Vous tremblez de peur à chaque fois que vous vous connectez à votre messagerie électronique ? Votre liste de sous-dossiers est-elle incontrôlable ? Vos amis ricanent-ils en voyant le nombre impressionnant qui se trouve au-dessus de l'icône de votre messagerie sur votre téléphone ? Il semblerait que vous ayez besoin d'aide pour maîtriser l'art de la gestion des e-mails ! N'ayez crainte : nous sommes là pour offrir un peu d'aide à nos collègues créateurs, qu'il s'agisse de nos logiciels de gestion d'e-mails préférés ou de nos meilleures astuces de gestion de la boîte de réception.
Mais d'abord...
Pourquoi la gestion des courriels est-elle importante ?
En tant que créateur, vous passez probablement la majeure partie de votre temps à créer, en vous contentant d'effectuer les tâches administratives indispensables dès que vous le pouvez. Cela vous oblige souvent à rattraper le temps perdu, à perdre de précieux week-ends pour vous occuper de votre facturation ou de votre boîte de réception qui déborde. Pire encore, ces tâches administratives peuvent commencer à affecter votre travail. réel Il s'agit d'une tâche difficile, qu'il s'agisse de manquer un courriel important d'un client ou de ne pas respecter une date limite pour une facture. C'est pourquoi il est si important de maîtriser la gestion des courriels, car cela vous permet de consacrer votre temps à la tâche la plus importante qui soit : produire un travail de qualité pour vos clients. site web de portfolio en ligneafin que vous puissiez obtenir davantage de clients.
(Vous n'avez pas encore de portefeuille en ligne ? Ne vous inquiétez pas ! Utilisez un constructeur de site web; vous pouvez créer un magnifique portfolio en ligne en quelques minutes. Assurez-vous d'en choisir un avec jolis modèles afin que vous puissiez montrer tout votre travail et impressionner vos clients ! Il est également intéressant d'en choisir un qui dispose d'une blog intégréqui est très utile pour augmenter le trafic sur votre site, et d'un magasin en ligne(si vous souhaitez vendre vos produits directement à partir de votre portefeuille en ligne).
J'ai hâte d'avoir plus de temps pour curer votre portefeuille ? Passons à ces stratégies d'organisation des courriels, qui vous permettront d'atteindre le niveau zéro de la boîte de réception en un rien de temps !
1. Se détendre
L'une des plus grandes erreurs que l'on puisse commettre lorsqu'on essaie de maîtriser l'organisation de sa boîte de réception est de se stresser à l'idée de devoir traiter tous ses courriels à la fois. Détendez-vous ! La boîte de réception zéro est un objectif formidable, mais il ne faut pas non plus s'en vouloir d'avoir des courriels non lus quand on est aussi occupé que l'on est et que l'on produit des courriels. options de conception pour les clients ou la planification de votre prochaine Tournage des PTF. La meilleure façon de gérer les courriels est, ironiquement, de résister à l'envie de consulter constamment sa boîte de réception. C'est aussi un excellent moyen de stimuler votre soins personnels.
2. Fixer des moments précis pour répondre aux courriels
Combien de fois prenez-vous votre téléphone et vérifiez-vous vos courriels dès votre réveil ? Tous les jours, n'est-ce pas ? Arrêter. L'une des meilleures choses que les artistes puissent faire pour eux-mêmes est de s'occuper des petites choses, une étape à la fois. Prévoyez certains moments de la journée pour rattraper votre boîte de réception. Nous savons qu'il est tentant d'y jeter un coup d'œil, mais vous devez vous y tenir ! Vous réduirez ainsi votre niveau de stress, et c'est aussi bon pour la santé. gestion du tempsvous serez plus productif, car vous ne consulterez pas votre boîte de réception toutes les 60 secondes.
Vous avez encore des courriels à rattraper et votre temps est écoulé ? Éloignez-vous de votre boîte de réception ! Il est tout aussi important de limiter le temps que vous passez dans votre boîte de réception à travailler sur l'organisation des courriels.
3. Utiliser la règle des deux minutes
Y a-t-il dans votre boîte de réception une question à laquelle il vous faudra deux minutes ou moins pour répondre ? Essayez d'y répondre immédiatement. Cela vous aidera à garder votre boîte de réception sans encombrementmais il vous aide aussi à consacrer le temps que vous passez à rattraper les courriels à des choses qui demandent un peu plus de temps et d'attention.
