Comment rédiger des courriels efficaces pour les photographes ?

Ce n'est qu'un e-mail - ça ne devrait pas être si difficile, n'est-ce pas ? La rédaction d'e-mails efficaces est souvent un aspect négligé et sous-estimé de l'activité d'une entreprise. En réalité, les courriels sont un excellent moyen d'entrer en contact avec vos clients et d'atteindre de nouveaux clients potentiels. Les courriels doivent être réfléchis, professionnels et engageants. En tant que photographe, il est important d'utiliser toutes les ressources disponibles pour entrer en contact avec les gens et les amener à consulter votre site web ou votre calendrier de réservations. Cet article très complet présentera tous les éléments nécessaires à la rédaction d'e-mails réussis - du tout premier e-mail aux suivis, en passant par l'importance du marketing par e-mail. Attachez votre ceinture, et que ce billet sur les courriels vous soit bénéfique.

La communication par courrier électronique est-elle importante ?

Bien sûr, c'est le cas ! Une bonne étiquette en matière de courrier électronique signifie que l'on est capable de communiquer efficacement par le biais de courriers électroniques. Cette méthode de communication est un point de contact très important avec les clients et ne doit pas être sous-estimée. Bien que cela puisse sembler une tâche élémentaire, la réalité est que lorsque l'envoi d'e-mails est mal fait, cela peut conduire à des erreurs de communication, à un silence radio de la part des clients ou à des clients mécontents. Étant donné que tous ces résultats sont défavorables à votre entreprise de photographie, le fait de consacrer du temps à l'amélioration de vos compétences en matière de communication par courrier électronique ne peut que vous être bénéfique à long terme. Considérez chaque courriel que vous écrivez comme un point de contact important avec vos clients ou clients potentiels. Veillez à ce que votre communication soit claire et concise, professionnelle et engageante, et enfin, opportune. Facile, non ?

Emails de remerciement

Envoyez toujours, toujours, toujours un courriel de remerciement à chacun de vos clients. Si vous n'avez pas encore pris l'habitude de le faire, un simple ajout à votre activité de photographe devrait consister à envoyer un courriel de remerciement à vos clients après que leurs photos ont été signées, scellées et livrées. Cet e-mail ne doit pas nécessairement contenir un appel à l'action, mais peut simplement exprimer votre gratitude pour leur travail.

Essayez de ne pas vous contenter d'un modèle basique et essayez plutôt d'ajouter une touche personnelle à chacun de vos courriels de remerciement. Vous pouvez profiter de cette occasion pour commenter un souvenir, ajouter l'une de vos photos préférées ou faire référence à une petite blague de votre séance photo. Cet e-mail ne doit pas nécessairement être entièrement composé de texte - c'est aussi l'occasion d'ajouter l'une des photos de la séance ou même un extrait. N'oubliez pas de consacrer un moment à leur dire que vous aimeriez les photographier à nouveau à l'avenir. Les courriels de remerciement contribuent grandement à favoriser les relations et peuvent conduire à ce que les clients reviennent plus tard. Envisagez également d'envoyer des courriels de remerciement généraux à l'ensemble de votre base de données à la fin de l'année, au moment des fêtes ou à l'occasion de l'anniversaire de votre entreprise de photographie. Les courriels de remerciement sont simples à envoyer, mais ils sont très utiles.

Emails de suivi

N'hésitez jamais à écrire un courriel de suivi lorsque vous n'avez pas eu de nouvelles de l'un de vos clients. Bien qu'il puisse parfois sembler inconfortable d'envoyer un tel message - comme si vous ennuyiez un client - l'envoi d'un suivi est nécessaire et devrait être un élément de base de votre carnet d'adresses électroniques. Cet e-mail n'a pas besoin d'être long, mais il doit être envoyé environ une semaine après que vous n'avez pas reçu de réponse de votre client. Il y a d'autres moments où des courriels de suivi doivent être envoyés, par exemple en réponse à quelqu'un qui s'est renseigné sur vos services, si vous avez besoin d'une réponse sur un point en suspens, ou après avoir livré les photos du produit final. Ne le prenez pas personnellement si vous n'avez pas reçu de réponse dans un premier temps - les courriels se perdent souvent dans la masse, et il y a des moments où vos clients apprécieront vraiment le rappel. Ne pas envoyer de suivi peut entraîner la perte d'un flux d'argent potentiel et de nouveaux clients pour votre entreprise de photographie. Élaborez des modèles d'e-mails rapides et génériques que vous pourrez utiliser comme suivi - veillez à ce qu'ils soient optimistes, concis et, bien entendu, aimables.

