secteur.
Personne ne veut être obligé de payer après avoir envoyé le produit final. Pour remédier à ce problème, vous pouvez envoyer au client des images en filigrane de faible résolution pour qu'il les examine avant la livraison finale. La livraison finale des fichiers du projet ne devrait avoir lieu qu'une fois le paiement effectué.
Préparation des biens
Dans le cadre de votre contrat, vous devez également préciser le type de préparation de la propriété qui aura lieu avant ou pendant la prise de vue. Par exemple, vous devez préciser si les services de mise en scène et d'éclairage doivent être fournis par le photographe ou par une autre entreprise. En outre, vous devez indiquer clairement qui est responsable de la réservation, de la coordination et de la communication avec ces parties.
Lorsque votre séance de photographie immobilière implique une collaboration avec d'autres contractants, il est utile de préciser si le photographe attend ou non des autres parties qu'elles fournissent des prestations pour que la séance soit couronnée de succès. De même, il peut être utile d'inclure des informations sur l'indemnisation au cas où la séance photo devrait être reprogrammée en raison de la disponibilité d'un autre contractant ou de l'absence de fourniture des produits décrits.
Modifications du calendrier
Chaque projet commence en espérant que tout se passe comme prévu, mais il est préférable de se préparer au pire des cas. Par conséquent, votre contrat doit tenir compte des variables suivantes :
Annulation. Pensez à inclure des montants de pénalité au cas où le client annulerait le contrat avant son achèvement. Vous pouvez également ajouter des détails en fonction de l'étape du projet à laquelle l'annulation a lieu. Par exemple, la prise de photos et la post-édition sont deux étapes importantes d'un projet. Envisagez d'inclure une pénalité d'annulation pour chacune d'entre elles.
Reprogrammation. Indiquez le montant que le client s'attend à payer s'il demande que la prise de vue soit reprogrammée ou que les biens soient livrés plus tôt que prévu.
Arrivée tardive. Lorsqu'il s'agit de biens immobiliers, les photographes et l'équipe d'éclairage ne peuvent pénétrer dans la propriété qu'accompagnés du client. Pour être sûr d'être remboursé en cas de retard du client le jour de la prise de vue, pensez à inclure cette clause dans votre contrat.
Bien qu'il puisse être inconfortable d'aborder ces sujets avec votre client lorsque vous vous lancez dans un projet, le fait de les inclure dans votre contrat rend les choses beaucoup plus faciles que si vous deviez aborder ces sujets sans avoir fixé les attentes dès le départ.
Provision pour immobilisations corporelles
La partie de votre contrat relative aux biens et à l'équipement couvre les logiciels et le matériel qui seront utilisés dans le cadre de la saisie et de la livraison des actifs du projet. L'objectif de cette section est d'identifier les attentes du client quant aux types d'équipements qui seront utilisés dans le cadre du projet. Cette section peut inclure
Liste des caméras qui seront utilisées
Liste des objectifs qui seront disponibles le jour de la prise de vue
Tout équipement d'éclairage ou de mise en scène couvert par le contrat
Informations sur les logiciels de post-édition
L'inclusion de cette section permet d'éviter les mauvaises surprises le jour de la prise de vue. Par exemple, si le client a l'habitude d'utiliser un objectif grand angle pour prendre des photos de petites copropriétés, le fait d'inclure cette section vous évite de devoir retarder la photo ou de faire attendre le client pendant que vous vous précipitez chez vous ou dans votre studio pour obtenir l'équipement dont il s'attend à ce que vous disposiez pour ce travail.
Si vous êtes débutant, vous pouvez consulter cet article sur le sujet. 19 conseils pour la photographie immobilière.
Se rendre sur place
Lorsqu'il s'agit de photographie immobilière, le déplacement sur le lieu de la propriété fait partie intégrante du travail. Il est donc judicieux de demander une compensation pour ce service dans le cadre du paiement du projet. Il y a deux façons d'aborder les frais de déplacement :
Frais forfaitaires. Fixez un montant qui couvre votre voyage aller-retour.
Nombre de kilomètres. Un montant numérique que vous espérez voir remboursé pour chaque kilomètre parcouru. Ce montant doit tenir compte des prix actuels de l'essence.
Vous pouvez discuter avec votre client de la méthode qu'il préfère. Un conseil : pour les lieux plus éloignés, il peut être plus judicieux de ne pas proposer au client l'option de la rémunération forfaitaire. Veillez à tenir compte du temps de déplacement lorsque vous calculez le nombre total d'heures que vous prévoyez de consacrer à un projet.