4. Garder l'ordre
Marquer les courriels semble être une bonne idée sur le moment, mais, le plus souvent, vous ne faites qu'alourdir votre charge de travail future. Soyez indulgent avec vous-même et garder l'ordre. Les paramètres du compte de messagerie sont facilement personnalisables. Vous êtes une personne créative : les visuels sont votre truc, alors pourquoi ne pas le refléter dans les paramètres de votre messagerie ? Qui a dit que la gestion de la boîte de réception ne pouvait pas être amusante ? Essayez d'utiliser un code couleur pour vos courriels et de classer vos messages dans des dossiers distincts. Le fait d'avoir des dossiers différents en fonction des échéances ou des événements à venir peut également être un bon moyen de garder votre boîte de réception organisée. Les filtres et les dossiers sont des outils de gestion des courriels formidables, faciles à prendre en main rapidement et qui vous faciliteront la vie une fois que vous les aurez compris.
5. Essayer un logiciel de gestion des courriels
Il existe aujourd'hui sur le marché un grand nombre de systèmes de gestion des courriers électroniques. Boîte postale express est un excellent logiciel de gestion des e-mails qui peut aider les indépendants et les créatifs à organiser leur boîte de réception. Et il est gratuit ! Son système de classement des courriels organise vos courriels pour vous en créant divers onglets, comme le ferait un navigateur Web. Les utilisateurs peuvent également publier facilement des informations sur leurs comptes de médias sociaux via Postbox Express, ainsi qu'importer des photos de profil et des carnets d'adresses directement sur Facebook ou LinkedIn. Il ne s'agit là que d'un exemple parmi les nombreux systèmes de gestion du courrier qui proposent des solutions d'archivage des courriels tout aussi fantastiques, afin que vous puissiez rester au fait de vos nouvelles perspectives de carrière. En voici quelques autres que nous apprécions :
Courrier Edison: Il dispose d'un assistant intégré qui classe les courriels pour vous, d'une recherche ultra-rapide et de notifications intelligentes.
Boîte de réception quand elle est prête: Cette extension Chrome vous cache votre boîte de réception pleine à craquer afin que vous puissiez rédiger des e-mails en toute tranquillité, sans stress lié à la boîte de réception.
Courriel sur le pont: Utilisez une adresse e-mail temporaire gratuite pour vous inscrire à des services (sans obtenir votre numéro de téléphone). réel sur toutes les listes).
Vous pouvez en savoir plus options amusantes ici.
6. Ayez de vraies conversations quand vous le pouvez
Fils de discussion par courriel qui pourraient être remplacés par une rapide chat en temps réel sont le fléau de l'existence de tous les professionnels. Que pouvez-vous faire pour résoudre ce problème ? Soyez proactif et aidez tout le monde à éviter la surcharge de courrier électronique. Soyez à l'origine des conversations en face à face et encouragez les autres à communiquer avec vous de la même manière. Il existe également toute une série d'applications de messagerie qui vous permettent, à vous, à vos collègues ou à vos clients, de rester dans le coup. Slack est une excellente option pour rester en contact, et c'est aussi le préféré des créatifs.
7. Créer un modèle de réponse
Il y a probablement beaucoup trop de fois où vous vous retrouvez à taper exactement la même réponse à trente personnes différentes tout au long de la semaine. Votre message de remerciement aux clients est toujours assez standard, et l'explication de votre portfolio ou de vos tarifs est généralement identique. (Conseil de pro : mettez vos tarifs sur votre portefeuille afin de ne pas avoir à envoyer tous ces courriels). Un conseil clé pour la boîte de réception : les réponses types ! Préparez à l'avance une série de réponses automatiques pour différents scénarios courants ; ainsi, vous pourrez consacrer une plus grande partie de votre temps précieux à la construction de votre portfolio en ligne.
8. Rationaliser le processus d'épreuvage des clients
Gérer le va-et-vient apparemment sans fin des courriels des clients peut être un véritable casse-tête. Une façon de mettre de l'ordre dans l'organisation de vos courriels ? Obtenir un site web avec l'épreuvage client en ligne est intégré. De cette façon, vous pouvez réduire le nombre de fichiers gigantesques à envoyer pour approbation et retouches, et gérer le tout depuis votre portefeuille en ligne.
9. Essayez la règle des 80/20
Ce concept, souvent utilisé dans les l'économie-peut s'appliquer à presque tout... y compris à la gestion du courrier électronique. L'idée générale est que 80% de résultats proviennent de seulement 20% d'actions. Lorsqu'il s'agit de gestion des courrielsPour ce faire, commencez par vous demander quels sont les courriels qui créent le plus de valeur pour vous (c'est-à-dire ce qui est le plus important pour vous). votre 20% ?), et passez à l'action pour obtenir les résultats escomptés. Donnez la priorité aux courriels qui mènent à de nouveaux clients, à des entretiens et à des opportunités de réseautage, et vous constaterez probablement une amélioration considérable de votre productivité globale.
Maintenant que vous disposez de cette liste de conseils pour vous aider à gérer au mieux vos e-mails, le statut convoité de "boîte de réception zéro" est à votre portée - bonne chance !
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