Cómo escribir mensajes de correo electrónico eficaces para fotógrafos

Es sólo un correo electrónico, no debería ser tan difícil, ¿verdad? Escribir correos electrónicos eficaces puede ser a menudo una parte ignorada e infravalorada de cualquier negocio. La realidad es que los correos electrónicos son una excelente forma de conectar con sus clientes y de llegar a nuevos clientes potenciales. Los correos electrónicos deben ser reflexivos, profesionales y atractivos. Como fotógrafo, es importante utilizar todos los recursos disponibles para conectar con la gente y llevarlos a tu sitio web o a tu calendario de próximas reservas. En este completo artículo te explicaremos todo lo necesario para escribir correos electrónicos con éxito, desde el primero hasta los siguientes, así como la importancia del marketing por correo electrónico. Abróchate el cinturón, y que este post sobre el correo electrónico te encuentre bien.

¿Es importante la comunicación por correo electrónico?

Por supuesto que sí. Una buena etiqueta de correo electrónico significa la capacidad de comunicarse eficazmente a través de correos electrónicos. Este método de comunicación es un punto de contacto muy importante con los clientes y no debe subestimarse. Aunque pueda parecer una tarea básica, la realidad es que cuando el envío de correos electrónicos se hace mal puede dar lugar a errores de comunicación, al silencio de los clientes o a clientes insatisfechos. Dado que todos y cada uno de estos resultados son desfavorables para su negocio de fotografía, dedicar tiempo a mejorar sus habilidades actuales de comunicación por correo electrónico sólo puede beneficiarle a largo plazo. Mira cada correo electrónico que escribes como un punto de contacto importante con tus clientes o clientes potenciales. Asegúrate de que tu comunicación es clara y concisa, profesional y atractiva y, por último, puntual. Fácil, ¿verdad?

Correos electrónicos de agradecimiento

Siempre, siempre, siempre envíe correos electrónicos de agradecimiento a cada uno de sus clientes. Si aún no tienes el hábito de hacerlo, la simple adición a tu negocio de fotografía debería ser enviar un correo electrónico de agradecimiento a tus clientes después de que sus fotos hayan sido firmadas, selladas y entregadas. Este correo electrónico no tiene que tener una llamada a la acción en ella, pero sólo puede expresar su gratitud por su negocio.

Intenta alejarte de las plantillas básicas y dar un toque personal a cada uno de tus correos electrónicos de agradecimiento. Puedes aprovechar esta oportunidad para comentar un recuerdo, añadir una de tus fotos favoritas o hacer referencia a una pequeña broma interna de la sesión fotográfica. Este mensaje tampoco tiene por qué ser todo texto: también es una oportunidad para añadir una de las fotos de la sesión o incluso una toma descartada. Asegúrate de dedicar un momento a expresar que te encantaría volver a fotografiarles en el futuro. Los correos electrónicos de agradecimiento ayudan mucho a fomentar las relaciones y pueden hacer que los clientes vuelvan más adelante. Considera también la posibilidad de enviar correos electrónicos de agradecimiento generales a toda tu base de datos a finales de año, durante las vacaciones o en el aniversario de tu negocio de fotografía. Los mensajes de agradecimiento son sencillos de enviar, pero llegan muy lejos.

Correos electrónicos de seguimiento

Nunca evite escribir un correo electrónico de seguimiento cuando no haya recibido respuesta de uno de sus clientes. Aunque a veces pueda parecer incómodo enviarlo -como si estuvieras molestando a un cliente-, enviar un correo de seguimiento es necesario y debería ser un elemento básico de tu manual de correo electrónico. Este correo electrónico no tiene por qué ser largo, pero debe enviarse aproximadamente una semana después de no haber recibido respuesta del cliente. Hay otras ocasiones en las que se deben enviar correos electrónicos de seguimiento, por ejemplo, en respuesta a alguien que ha preguntado por tus servicios, si necesitas una respuesta sobre algo pendiente o después de haber entregado las fotos del producto final. No te lo tomes como algo personal si no te han contestado inicialmente: a menudo los correos electrónicos se pierden en la confusión, así que hay ocasiones en las que tus clientes agradecerán mucho el recordatorio. No enviar un seguimiento podría suponer la pérdida de una posible fuente de dinero y de nuevos clientes para tu negocio de fotografía. Elabora plantillas de correo electrónico rápidas y genéricas para poder utilizarlas como seguimiento: asegúrate de que sean optimistas, concisas y, por supuesto, amables.

Correos electrónicos

Dado que no todos los clientes de fotografía te van a encontrar por sí mismos, el envío de correos electrónicos de promoción es una parte importante del crecimiento de tu negocio. Aquí está la cosa, si usted es un fotógrafo profesional que siempre cubre las bodas, entonces esa es la forma en que la gente va a ver. Si quieres diversificarte, tienes que hacer saber a la gente en qué estás interesado. Si hay fotos que quieres hacer, empresas para las que quieres trabajar o eventos que quieres cubrir, desempolva esas plantillas de correo electrónico. La presentación consiste en mostrar tu interés y tus habilidades. Estos correos electrónicos deben incluir fotos de referencia para los clientes potenciales y deben dirigir al contacto a tu sitio web y páginas de redes sociales donde puedan encontrar el resto de tu trabajo. Aunque empezar a escribir una propuesta puede parecer desalentador, recuerda que tu objetivo es mostrar tu personalidad y tu talento, y dejar que quienes toman las decisiones decidan por sí mismos. Fíjate objetivos realistas que te ayuden a impulsar tu negocio: por ejemplo, enviar tres correos electrónicos de presentación al mes. Sé auténtico en estos correos, sé audaz, cuenta tu historia y empieza a lanzar.

