Mentes creativas, hora de pagar impuestos: consejos esenciales para artistas y autónomos

Descargo de responsabilidad del autor: Esta guía no constituye asesoramiento jurídico. Si tienes alguna duda sobre tus impuestos, debes consultar a un contable o a un abogado fiscalista.

Escrito por el Dr. Daniel Gold, PhD

Editado por Julia Martin

Introducción del Editor

Los impuestos pueden ser a la vez desconcertantes e inductores de ansiedad para nuestras mentes creativas. Hay muchas normas, los formularios -tanto en papel como en software- son laberintos aparentemente diseñados para aplastar el espíritu humano. Nuestro objetivo es traer voces expertas para ofrecer los mejores recursos y orientación a los artistas. Se trata de consejos prácticos de un antiguo abogado fiscalista, autónomo en el sector tecnológico y escritor de ficción, enfocados desde la singular perspectiva de un creativo muy bien informado. 

Sabemos, por experiencia, que la mejor forma de superar la época de los impuestos es pasar por ella con la mayor comprensión y preparación posibles, porque éste es un ámbito en el que nuestros encantos y talentos no nos llevarán a ninguna parte. Hasta aquí el cuento con moraleja del autor:

Primero, lo que no hay que hacer

Un artista jubilado de éxito había pedido ayuda con sus impuestos: tenía deudas fiscales pendientes. Ante la gran deuda pendiente con el gobierno, el artista propuso pagar con obras de arte no vendidas. Aunque eran piezas muy bonitas, esto no gustó. Como era de esperar, tuvieron que pagar sus impuestos en dinero, no en obras de arte.

Para evitar llegar a este tipo de situación, la siguiente guía abordará algunas de las mejores prácticas para artistas, diseñadores y autónomos que se preparan para la temporada de impuestos. 

1. Paga tus impuestos a tiempo, reserva dinero para ellos. En caso de duda, paga de más.

Según mi experiencia, esto es lo primero que mete en problemas a los autónomos. Subestiman sus pagos de impuestos, se acumulan los intereses y las multas, y se encuentran en verdaderos apuros.

Aunque no estés seguro del importe de tus impuestos, o creas que te han cobrado mal y quieres impugnar los impuestos que te cobran, la mejor práctica es pagar primero los impuestos.

Es fácil retrasarse en la declaración de la renta, sobre todo si trabajas como contratista o por cuenta propia, ya que muchos diseñadores, fotógrafos y artistas hacer; pero puedes pagar tus impuestos aunque no hayas calculado la cantidad exacta que se debe. Simplemente haz una estimación aproximada, basada vagamente en la cantidad que habías ganado ese año o el anterior, e intenta pagar de más. Así evitarás sanciones e intereses. 

Una vez que te hayas puesto al día, podrás declarar tus impuestos pasados y conseguir que el gobierno te devuelva el exceso pagado. Así que, aunque es mejor no retrasarse en la declaración de la renta, si lo haces, asegúrate de pagar lo que sospechas que debes.

Una nota sobre el pago de tus impuestos sobre la renta: algunos gobiernos proporcionan diferentes cuentas de pago directo, una para los impuestos actuales adeudados y otra para los impuestos futuros. Estas dos se confunden fácilmente. Presta mucha atención a la cuenta a la que realizas los pagos, ya que corregirlo más tarde es un verdadero engorro.

2. Saber que tus impuestos pueden subir mucho aunque tus ingresos sólo suban un poco

La trampa fiscal para un artista es la imprevisibilidad y fluctuación de tus ingresos. Dependiendo de tu región, por lo general, cuando estás empezando, y no ganas prácticamente nada, casi no habrá impuestos sobre la renta. Sin embargo, en un buen año tu carga fiscal puede aumentar mucho. Debido a cómo funcionan los tramos impositivos en el extremo inferior, dependiendo de las jurisdicciones y los detalles, $20.000 en un año podría significar un impuesto de 5% ($1.000 en impuestos), mientras que $75.000 al año podría ser un impuesto de 25% ($18.750). 

Nota de la Redacción: Más dinero, más problemas puede enmarcarse mejor para los tramos impositivos como un poco más de dinero, muchos más problemas.

