Imagínese esto: ha terminado un gran proyecto para un cliente. Te encantan los materiales y, lo que es más importante, a ellos les encantan los materiales. Todo parece ir bien. Hasta que 6 meses después te das cuenta de que no te han pagado. Pensabas que habías enviado una factura, pero te das cuenta de que sólo era un correo electrónico con la cantidad que te deben. El cliente dice que no le diste suficiente información para pagar en su momento, así que ahora no te debe nada. Menuda pesadilla.
Pocas personas se hacen fotógrafos para ocuparse de tareas de administración de empresas. Sin embargo 63% de los fotógrafos son autónomosLa administración es una realidad para cientos de fotógrafos de todo el mundo. Por desgracia, si trabajas por cuenta propia, eso significa que no puedes centrarte sólo en ser un gran fotógrafo. Tendrás que invertir tiempo en gestionar un buen negocio y atender a los clientes, algo que un curso de iniciativa empresarial puede ayudarte si eres nuevo en la gestión de tu propio negocio.
La cantidad de "gestión de clientes" depende de lo grande o pequeño que seas, desde toda una corporación a un único autónomo, pero hay algo común a todos los fotógrafos autónomos: la factura.
Las facturas son el último paso que te permite cobrar por tu trabajo. Son una continuación de la experiencia que proporcionas a tus clientes y una extensión del contrato de fotografía que tienes con ellos. Aunque el objetivo principal de una factura es establecer claramente lo que te deben tus clientes, hay un elemento secundario en la facturación: las mejores facturas facilitan que el cliente te pague.
Aunque un contrato de fotografía sólido te protegerá en caso de que el cliente intente engañarte, la factura es igual de importante para asegurarte de que cobras rápidamente. Hemos recopilado 10 cosas que siempre debes incluir en tu factura de fotografía para que te paguen más rápido. Esto es lo que debes incluir:
1. Nombre e información de su empresa
Parece obvio, pero debes asegurarte de que la gente sepa claramente quién envió la factura. Este paso le ayudará a evitar la excusa de que "no sabían que era suya", por lo que borraron la factura. Si su empresa tiene un logotipo, también puede incluirlo en la factura.
2. La palabra "factura"
Como todo buen formación en ventas enseñará, tienes que dejar claro que el documento es una factura. Como lleva números, la mayoría de la gente supondrá lo contrario (sobre todo con la línea "importe debido" al final). Sin embargo, ser claro con la palabra "factura" evitará confusiones en las que el cliente asuma que se trata de una hoja de precios para futuros servicios o, quizás peor, de un recibo de una factura ya pagada.
3. 3. Información al cliente
Incluir información sobre el cliente en la factura tiene dos ventajas, una para ti y otra para el cliente. Para ti, queda claro a quién envías la factura, de modo que no te equivocas de concepto. Para el cliente, está claro que es para él, lo que es útil para su mantenimiento de registros.
4. Número de factura
Un número de factura ayudará a ambas partes con los impuestos y la conciliación. En la mayoría de los sistemas contables, tendrás que asociar los ingresos o gastos a una factura concreta.
5. Fecha de facturación y vencimiento del pago
Las condiciones de pago deben estar claras en su contrato de fotografíaPero incluir los detalles en la factura es un buen recordatorio. Te ayuda a hacer un seguimiento, si es necesario, y garantiza que el cliente no tenga ninguna confusión sobre la fecha de pago.
6. Partidas de lo que ha proporcionado
Si alguna vez ha tomado un curso de contabilidadprobablemente esté familiarizado con el término "partida". Si no es así, no es más que un desglose de los elementos que has proporcionado. Asegúrate de desglosarlo al nivel de detalle que tengas en tu contrato. Puede ser por foto, por día, por hora o cualquier otro "por" que utilices para fijar el precio de tus servicios. Una buena regla general es utilizar cualquier fórmula que utilices para obtener el precio total y explicarla como una partida en la factura para que sea transparente. Por ejemplo, si tienes una factura de $500 que son $50 la hora por 10 horas de trabajo, muestra este desglose en la partida. Para esquemas de precios más complejos, puede ser útil asistir a cursos de Excel y saber manejarse con una hoja de cálculo.
7. Precio e impuestos
Cada partida de la factura debe tener un precio con los impuestos aplicables añadidos. A continuación, asegúrate de indicar el coste total (con y sin impuestos) en la parte inferior de la factura, indicando claramente la moneda de pago. Este es el verdadero objetivo de la factura: decirles cuánto deben pagarle, así que asegúrese de incluirlo todo.
8. Número de identificación fiscal
Si tienes un proyecto con otra empresa, necesitarán tu número de identificación fiscal para poder declarar sus impuestos adecuadamente. Aunque puedes dárselo manualmente, incluirlo como parte de tu plantilla de factura estándar facilita mucho este paso. Más información sobre números de identificación fiscal en Sitio oficial del Gobierno de Canadá.
9. Cómo pueden pagarle los clientes
Aunque la factura está pensada para decir a los clientes cuánto deben, es importante incluir cómo pueden pagarte. Si utilizas programas de facturación como Wave, Freshbooks o Quickbooks, es posible que las opciones de cobro se incluyan automáticamente. Pero si no es así, deja claro qué tipos de pago aceptas (tarjeta de crédito, transferencia bancaria, efectivo, PayPal, etc.) y el proceso para que el cliente pague. - y el proceso para que el cliente le pague. Este paso por sí solo puede aumentar la rapidez con la que cobras, ya que estás eliminando todos los posibles obstáculos para que el cliente te pague.
10. Notas
La mayoría de las facturas incluyen una nota al final. Puede ser una explicación de cualquier aspecto de la factura que requiera más detalles o un recordatorio de cualquier aspecto concreto, como las condiciones de facturación (por ejemplo, pagar 25% por adelantado y 75% al finalizar el trabajo). También puedes utilizar la zona de notas para recordar al cliente los posibles recargos por demora. Si no te preocupa ninguna de estas cosas, puedes dejar una nota amistosa agradeciéndoles su confianza.
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