Responder a los clientes potenciales

Responder a tiempo a los contactos que recibes es una forma importante de mejorar tus posibilidades de conseguir clientes y reservar sesiones. Si tardas demasiado en responder, corres el riesgo de perder clientes y de que se vayan a otro fotógrafo. Para consultas generales, tener un formulario de contacto listo para enviar puede ayudarte a agilizar el proceso. Esta opción de una respuesta estandarizada puede ser una buena forma de recopilar información sobre lo que quieren los clientes para que puedas ofrecer más precisión a la hora de responder a preguntas como el precio, la hora, la disponibilidad, etc. El desarrollo de un formulario se puede hacer fácilmente a través de su sitio web y ese enlace se puede enviar directamente a los clientes. Aunque tanto las plantillas como los formularios son excelentes formas de responder a los clientes potenciales, esto no quita que haya casos en los que un formulario general no funcione. Acostúmbrate a leer el correo electrónico para ver si requiere una respuesta más detallada o personal, pero como punto de contacto inicial, la creación de un formulario cambia la vida (del negocio).

Marketing por correo electrónico

Por último, pero no por ello menos importante, toda empresa de fotografía debe desarrollar una estrategia de correo electrónico. El primer paso debe ser establecer una estrategia de marketing por correo electrónico para el año, que debe incluir un calendario con todos los mensajes de marketing que tiene previsto enviar. Existen varios sistemas de marketing por correo electrónico que puedes configurar, muchos de los cuales se conectan directamente a tu sitio web. Estos sistemas suelen estar equipados con una serie de opciones de plantillas diferentes que se pueden utilizar para formular sus correos electrónicos de marketing. Esto le ahorrará mucho tiempo.

Planifique su estrategia de correo electrónico

A la hora de crear tu estrategia de marketing, mira un calendario e intenta determinar los momentos de mayor actividad a lo largo del año: los momentos en los que la gente contrata fotógrafos para bodas, fotos de vacaciones, San Valentín, fotos de compromiso, etc. Fíjate también en cuándo puedes hacer otros empujones, por ejemplo, sesiones de maternidad o familiares, etc. Piensa en las mejores fechas para estas sesiones fotográficas y anótalas. El marketing por correo electrónico es una vía importante para llegar a los clientes, así que aprovéchala. Recuerda que el momento es importante. No olvides incluir una llamada a la acción en cada uno de los correos electrónicos que envíes. Sea lo más creativo posible porque quiere asegurarse de que la gente realmente abra su correo electrónico. No dude en incluir un vídeo u otras imágenes en sus mensajes de marketing. Y no olvide que muchas personas abren los correos electrónicos desde su teléfono, así que hágase la siguiente pregunta: ¿se adapta esta campaña de marketing por correo electrónico a un dispositivo móvil?

Aprovechar los datos del correo electrónico

Y, por supuesto, a medida que vayas avanzando, tendrás que seguir construyendo tu base de datos recopilando información de contacto, tanto nombres como direcciones de correo electrónico, para llegar a los clientes con tus correos electrónicos específicos. La base de datos que crees debe ser exhaustiva, así que recopila toda la información que puedas, como la edad, el número de teléfono, el tipo de fotografía que han contratado, etc. Este tipo de datos puede ayudarte a elaborar un plan de ataque para dirigir tus correos electrónicos de marketing de forma eficaz. Por ejemplo, más adelante, puedes dirigir una sesión de fotos familiares a los clientes que reservaron una boda contigo el año anterior.

Cinco consejos para escribir correos electrónicos eficaces a los clientes

Sea puntual

Una respuesta puntual por correo electrónico puede marcar la diferencia entre conseguir nuevos clientes o que elijan a otro fotógrafo. Dado que el mercado de la fotografía puede ser competitivo, es importante estar al tanto de la bandeja de entrada y ofrecer un excelente servicio al cliente. Acostumbrarse a revisar la bandeja de entrada todos los días es una buena forma de estar al tanto. Aunque habrá algunos correos electrónicos que puede dejar pasar, otros -especialmente los de clientes potenciales- deberán ser atendidos de inmediato. Aquí es donde resulta útil disponer de un proceso. Ya sea enviando un formulario por correo electrónico o utilizando plantillas de correo electrónico preestablecidas para que los clientes sepan cuándo les responderás. Cuanto más rápida sea la respuesta, mejor, pero no olvides que la calidad también importa.