Droits d'utilisation et de licence
Il est important d'inclure des informations sur la propriété car c'est l'un des aspects les plus souvent mal compris de la photographie immobilière, en particulier par les clients les moins expérimentés. Par conséquent, vous devez indiquer clairement la licence que le projet couvre, par exemple :
Le lieu où votre travail sera hébergé
Le cas échéant, fréquence d'utilisation des images dans le média
Le cas échéant, durée d'utilisation des images avant l'acquisition d'une licence supplémentaire
En tant que photographe, vous restez propriétaire des images que vous avez prises. Le fait d'être explicite à ce sujet dans les termes de votre contrat peut vous aider à vous assurer d'être payé pour les utilisations ultérieures des images, qui peuvent être décrites dans la clause relative aux conditions d'utilisation commerciale du contrat.
Conditions d'utilisation commerciale
Les clients souhaitent souvent utiliser les images que vous avez prises dans le cadre de documents promotionnels pour aider à promouvoir leur entreprise. Dans ce cas, ils doivent payer une licence pour les images lorsqu'elles sont utilisées en dehors du projet ou du support initialement prévu. Cependant, de nombreux clients ignorent cette condition et supposent que les photographes renoncent à tout droit de propriété sur les images lorsqu'ils envoient les images finales.
Il est donc important de leur faire comprendre qu'ils achètent une licence d'utilisation des images que vous leur fournissez dans un contexte déterminé, par exemple pour une annonce immobilière. Toute autre utilisation des images nécessite l'obtention d'une licence commerciale de votre part et un paiement supplémentaire.
Environnement de travail sûr et indemnisation
Comme nous l'avons déjà mentionné, personne ne veut penser au pire des scénarios. Toutefois, les contrats contribuent à protéger les photographes dans ce cas. C'est pourquoi il est bon d'inclure une clause sur la responsabilité du client de fournir des conditions de travail sûres. Par exemple, il est raisonnable de s'attendre à ce qu'aucune construction importante ne soit achevée sur la propriété le jour de la prise de vue.
En outre, envisagez d'inclure une clause d'indemnisation dans votre contrat. L'objectif d'une clause d'indemnisation est de garantir que vous serez dédommagé en cas de perte, de responsabilité ou de dommage pouvant survenir dans le cadre du projet. Par exemple, si le client renverse accidentellement votre installation d'éclairage et brise une ampoule très coûteuse, cette clause réaffirmera qu'il est tenu de couvrir les frais de remplacement.
Signature
Cela peut sembler relever du bon sens, mais il est essentiel d'obtenir la signature du client avant de poursuivre le projet. C'est la signature qui fait du document un contrat contraignant. Par conséquent, veillez à ce que la signature, le nom complet et la date de votre client figurent à la fin du document.
Pour une plus grande tranquillité d'esprit, vous pouvez également inclure une section sur chaque page où le client doit apposer ses initiales pour indiquer qu'il a lu et compris les conditions.
Obtenir la signature d'un client est aujourd'hui plus facile que jamais avec l'aide de sociétés tierces de signature en ligne comme Adobe Acrobat Reader Pro et HelloSign.
Qu'est-ce qui rend un contrat de photographie immobilière nul ?
En tant que photographe immobilier, il peut arriver que vous souhaitiez résilier le contrat. Cela se produit généralement pour des raisons imprévues au début de la relation d'affaires, telles qu'une mauvaise conduite du client, un défaut de paiement ou des divergences créatives. Dans ce cas, vous devez inclure une clause d'annulation qui décrit la procédure de résiliation du contrat que vous attendez des deux parties.
Il est souhaitable que votre clause d'annulation exige une notification écrite de l'annulation de la part de l'une ou l'autre partie et qu'elle indique comment les dépôts ou les paiements restants seront traités en cas d'annulation.
Commencer
Se lancer dans un projet de photographie immobilière, c'est comme partir pour une randonnée de 10 kilomètres sans imperméable par temps couvert. Vous avez de bonnes chances de rentrer sec, mais si le temps se gâte, vous regretterez de ne pas avoir emporté cet imperméable. Il en va de même pour le contrat, car il existe pour vous protéger au cas où quelque chose ne se passerait pas comme prévu dans votre relation avec votre client.
Muni de votre contrat de photographie immobilière et de votre portefeuille en lignevous êtes prêt à attirer et à fidéliser les clients de l'immobilier.
Pour savoir comment attirer des clients dans l'immobilier, consultez les articles suivants:
Comment obtenir des clients pour la photographie immobilière
Comment se lancer dans la photographie immobilière
19 conseils pour la photographie immobilière
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