Aunque puede estropear cualquier celebración de un nuevo contrato o una gran adquisición, el mejor momento para planificar los impuestos es cuando las cosas van bien. Ahorrar durante los años buenos para los impuestos y los gastos imprevistos puede evitar sorpresas y agitaciones innecesarias. Puede ser útil tener una cuenta bancaria separada en la que apartar dinero. Puede haber algunas formas de transferir tus ingresos entre los años buenos y los malos para intentar equilibrar tu carga fiscal, sobre todo si diriges una empresa constituida en sociedad, pero tendrás que hablarlo con un contable.

3. Saber cuándo eres un contratista independiente o un empleado

Los artistas y diseñadores suelen trabajar como contratistas independientes, lo que tiene importantes repercusiones fiscales. Los contratistas independientes dirigen su propio negocio y pueden amortizar los gastos empresariales (por lo que no deben impuestos por el dinero gastado en esos gastos). Sin embargo, como tales no se consideran empleados y no obtienen las protecciones y prestaciones que obtienen los empleados. 

Esas protecciones y prestaciones (incluido el seguro médico, la indemnización por despido, las horas extraordinarias, los días por enfermedad, el permiso parental y otras protecciones en el lugar de trabajo) suelen valer más que las deducciones fiscales que obtienes por tus gastos como contratista independiente. Por tanto, si trabajas casi exclusivamente para una empresa, es probable que cumplas los requisitos para ser considerado trabajador por cuenta ajena y deberías considerarlo, ya que te resultará más beneficioso a largo plazo. 

Además, los impuestos de los trabajadores suelen retenerse y pagarse directamente al gobierno. Esto abarata y facilita la declaración de impuestos y reduce el riesgo de que te apliquen intereses y sanciones.

4. Organiza tus recibos y facturas

La carne de vacuno por Internet y las auditorías tienen algo en común: exigen recibos. Puedes llevar tu propia contabilidad, o contratar a un contable. Puedes declarar tus impuestos tú mismo o contratar a un contable. En cualquier caso, tendrás que justificar los gastos e ingresos de tu empresa con recibos y facturas. Piensa en un sistema de clasificación y seguimiento que te funcione: puede ser una carpeta con pestañas si eres un artista especialmente táctil, o hay algunas herramientas y programas online estupendos. 

Si quieres que sea a la vez digital y sencillo, puedes utilizar hojas de cálculo (Google Sheets es gratuito). Puedes guardar copias físicas de todo, o escanearlas, incluso utilizando la cámara de tu teléfono como escáner. Sea cual sea tu método, acostumbrarte a seguir y organizar tus gastos (e ingresos) hará tu vida mucho más sencilla. Planea guardar tus recibos y registros fiscales durante 7 años. Puede ser un engorro conseguir los registros bancarios y de tarjetas de crédito antiguos, así que te recomiendo que descargues los de todos los años cuando estés haciendo la declaración de la renta, y los guardes por si los necesitas como prueba más adelante. 

5. Investiga qué puedes amortizar

Dependiendo de tu tipo de trabajo y del medio, habrá distintos artículos que puedas amortizar. La regla principal es: si lo has comprado para trabajar, puedes amortizarlo. Sin embargo, recuerda que amortizar algo sólo significa que no debes impuestos por el dinero gastado en ese artículo concreto. Seguirás teniendo menos dinero que si no lo hubieras comprado. Por tanto, sigue siendo mejor no comprar algo que no necesitas que amortizarlo. 

Nota de la Redacción: No es dinero gratis.

Algunas advertencias: las comidas pueden desgravarse, pero normalmente por un importe reducido, y generalmente sólo cuando forman parte de una reunión de negocios o de un viaje fuera de tu domicilio o lugar de trabajo habitual.

Los gastos de coche y combustible tienen normas muy precisas para evitar que todo el mundo los anule. Comprueba bien las normas si trabajas por tu cuenta y te desplazas en coche para tus actuaciones.

Por lo general, la ropa sólo se puede dar de baja si se parece más a un disfraz o a un equipo de protección y no a algo que llevarías de otro modo, piensa en un chaleco antibalas, un equipo reflectante para rodajes nocturnos o tu respirador para pintar.

