Los mejores consejos de productividad de diseñadores ocupados

Estar conectado todo el tiempo puede parecer crucial para tener éxito en el trabajo, pero no desconectarse nunca puede acabar mermando su productividad.

Correos electrónicos interminables que llegan cada segundo, notificaciones de mensajes constantes, actualizaciones sobre nuevos proyectos de compañeros de trabajo... es fácil sentirse abrumado. Cómo mantener el rumbo y la mente abierta y creativa cuando tienes tantas cosas entre manos y la presión de no desconectarte nunca es tan fuerte?

Nuestra forma de trabajar es un proyecto dedicado a mostrar las dificultades y recompensas del trabajo que te interesa. Amandah Wood y Matt Quinn se centran en las personas que trabajan en campos creativos y tecnológicos, y trabajan juntos para conocer lo que hace vibrar a la gente en una amplia gama de puestos de trabajo.

En colaboración con Ways We Work, hemos reunido algunos consejos sobre cómo maximizar tu productividad en el trabajo sin sacrificar tu creatividad. Estos quince diseñadores incluyen profesionales de Facebook, Google, Instagram y Mozilla, así como autónomos y emprendedores.

Siga leyendo para descubrir sus consejos sobre cómo lidiar con demasiados correos electrónicos, mantener la concentración cuando se trabaja desde casa, sacar el máximo partido de la procrastinación y más consejos para tener un día de trabajo mejor y más productivo.

1. Los correos electrónicos deben ser breves

Además de trabajar en el blog de diseño Diseño*Esponja, Sabrina Smelko es ilustradora y diseñadora independiente. Mantener separadas las horas de trabajo y el tiempo personal puede ser complicado cuando se compatibilizan varios puestos profesionales.

Smelko sólo solía responder a los correos electrónicos en horas de trabajo, esforzándose por dar respuestas largas y meditadas. Pero se dio cuenta de que esto hacía que los correos se acumularan sin respuesta.

Ahora, se da "permiso para responder: 'Oye, lo tengo, te avisaré cuando se publique o te diré la fecha de publicación'".

Smelko dice: "Creo que la mayor y mejor herramienta para ello fue poner una firma en mi dispositivo móvil que dijera: 'Enviado desde mi teléfono, disculpe la brevedad'. Me dio permiso para relajarme".

2. Mantener conversaciones reales

Shaun Tollerton es diseñadora en ustwo. Sabe lo estresante que puede ser estar al día con los correos electrónicos. No importa cuántas respuestas recibas, puede parecer imposible tener la bandeja de entrada vacía.

"Me encanta tener la bandeja de entrada a cero", dice Tollerton. "Me asusto un poco cuando el número de correos sin leer supera los diez. Intento responder en cuanto puedo, pero hay otras soluciones que me resultan útiles. Mantener conversaciones en el mundo real tan a menudo como sea posible reduce la necesidad del correo electrónico. Slack también me ha ayudado mucho, ya que puedo chatear con el equipo con el que estoy trabajando, enviar mensajes directamente y mantener conversaciones generales cuando es necesario." La comunicación entre compañeros de trabajo no se limita al correo electrónico.

3. Desconectarse

Aarron WalterVicepresidenta de Educación en Diseño de la aplicación de diseño InVisiontrabaja a distancia en su nuevo puesto. Trabajar fuera de la oficina significa encontrar nuevos métodos para mantenerse motivado.

"Cuando necesito concentrarme y ser realmente productivo, apago Internet", dice Walter. "Esa es probablemente la mejor herramienta para mí: el interruptor de apagado. Tengo el deseo de consultar el correo electrónico por la mañana, pero me parece que eso me hace mucho menos creativo y productivo. En lugar de eso, intento consultarlo al final del día, porque por la mañana es cuando tengo la cabeza más despejada. Si la abarroto de cosas, es difícil ser productivo".

4. Formar hábitos

Geoff Teehandirector de diseño de productos de Facebookcree que crear hábitos para crecer es esencial.

"Es fácil acomodarse y caer en la autocomplacencia", dice Teehan, "y entonces es cuando dejas de crecer o te encuentras en situaciones poco ideales. Ahora creo firmemente en la formación de hábitos. Así es como di un giro de 180 grados a mi salud y cambié mi forma de trabajar. Me comprometo a hacer algo durante sesenta días seguidos para que se me pegue, que es más o menos el tiempo que tardamos en crear hábitos".

Teehan también insiste en el uso de listas y expectativas realistas. "No tengo una lista de prioridades laborales y otra de prioridades personales. Ya se trate de una llamada telefónica, de concertar una reunión, de contratar personal, de redactar un informe, de programar el servicio de un coche... Todas esas cosas están en la lista. Le echo un vistazo cada día y decido lo que voy a cumplir".