Idioma

Utilizar un lenguaje eficaz es una parte importante de la redacción de un buen correo electrónico. Para empezar, utilice un lenguaje apropiado y profesional. Por ejemplo, no uses excesivamente las mayúsculas en todo el correo electrónico ni añadas demasiados signos de exclamación. Recuerda que estás hablando con tus clientes fotográficos y no con uno de tus amigos, pero al mismo tiempo, también quieres hacerles sentir que son una parte importante de la familia de tu empresa. Porque lo son. Debes centrarte en mantener la profesionalidad, pero también en ser genuino y cálido con el lenguaje que utilizas en cada correo electrónico. Otro aspecto importante a la hora de utilizar el lenguaje adecuado es alejarse de la jerga de los fotógrafos. Habrá términos que los fotógrafos utilicen y entiendan pero que no estén al nivel que una persona normal necesitaría entender, así que ten en cuenta algunas de estas palabras y ajusta tu lenguaje para que encaje. Un buen ejemplo sería desglosar el proceso de edición fotográfica o responder a preguntas sobre su funcionamiento en la fijación de precios. Una buena regla general es utilizar siempre un lenguaje específico e intentar ponerse en el lugar del lector al revisar cada línea de un correo electrónico. Si te esfuerzas por ser específico y conciso con el lenguaje que utilizas, también puedes ayudar a acortar los correos electrónicos, lo que en última instancia resulta beneficioso para todos.

Recuerde que también existen verdaderas barreras lingüísticas entre fotógrafos y clientes. Si mantienes correspondencia con alguien que tiene el inglés como segunda lengua, presta especial atención a las palabras que utilizas. Especialmente en estos casos, debes evitar la jerga o las expresiones que no se traducen de un idioma a otro. Demostrar un cuidado especial en estos correos electrónicos puede ayudar a crear relaciones de confianza con tus clientes, lo que, por supuesto, les ayudará a sentirse cómodos contigo, y todo ello para mejorar tu capacidad de captar la verdadera emoción en tus fotos.

Tono

El tono siempre es más difícil de transmitir por escrito que cuando se habla en persona, porque no hay señales sociales en las que basarse. Lo peor que puedes hacer es ofender a alguien. Por eso, la tonalidad es algo que hay que tener muy en cuenta. Para asegurarte de que tu mensaje va a ser recibido como tú quieres, siempre debes pensar en el tono. Algunos buenos consejos son mantener un tono agradable y optimista para que la gente quiera seguir leyendo. Empieza siempre tu correo electrónico con el nombre de la persona y un saludo apropiado de algún tipo. Asegúrate también de utilizar los pronombres adecuados para tus clientes. Cada correo electrónico que escribas debe incluir también un agradecimiento, así que da las gracias. Agradece al cliente su tiempo, su paciencia o que te haya permitido hacerle fotos. Si estás respondiendo a algún problema, ten mucho cuidado con el tono. Tómate un segundo antes de enviar para asegurarte de que te gusta el tono del mensaje.

Líneas de asunto

Crear el asunto perfecto puede ser difícil. Significa ser un poco creativo y dejar que fluyan algunas ideas antes de decidir cuáles son las perfectas. Las líneas de asunto pueden ser muy variadas: a veces basta con ser directo, mientras que otras veces lo que realmente se necesita es que el asunto sea lo suficientemente intrigante como para que el mensaje se abra. Esto es especialmente importante cuando piense en líneas de asunto para correos electrónicos de presentación o para sus envíos de marketing por correo electrónico. Una cosa que debe tener en cuenta es que a veces la línea de asunto es lo que enviará su correo electrónico directamente al correo basura de alguien. Algunos programas de correo electrónico marcarán ciertas líneas de asunto que harán que el mensaje vaya directamente a la papelera, pero hay algunas formas de evitar que esto ocurra. Para ello, intenta evitar ciertas palabras. Las líneas de asunto escritas en mayúsculas o con palabras como "descuento" o "gratis" o "%"a veces puede ser la causa. Investiga un poco más en esta fase para asegurarte de que tu correo electrónico no acabará en la carpeta de spam del cliente. Mantén la autenticidad en tus líneas de asunto: céntrate en los juegos de palabras o en la creatividad, no en la venta.

Revise

¿Hay algo más frustrante que encontrar un error en un correo electrónico después de haberlo enviado? Aunque cada uno de los consejos de hoy es increíblemente importante, la revisión con un gran enfoque en la atención a los detalles debe estar en lo alto de cada una de tus listas. Todo, desde la dirección de correo electrónico hasta el nombre de la persona, pasando por el texto que has escrito en el cuerpo del mensaje y tu propia firma, debe leerse más de una vez. La corrección es aún más importante cuando se copia y pega parte de la información del correo electrónico. A veces se te cansan los ojos o lo único que quieres es pulsar "Enviar" y ya está, pero tienes que tomarte un segundo más para asegurarte de que todo está correcto antes de hacerlo. Todas las personas, incluso los escritores profesionales, cometen errores ortográficos y gramaticales, así que no pasa nada si necesitas un poco más de tiempo para corregirlos. El secreto de una buena corrección es tomarse uno o dos segundos más. Así que hazlo bien y vuelve a leerlo.

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