Tanto si trabajas como fotógrafo autónomo como si tienes tu propio negocio de fotografía, es esencial saber cómo crear una factura adecuada.
Por un lado, es lo que te permite cobrar. Pero casi igual de importante es que tus facturas pueden ser otra forma de demostrar a los clientes que eres un profesional.
Sus facturas dicen mucho de usted
Seamos realistas. Si tus facturas parecen de aficionado, envías un mensaje equivocado. Sugiere que no tienes experiencia, que eres despistado o que no te esfuerzas lo suficiente en tu trabajo. Y si no incluyes toda la información que necesita el cliente, puede sentirse molesto por tener que ir de un lado a otro contigo solo para pagar su factura.
Por otro lado, si sus facturas están elaboradas por expertos y son fáciles de entender, es más probable que los clientes vuelvan a recurrir a usted en el futuro. Y hacer facturas de aspecto profesional es fácil cuando sabes cómo.
Hay muchos ejemplos de facturas de fotografía en Internet y plantillas gratuitas que son rápidas y sencillas de utilizar. Pero para sacar el máximo partido a esas plantillas, tienes que saber exactamente cómo rellenarlas.
Eso incluye todo, desde conocer la información esencial hasta elegir el método de facturación adecuado y establecer una tarifa de pago justa. Así que antes de ver algunos ejemplos de plantillas de facturas de fotografía que puedes utilizar, vamos a repasar qué información debes incluir.
Imagen vía Plantillas de Microsoft Office
Información esencial para las facturas de fotografía
Esto es lo esencial. La siguiente información debe incluirse en todas las facturas de fotografía que crees. Muchos de ellos no son sólo una cuestión de profesionalidad, sino que son realmente necesarios a efectos legales o fiscales. Así que asegúrate de que tus facturas incluyen:
Un número de factura
La fecha
Sus datos (nombre o razón social, dirección y datos de contacto)
Datos del beneficiario (nombre y dirección del cliente)
Descripción de los servicios
Cargos
Datos de pago
La mayoría de las plantillas de facturas le evitarán olvidar estas cosas, ya que hay un espacio en blanco o un encabezamiento para cada una de ellas. Sin embargo, hay muchos detalles más sutiles y prácticas estándar de facturación que también debes conocer.
Facturación profesional
Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta y que pueden hacer que tus facturas de fotografía sean más profesionales al instante.
Elija el método de facturación adecuado
Hay un par de métodos de facturación estándar que se utilizan habitualmente en el sector de la fotografía, y el tipo que debes utilizar depende del proyecto. Para ayudarte a entenderlo, aquí tienes descripciones y pros y contras de los distintos métodos.
Tiempo más coste
Facture a sus clientes por el tiempo que tarda en completar un trabajo, más los costes directos que conlleva. En la factura se anotan las horas que has dedicado al proyecto y luego se aplica tu tarifa salarial. También incluirá todos los costes directos (viajes, maquetas, alquiler de equipos especiales) y los cargos correspondientes. Este método es ideal para proyectos en los que la cantidad de trabajo o el tiempo necesario son inciertos, y se utiliza a menudo para la fotografía de eventos, como bodas y actos corporativos.
Pros
Garantiza el pago de todo el trabajo realizado y de cualquier gasto imprevisto.
Útil para proyectos en los que es difícil calcular el tiempo que se tardará o si puede ser necesario un trabajo extra.
Contras
Hace que sus facturas parezcan más complicadas, y puede que tenga que dar explicaciones a los clientes.
A algunos clientes no les gusta empezar un proyecto sin un precio fijado de antemano.
Mostrar a los clientes el coste de cada aspecto de un proyecto puede llevarles a sugerir formas de ahorrar dinero, como saltarse un paso del proceso.
Suma global
Facture a sus clientes un precio fijo por una tarea específica. Este método de facturación es adecuado siempre que estés seguro de que conoces la cantidad de trabajo que requerirá un proyecto. Por ejemplo, los fotógrafos de retratos suelen utilizar este método de facturación cuando crean una factura para una sesión de fotos.
Pros
Adecuado para proyectos con un alcance bien definido.
Permite a los clientes ver el precio de antemano.
Cobras lo mismo aunque termines el trabajo antes de lo previsto.
Contras
Puede que acabes haciendo un trabajo extra o dedicando tiempo a un proyecto sin recibir una paga extra.
Servicios-Gastos-Licencias
Factura a tus clientes por el tiempo y los gastos, así como una tarifa por la licencia de tus imágenes durante un periodo de tiempo determinado. Este método de facturación es el más adecuado para proyectos en los que tus imágenes se utilizan a gran escala (como la fotografía de productos para una campaña nacional), ya que puedes cobrar más en función del uso de las imágenes.