Emails de présentation

Étant donné que tous les clients de la photographie ne vous trouveront pas par eux-mêmes, l'envoi d'e-mails de présentation est un élément important de la croissance de votre entreprise. Si vous êtes un photographe professionnel qui couvre toujours des mariages, c'est ainsi que les gens vous verront. Si vous voulez vous diversifier, vous devez faire savoir aux gens ce qui vous intéresse. S'il y a des photos que vous voulez prendre, des entreprises pour lesquelles vous voulez travailler ou des événements que vous voulez couvrir, dépoussiérez vos modèles d'emails de présentation. Le pitching consiste à montrer votre intérêt et vos compétences. Ces courriels doivent inclure des photos de référence pour les clients potentiels et diriger le contact vers votre site web et vos pages de médias sociaux où il pourra trouver le reste de votre travail. Si la rédaction d'un pitch peut sembler décourageante, n'oubliez pas que votre objectif est de mettre en valeur votre personnalité et vos talents, et de laisser les décideurs décider par eux-mêmes. Fixez-vous des objectifs réalistes pour faire avancer votre entreprise - par exemple, envoyer trois courriels de présentation par mois. Soyez authentique dans ces courriels, soyez audacieux, racontez votre histoire et lancez-vous.

Répondre aux pistes

Répondre en temps utile aux contacts que vous recevez est un moyen important d'améliorer vos chances d'obtenir des clients et de réserver des séances. En prenant trop de temps pour répondre, vous risquez de perdre des clients et de les voir s'adresser à un autre photographe. Pour les demandes générales, un formulaire de contact prêt à être envoyé peut vous aider à rationaliser votre processus. Cette option de réponse standardisée peut être un bon moyen de collecter des informations sur les attentes des clients afin de pouvoir répondre avec plus de précision à des questions telles que le prix, l'heure, la disponibilité, etc. L'élaboration d'un formulaire peut se faire facilement sur votre site web et le lien peut ensuite être envoyé directement aux clients. Si les modèles et les formulaires sont tous deux d'excellents moyens de répondre aux clients potentiels, il n'en reste pas moins que, dans certains cas, un formulaire général ne fonctionnera pas. Prenez l'habitude de lire l'e-mail pour voir s'il nécessite une réponse plus détaillée ou plus personnelle, mais en tant que premier point de contact, la création d'un formulaire change la vie (et les affaires) !

Marketing par courrier électronique

Enfin, et ce n'est certainement pas le moins important, l'élaboration d'une stratégie d'envoi d'e-mails est une nécessité pour toutes les entreprises de photographie. La première étape consiste à mettre en place une stratégie de marketing par courrier électronique pour l'année, qui doit comprendre un calendrier avec tous les messages marketing que vous prévoyez d'envoyer. Il existe un certain nombre de systèmes de marketing par courrier électronique différents que vous pouvez mettre en place, dont beaucoup se connectent directement à votre site web. Ces systèmes sont généralement équipés d'un certain nombre de modèles différents qui peuvent être utilisés pour formuler vos courriels de marketing. Cela vous fera gagner beaucoup de temps.