5. Tener una voz fuerte

Fundación Mozilla director de diseño Cassie McDaniel es una diseñadora con visión de futuro que, junto con su marido, creó la plataforma Mujeres y tecnología para destacar los logros de las mujeres en la tecnología.

McDaniel cree que hablar claro en el trabajo es importante. "Es importante defenderse y tener una opinión", afirma. "Esas son las cosas más importantes. Sobre todo en el caso de las mujeres, que son un poco más blandas o no se hacen oír la primera vez y nunca repiten lo que dicen. Pero también ocurre con los hombres. Y obviamente no depende sólo de ellos; todos somos responsables de una cultura sistémica que valora más las voces altas que las suaves, pero los suaves tienen que poner de su parte para crecer fuera de su zona de confort".

6. Separar lo personal de lo profesional

Sanja Čežek es diseñadora, directora de arte y cofundadora de Fuchs+Dachs.

"Muchos de los mejores consejos que he recibido son de mi padre", dice Čežek. "Siempre me decía: 'Cuando vengas a trabajar, cierra la puerta'. Todos tenemos problemas, pero cuando vengas a trabajar cierra esa puerta privada y abre la de los negocios'".

7. Gestión diaria de proyectos

Emily Haasch es el diseñador jefe de Objetos eléctricosque fabrica pantallas que facilitan nuevas formas de exponer arte digitalmente. Antes de trabajar para EO, Haasch fue diseñador jefe del popular juego Cards Against Humanity.

Haasch descubrió que trabajar como diseñador jefe requiere la capacidad de realizar varias tareas a la vez y comprobar diariamente todo el trabajo en curso. "Es importante dedicar un poco de tiempo al día a la gestión rápida de proyectos", afirma Haasch. "Por lo general, en la primera media hora del día me alejo de todo y me limito a repasar las tareas de la semana en curso y de la siguiente, a la vez que identifico conflictos, correos electrónicos que debo enviar, informes sobre los que necesito más información, autónomos con los que debo negociar y otras tareas domésticas".

8. Inicio Simple

Huda Idrees dirige los equipos de producto y diseño del gestor de carteras de valores en línea Wealthsimple.

Huda dice que cuando sus equipos trabajan en nuevos proyectos de diseño, "intentan pensar en el primer paso que podemos dar para alcanzar nuestro objetivo. Desarrollamos la versión más sencilla de un proceso o un producto e iteramos a partir de ahí. Eso nos ha ayudado mucho. Nos ha ayudado a sacar cosas al mercado realmente rápido. Intento aplicar ese pensamiento a todo lo que hago. Por ejemplo, si algo es incierto o me siento muy forzado en términos de diseño, intento pensar en el primer paso que puedo dar".

9. Bloquear el tiempo

Matt Quinn es diseñadora de productos digitales y fotógrafa. Trabajar como autónomo significa que tienes que crear tu propio horario, y Quinn subraya lo crucial que es una programación eficaz para tener éxito.

"Crear bloques de tiempo es mi forma de mantener la cordura", dice. "Cada bloque tiene sus tareas. Suelo empezar el día con un pequeño bloque de diez a sesenta minutos dedicado al correo electrónico y la administración de la empresa. Luego, dependiendo del proyecto en el que esté trabajando, dedico entre cuatro y seis horas al código o la escritura. Intento mantenerme centrado en la tarea que tengo entre manos dentro del bloque de tiempo".

"Durante los bloques, tengo el teléfono delante", añade Quinn, "y si un mensaje es lo bastante importante como para desconcentrarme, me desconcentro, pero la mayoría de las veces tomo nota mental del correo electrónico y respondo cuando termino el bloque en curso. La mayor parte del tiempo controlo este proceso mentalmente y es bastante orgánico en función de las prioridades del día. Cuando las cosas se ponen un poco agitadas, utilizo Google Calendar como apoyo para mantenerme al día. No funciona todo el tiempo, y en esos casos simplemente tomo todo como viene".

10. Mantener el rumbo

Sébastien Gabriel trabaja para Google como diseñador del Cromo equipo. Dado que Chrome es conocido por su eficiencia, no es de extrañar que los consejos de Gabriel sean también sencillos pero eficaces:

"Ve al grano", dice. "Se aplica a todo. En algún momento tienes que optimizar todo lo que haces o dices para ir al grano. Todo lo que hay alrededor no es más que ruido. Es algo que me ha resultado útil tanto desde el punto de vista del correo electrónico como del diseño. Se aplica mucho a lo que hacemos tanto en UX/UI - ir al grano es algo que siempre debemos tener en mente. No pienses fuera de tu objetivo".

11. Procrastinar de forma productiva

Chantal Jandard es una diseñadora de UI/UX cuyo mejor truco para ahorrar tiempo es aprovechar los momentos de procrastinación para realizar tareas productivas. A veces necesitas tomarte un descanso del proyecto en el que estás trabajando, pero eso no tiene por qué significar ver vídeos de YouTube o navegar por Facebook sin rumbo.