Para ayudarle a calcular una tarifa justa, eche un vistazo a esta guía sobre cómo poner precio a tus fotografíaso utilice calculadora de uso de imágenes de la Asociación de Fotógrafos.
Pros
Puedes ganar más dinero en función del uso que se haga de tu imagen.
Conservas la propiedad de tus imágenes. Una vez finalizado el periodo de licencia, el cliente deberá renovarla o podrás vender las imágenes a otra persona.
Contras
Más complicado que otros métodos de facturación.
Crea la responsabilidad de supervisar el uso de las imágenes tanto durante como después de la vigencia de la licencia.
Imagen vía Freshbooks
Elija un número de factura adecuado
El número de factura debe figurar claramente en la parte superior de cada factura. Sin él, una factura no se considera un documento legal. A efectos fiscales y contables, las normas estándar para los números de factura son que deben ser secuenciales, evitar los espacios en blanco y no repetir nunca un número utilizado anteriormente.
Una forma de mantenerse organizado es utilizar un sistema de numeración de facturas que incluya la fecha. De esta forma, podrás saber rápidamente cuándo se creó cada factura. Por ejemplo, tu primera factura del año 2020 podría ser "20001″.
Si te estás preguntando por qué no mantenerlo simple y utilizar "201″ como primer número de factura para 2020, es porque con sólo tres dígitos te quedarás rápidamente sin espacio; No podrás hacer otro número secuencial después de llegar al 209.
Pero al incluir más dígitos, dejas más espacio para los números de factura. Así que sé ambicioso sobre el número de trabajos que conseguirás este año, ¡e incluye algunos dígitos más!
Incluir los impuestos
Los autónomos que empiezan suelen pasar por alto los impuestos. Pero si vas a tener que pagar el impuesto sobre las ventas por los honorarios que cobres, no querrás olvidarte de incluirlo en tus facturas. De lo contrario, te verás obligado a pagarlo de tu bolsillo más adelante.
Las leyes fiscales relativas a la fotografía varían mucho en función de la ubicación. Por ejemplo, algunos estados de EE.UU. no cobran ningún impuesto sobre las ventas, otros gravan la venta de fotos pero no los servicios fotográficos y otros consideran que todos los servicios fotográficos están sujetos a impuestos porque forman parte del "proceso de fabricación" de las fotos. Así que tendrás que consultar las normas aplicables en tu zona.
Una vez que sepa qué tipo impositivo aplicar, añadirlo a sus facturas es sencillo. Y, como verás a continuación, hay herramientas que pueden calcularlo por ti y añadirlo a tus facturas automáticamente.
Para más información sobre cómo gestionar los impuestos de tu negocio de fotografía, echa un vistazo a esta guía: Impuestos para autónomos: Guía del profesional creativo sobre contabilidad e impuestos.
Añadir condiciones de morosidad
No sería necesario incluir cosas como las fechas de vencimiento de los pagos y las políticas de recargos por demora si todo el mundo pagara sus facturas puntualmente, pero no es el caso. Por eso debes incluir una sección concisa en tu factura para identificar cuándo vence el pago y cuál es la penalización por demora. Así, cuando inevitablemente un pago no llegue a tiempo, sabrás qué hacer.
No tendrás que preguntarte si es demasiado pronto para contactar con el cliente. En lugar de eso, todo estará ahí en blanco y negro.
Si temes que el cobro de comisiones por demora perjudique tu relación con un cliente, siempre puedes decidir renunciar a ellas caso por caso. El mero hecho de incluir las condiciones en la factura suele ser un incentivo eficaz para que los clientes paguen a tiempo, y estará ahí por si lo necesitas en caso de litigio.
Hay que tener en cuenta que existen leyes que prohíben el cobro excesivo de recargos por demora, y que varían según el lugar. Por tanto, antes de cobrar las comisiones por demora de una factura vencida, infórmate de las normas aplicables en tu zona.
He aquí un ejemplo profesional de condiciones para una penalización por demora:
"Estos cargos pueden devengar intereses de demora del 2% del saldo pendiente por semana, o el tipo máximo permitido por la ley".
Y si tienes problemas para cobrar tus honorarios, echa un vistazo a esta guía sobre cómo pedir con tacto un pago al cliente:
7 formas de hacer el seguimiento de una factura sin parecer un pesado
Dale las gracias
Puede parecer algo sin importancia, pero la simple inclusión de la frase "gracias" en su factura puede contribuir en gran medida a darle un tono más amable. Y lo creas o no, hay estudios que demuestran que las facturas que incluyen frases como "gracias por su negocio" tienen un cinco por ciento más de probabilidades de ser pagadas.