Planifier votre stratégie de courrier électronique

Lors de l'élaboration de votre stratégie de marketing, consultez un calendrier et essayez de repérer les périodes de pointe tout au long de l'année - les périodes où les gens réservent des photographes de mariage, des photos de vacances, de la Saint-Valentin, des photos de fiançailles, etc. Réfléchissez également aux périodes où vous pouvez proposer d'autres activités, par exemple des séances de maternité ou de famille, etc. Réfléchissez aux périodes de pointe pour ces différentes séances de photographie et notez-les. Le marketing par courrier électronique est un moyen important d'atteindre les clients, alors profitez-en. N'oubliez pas que le timing est important. N'oubliez pas d'inclure un appel à l'action dans chacun des courriels que vous envoyez. Soyez aussi créatif que possible, car vous voulez vous assurer que les gens ouvriront effectivement votre courriel ! N'hésitez pas à inclure une vidéo ou d'autres images dans vos courriels de marketing. Et n'oubliez pas que de nombreuses personnes ouvrent les courriels à partir de leur téléphone. Posez-vous donc la question suivante : cette campagne de marketing par courriel est-elle adaptée à un appareil mobile ?

Exploiter les données du courrier électronique

Bien entendu, au fur et à mesure que vous progressez, vous devez continuer à construire votre base de données en recueillant des informations de contact, à la fois des noms et des adresses électroniques, afin de pouvoir envoyer à vos clients des courriels ciblés. La base de données que vous constituez doit être complète, c'est-à-dire que vous devez recueillir toutes les informations possibles, y compris l'âge, le numéro de téléphone, le type de photographie qu'ils ont réservé, etc. Ce type de données peut vous aider à élaborer un plan d'attaque pour cibler efficacement vos courriels de marketing. Par exemple, vous pouvez cibler une séance de photos de famille sur les clients qui ont réservé un mariage avec vous l'année précédente.

Cinq conseils pour rédiger des courriels efficaces à l'intention des clients

Soyez rapide

Une réponse rapide par courrier électronique peut faire la différence entre l'obtention de nouveaux clients et le choix d'un autre photographe. Le marché de la photographie pouvant être concurrentiel, il est important de ne pas perdre de vue votre boîte de réception et de fournir un excellent service à la clientèle. Prendre l'habitude de vérifier sa boîte de réception tous les jours est un bon moyen d'en garder le contrôle. Si certains courriels peuvent être laissés de côté, d'autres, en particulier les prospects, doivent être traités immédiatement. C'est là que la mise en place d'un processus s'avère utile. Qu'il s'agisse d'envoyer un formulaire par courrier électronique ou d'utiliser des modèles de courrier électronique préétablis pour informer les clients de la date à laquelle vous les recontacterez. Plus la réponse est rapide, mieux c'est, mais n'oubliez pas que la qualité compte aussi.

Langue

L'utilisation d'un langage efficace est un élément important de la rédaction d'un bon courriel. Pour commencer, utilisez un langage à la fois approprié et professionnel. Par exemple, n'utilisez pas de mots en majuscules à l'excès dans votre courriel et n'ajoutez pas trop de points d'exclamation. N'oubliez pas que vous vous adressez à vos clients photographes et non à l'un de vos amis, mais en même temps, vous voulez leur donner l'impression qu'ils font partie intégrante de la famille de votre entreprise. Car c'est le cas ! L'accent doit être mis sur le professionnalisme, mais aussi sur l'authenticité et la chaleur du langage utilisé dans chaque courriel. Un autre aspect important de l'utilisation d'un langage approprié consiste à s'éloigner du jargon des photographes. Il y a des termes que les photographes utilisent et comprennent, mais qui ne sont pas à la portée du commun des mortels. Un bon exemple serait de décomposer le processus de retouche photo ou de répondre à des questions sur la manière dont cela s'intègre dans votre tarification. Une bonne règle de base consiste à toujours utiliser un langage spécifique et à essayer de se mettre à la place du lecteur lorsque l'on relit chaque ligne d'un courriel. En vous efforçant d'être précis et concis dans le langage que vous utilisez, vous pouvez également contribuer à raccourcir les courriels, ce qui, en fin de compte, est bénéfique pour tout le monde.