"En lugar de revisar Instagram por milésima vez, cojo mi lista de cosas por hacer y me obligo a hacer otra cosa en ella en lugar de la tarea que tengo entre manos", dice Jandard. "Al menos se hace algo de valor".

Dedicar tiempo a dejar de trabajar en lo que estás haciendo puede ser útil cuando estás atascado en una tarea difícil, así que no te sientas mal por tomarte esos descansos. Utilízalos para conseguir otros objetivos necesarios.

12. Pide ayuda cuando la necesites

Ken Wong es diseñador principal y artista en ustwoel estudio detrás del exitoso juego para iOS Valle de los Monumentos. Wong sabe de primera mano que diseñar y desarrollar videojuegos puede requerir mucha resolución de problemas. Como los diseñadores como él suelen trabajar en equipos pequeños, la relación que establecen con sus colegas es esencial para el éxito del producto final.

Wong insiste en la importancia de pedir ayuda a los compañeros cuando sea necesario, sobre todo cuando se trabaja en nuevos proyectos difíciles. "El año pasado, en particular, fue muy duro", cuenta. "El proyecto de realidad virtual en el que trabajamos, Lands End, parecía un reto tras otro. Había retos técnicos, personales, visuales y de diseño. Nos agobiaba; la moral estaba por los suelos. Pero lo superamos, poniendo un pie delante del otro".

"Pedir ayuda es útil", dice Wong. "Cuando no sabes qué hacer, o sabes qué hacer y es realmente difícil, basta con preguntar a otra persona del equipo: 'Oye, ¿qué opinas de esto? Me enfrento a este problema y es difícil, y me está costando mucho'. A veces el mero hecho de hablarlo con un miembro del equipo engrasa la rueda, por así decirlo".

13. Salga de su zona de confort

Nathan Garvie es diseñadora en Facebook. Gravie ha tenido una carrera como diseñador que ha ido cambiando y creciendo rápidamente, y en Facebook está a medio camino entre diseñador de productos y diseñador jefe.

"Desde que me licencié, siempre he intentado correr hacia las cosas que me dan miedo", dice Garvie. "Cuando hacía entrevistas de trabajo, había sitios en los que me intimidaban y otros en los que no, y eso suele ser un buen indicador de que tu instinto te dice que es algo que debes perseguir".

Tener un poco de miedo ante una nueva oportunidad o puesto puede significar que realmente merece la pena esforzarse por conseguirlo: a veces es bueno salir de la zona de confort.

14. Ser optimista

Darrin Heneinjefe de diseño de Mozilla Firefox móvilEl optimismo es muy importante para el éxito.

"Creo que una de las cosas más valiosas que he aprendido a lo largo de los años es a ser demasiado oportunista", dice Henein. "Intento ver siempre una situación o un problema y averiguar hacia dónde podemos ir desde ahí hacia arriba. Ningún problema es demasiado grande para solucionarlo, es algo que también he aprendido en mi vida personal. Yo, más joven y menos maduro, tiraba la toalla con más facilidad cuando las cosas se ponían difíciles. Con el tiempo aprendí que las cosas que merecen la pena cuestan trabajo y son difíciles. Sólo tienes que superar las partes difíciles".

15. La comunicación es clave

Alexander Mayesdiseñador de productos en Instagramsubraya la importancia de las competencias interpersonales.

"Muchos diseñadores se centran en ser artistas realmente bien hechos y se centran en la perfección, pero se olvidan de cómo comunicarse realmente y tratar con otras personas", explica Mayes. "Si alguna vez quieres ser un líder o tener éxito en el mundo, tienes que ser capaz de influir y tratar con la gente de una manera significativa".

Unas buenas habilidades interpersonales pueden ser muy útiles cuando se trabaja como diseñador en una empresa grande o pequeña. Tómese su tiempo para escuchar de verdad a sus colegas cuando tengan algo que decir, y cuando tenga que dar su opinión o debatir un problema, asegúrese de que su crítica es constructiva y considerada. Evitar los malentendidos en el trabajo puede ayudar mucho a ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

16. No dejes que los consejos de productividad te estresen

Diseñador y escritor independiente Jamie Veron tiene un consejo muy acertado para nuestro último consejo. Señala que, a veces, las normas y la presión de ser óptimamente eficiente pueden ser destructivas:

"Por otro lado, creo que las rutinas y los consejos de productividad son estupendos", afirma. "Pero si te causan más estrés porque sientes que no puedes cumplirlos a la perfección, te están estorbando. No te sientas desgraciado por seguir una rutina. Se supone que tiene que ayudarte. Si no te está ayudando, espera a que te sea útil".

Evalúa qué consejos te funcionan mejor. Pruébalos durante un tiempo, pero si contribuyen al estrés y no tienen un gran impacto, deshazte de ellos. No todos los consejos funcionan para todo el mundo.