Y si quieres ir más allá, puedes utilizar el mensaje de agradecimiento como una forma de reconocer tu relación con el cliente u ofrecerle algún beneficio, por ejemplo:
"Gracias por la oportunidad de servirle durante los últimos cinco años. Aprecio su negocio en curso ".
"Como agradecimiento por su continuo negocio, nos gustaría ofrecerle un 10 por ciento de descuento para su próximo proyecto"
Crear un logotipo
Incluir un logotipo es una forma estupenda de dar un toque personal a sus facturas. Así que, si aún no lo ha hecho, debería plantearse crear su propio logotipo. Un buen logotipo puede:
Ayude a sus clientes a recordarle
Aporte profesionalidad
Transmita su estilo único
Además, muchas plantillas de facturas para fotógrafos incluyen un espacio para el logotipo en su diseño. Así que si utilizas una de esas plantillas y no tienes tu propio logotipo, puede parecer que a tu factura le falta algo.
Imagen vía Hloom
Dónde encontrar plantillas de factura gratuitas
Hay muchos sitios en Internet donde puedes encontrar plantillas gratuitas de facturas de fotografía. Pero algunos son mejores que otros.
Por ejemplo, puede obtener una serie de plantillas de facturas para Word y Excel a través de la aplicación Sitio web de Microsoft Office. Aunque esas plantillas funcionarán bien, no son más que plantillas genéricas e incluyen encabezados para información que probablemente no necesites.
Por otro lado, si eliges una plantilla diseñada específicamente para fotografía, puede simplificar tu facturación. Aquí tienes algunas opciones de plantillas de facturas para fotógrafos que puedes utilizar gratis.
Factura simple
Esta empresa de software de facturación ofrece varias plantillas gratuitas de facturas de fotografía, y cada plantilla está etiquetada para un tipo diferente de trabajo de fotografía, como "evento", "freelance" y "asistente de fotografía". La principal diferencia entre ellas es si están configuradas para facturar una tarifa por hora o una suma global.
Las plantillas de facturas estándar para fotógrafos sólo se pueden descargar en formato Excel, así que tenlo en cuenta si no es tu programa preferido. Pero el sitio web te permite personalizar las plantillas en línea y luego imprimirlas o descargarlas en formato PDF.
Esto significa que puedes utilizar su editor en línea para ajustar el diseño, los colores y la disposición, y luego introducir toda la información para completar la factura, sin necesidad de crear una cuenta. Además, este generador de facturas de fotografía puede calcular e incluir automáticamente los impuestos.
FreshBooks
La empresa de contabilidad FreshBooks ofrece diferentes estilos de plantillas gratuitas de facturas de fotografía. El sitio web también ofrece la opción de personalizar una plantilla en línea, pero tendrás que crear una cuenta gratuita para acceder a esa función.
Si busca una plantilla de factura atractiva que pueda descargar en varios formatos de archivo, ésta es una gran opción.
Hloom
Esta empresa está especializada en la venta de plantillas de currículos, pero también ofrece una gama de plantillas de facturas gratuitas para descargar, entre las que se incluyen varias opciones estupendas para fotógrafos.
En comparación con las otras plantillas de esta lista, las que ofrece Hloom son un poco más empresariales y minimalistas. Así que si quieres una factura que vaya directa al grano, sin colores que distraigan o elementos de diseño innecesarios, no busques más. Hloom ofrece varias plantillas que incluyen cada tipo de método de facturación que puedas necesitar.
Demuestre a sus clientes que es un profesional
Con toda la competencia que hay, puede ser difícil hacerse un nombre como fotógrafo profesional. Cuando estás empezando e intentas labrarte una reputación, debes hacer todo lo posible para demostrar a los clientes que eres un profesional.
Hay varias formas de hacerlo. Algunas de ellas son:
Crear un gran sitio web de fotografía para atraer a clientes potenciales y mostrar tu talento.
Crear una estrategia de redes sociales para promocionar su negocio.
Utilice software de gestión de estudios para estar al tanto de todas tus citas, finanzas, correspondencia con clientes y mucho más.
Publique su obra por una revista o un sitio web de renombre.
Participar en concursos de fotografía para empezar a coleccionar elogios.
Las facturas son una herramienta más que añadir a la lista de formas de convencer a los clientes para que vuelvan. Y si pones en práctica estos consejos, en poco tiempo estarás haciendo facturas perfectas que impresionen a los clientes.
¿Quieres más consejos sobre cómo llevar un negocio de fotografía? Consulta estas guías.
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