N'oubliez pas qu'il existe une véritable barrière linguistique entre les photographes et les clients. Si vous correspondez avec une personne dont l'anglais est la deuxième langue, soyez particulièrement attentif aux mots que vous choisissez d'utiliser. Dans ce cas, évitez tout particulièrement le jargon ou les expressions qui ne se traduisent pas d'une langue à l'autre. En faisant preuve d'une attention particulière dans ces courriels, vous contribuerez à établir une relation de confiance avec vos clients, ce qui, bien entendu, les aidera à se sentir à l'aise avec vous - tout en améliorant votre capacité à capturer des émotions authentiques dans vos photos.

Tonalité

Le ton est toujours plus difficile à transmettre par écrit que lors d'une conversation en personne, car il n'y a pas d'indices sociaux sur lesquels s'appuyer. La pire chose que vous puissiez faire est d'offenser quelqu'un. C'est pourquoi vous devez être très attentif à la tonalité de votre message. Pour vous assurer que votre message sera reçu comme vous le souhaitez, vous devez toujours penser au ton. Voici quelques bons conseils : faites en sorte que vos courriels soient agréables et optimistes, afin que les gens aient envie de continuer à les lire. Commencez toujours votre courriel par le nom de la personne et une formule de politesse appropriée. Veillez également à utiliser les bons pronoms pour vos clients. Chaque courriel que vous écrivez doit également inclure de la gratitude, alors dites merci ! Remerciez le client pour le temps qu'il vous a consacré, pour sa patience ou pour vous avoir permis de prendre des photos de lui. Si vous répondez à un problème, soyez très prudent dans votre ton. Prenez une seconde avant d'appuyer sur le bouton "Envoyer" pour vous assurer que vous êtes satisfait du ton du courriel.

Lignes d'objet

Il n'est pas toujours facile de trouver la ligne d'objet parfaite ! Il faut faire preuve d'un peu de créativité et laisser libre cours à quelques idées avant de choisir celles qui conviennent le mieux. Les lignes d'objet peuvent être très différentes : parfois, il suffit d'être direct, alors que d'autres fois, il faut que l'objet soit suffisamment intriguant pour que l'e-mail soit ouvert. C'est particulièrement important lorsque vous réfléchissez à des lignes d'objet pour des courriels de présentation ou pour vos envois de marketing par courriel. Il convient de se méfier du fait que, parfois, c'est la ligne d'objet qui enverra votre message dans le courrier indésirable de quelqu'un. Certains programmes de messagerie électronique signalent certaines lignes d'objet qui entraînent l'envoi direct d'un message dans la corbeille, mais il existe des moyens d'éviter cela. Pour ce faire, essayez d'éviter certains mots. Les lignes d'objet rédigées en majuscules ou contenant des mots tels que "réduction" ou "gratuit" ou "%"peut parfois en être la cause. Faites quelques recherches supplémentaires à ce stade pour vous assurer que votre courriel ne finira pas dans le dossier spam d'un client. Restez authentique dans vos lignes d'objet - privilégiez les jeux de mots ou la créativité plutôt que la vente à outrance.

Relecture

Y a-t-il quelque chose de plus frustrant que de découvrir une erreur dans un courrier électronique alors que vous avez déjà appuyé sur le bouton d'envoi ? Si chacun des conseils présentés aujourd'hui est extrêmement important, la relecture, avec une attention particulière portée aux détails, doit figurer en tête de chacune de vos listes. De l'adresse électronique au nom de la personne, en passant par le texte que vous avez écrit dans le corps de votre message et jusqu'à votre propre signature, tout doit être relu plus d'une fois. La relecture devient encore plus importante lorsque vous copiez et collez certaines des informations contenues dans votre courrier électronique. Parfois, vos yeux seront fatigués ou vous ne voudrez rien de plus que d'appuyer sur le bouton "Envoyer" et d'en finir, mais vous devez vraiment prendre cette seconde supplémentaire et faire preuve de diligence raisonnable pour vous assurer que vous avez tout bon avant de le faire. Tout le monde, même les écrivains professionnels, fait des fautes d'orthographe et de grammaire, il est donc normal d'avoir besoin d'un peu plus de temps pour réviser. Le secret d'une bonne relecture consiste simplement à prendre une ou deux secondes supplémentaires. Alors, faites-le de la bonne manière et relisez-le encore une fois.

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