Las compras más grandes, como cámaras y equipos informáticos caros, deben amortizarse como gastos de capital, que se deducen a lo largo de varios años según una tabla publicada por el gobierno que varía en función del equipo exacto en cuestión. En general, el equipo de capital se utiliza durante varios años y tiene valor de reventa durante algún tiempo (como las lentes o las luces de fotografía antiguas). Si eres el tipo de artista que necesita mucho equipo, merece la pena hablar con un contable para determinar cómo debe clasificarse.

El seguimiento de los gastos de capital puede ser un engorro, y es una buena razón para plantearse utilizar un programa de contabilidad.

6. Los esquemas de elusión fiscal son estafas

Hay docenas de cursos fraudulentos y estafadores que te prometen una forma de evitar pagar impuestos. A veces se trata de vehículos de inversión especializados, extraños negocios inmobiliarios, cuentas en paraísos fiscales, afirmaciones de que puedes gastar en vacaciones o utilizar algún tipo de frase mágica para evitar pagar impuestos. 

Todo esto son estafas. Muchos de ellos te preparan una enorme factura de impuestos sorpresa cinco años después, cuando te investiguen y debas el triple del dinero ahorrado en impuestos atrasados, multas e intereses. A menudo, estas estafas también te roban el dinero directamente, porque si la inversión está fuera de la ley normal, también está fuera de tu recurso legal para reclamar la devolución del dinero cuando huyan con él.

Como abogados fiscalistas, tuvimos varios clientes que habían caído en estas trampas. Cuando el gobierno les reclamó los impuestos atrasados, ya se habían gastado el dinero y estaban metidos en un buen lío, que a menudo les arruinó la vida. Si una inversión legítima (ofrecida por una empresa establecida con una oficina física y años de historia) afirma tener algún tipo de ventaja fiscal, compruébalo primero con tu contable y tu abogado. Si no tienes una cuenta regular y un abogado, no deberías hacer este tipo de inversión.

A nadie le gusta pagar impuestos, pero evitarlos es poco realista y, en última instancia, como creativos sabemos que los impuestos financian algunos de los mismos programas que nos mantienen.

7. Elige el software adecuado

La mayoría de los programas de contabilidad y teneduría de libros son suficientemente buenos. Lo más importante es elegir un software que realmente vayas a utilizar. Busca un software que te resulte intuitivo. La mayoría de las empresas han pasado a ofrecer software de suscripción, y no es porque sea más barato para el consumidor.

Otras cosas que debes tener en cuenta son qué software utilizan tu contable y tu contable, qué ecosistemas te convendría adquirir, si vendes productos por Internet y si eso encaja con un determinado paquete de software, y si prefieres un servicio de suscripción o una compra única, y si tu plataforma de ventas recauda y remite los impuestos en tu nombre. 

8. Saber cuándo incorporar

Constituir una sociedad si trabajas por cuenta propia tiene una serie de ventajas. Te permite evitar ciertos costes fiscales y te protege de ciertas responsabilidades. A menudo puedes dejar el dinero en la sociedad en gran medida libre de impuestos, y sólo retirarlo cuando lo necesites. Esto puede ser muy beneficioso para la planificación de la jubilación y el patrimonio, y para dividir los ingresos con un socio o personas dependientes cuando esté permitido. Sin embargo, la constitución de una sociedad aumenta la complejidad de las operaciones bancarias, y hay ciertas comisiones de mantenimiento inevitables de una sociedad.

En general, si ganas más de $75.000 al año, merece la pena plantearse constituir una sociedad. Deberías hablar con un abogado o contable al respecto, ya que la situación de cada persona será diferente.

Para terminar...

Resumiendo: guarda tus recibos, conoce primero qué es una condonación y luego qué puedes condonar. Pagar de más y recibir una devolución sorprendente es mejor que pagar de menos y llevarte un susto. Merece la pena invertir en un buen programa informático, o mejor aún, en un experto de confianza.

Mucha suerte. Que tus empresas sean fructíferas, tu trabajo significativo, tus ingresos altos y tus impuestos bajos.