Egal, ob du freiberuflich arbeitest oder ein kleines Unternehmen führst, dein Leben als Kreativprofi erfordert zwangsläufig einen Crashkurs in Buchhaltung. Du musst deine Finanzen verstehen, um sicherzugehen, dass du die Steuergesetze befolgst, die verdienten Ausgaben bekommst und deine Beziehungen zu den Kunden pflegst.
Die Folgen einer schlecht geführten Buchhaltung können verheerend sein und dich auf lange Sicht mehr Geld kosten. Wir haben uns mit einigen Branchenexperten unterhalten, um ein besseres Verständnis für die Buchhaltung von Kreativschaffenden zu bekommen.
Freshbooks CMO Shawn Cadeau und professioneller Buchhalter bei BookkeepingDirect.com Gabrielle Fontaine beantwortete einige der am häufigsten gestellten Fragen zu Rechnungen, Währungsumtausch und überraschenden Tipps, wie du schneller von deinen Kunden bezahlt wirst (Untersuchungen von Freshbooks haben ergeben, dass eine höfliche Sprache auf deiner Rechnung dazu beiträgt, dass du 5% schneller bezahlt wirst!)
Hier erfährst du, was du als Kreativer über die Buchhaltung wissen musst:
Format: Bringen wir es auf den Punkt: Soll ich einfach einen Buchhalter einstellen?
Shawn Cadeau: Das hängt von dir ab und davon, wie gut du dich in der Buchhaltung auskennst und wie gut du dich im Steuerrecht auskennst.
Es ist ratsam, sich bei komplizierteren Aufgaben, die für das Unternehmen wichtig sind, auf einen Profi zu verlassen - zum Beispiel bei der Steuererklärung. Die US-Steuerpolitik ist eine der kompliziertesten der Welt und es kann schwierig sein, sich als Freiberufler/in oder Kleinunternehmer/in allein zurechtzufinden.
Wenn du das Geld für einen Fachmann ausgibst, hast du einen Experten, der über die sich ständig ändernden Steuergesetze informiert ist. Er kann dir auch dabei helfen, vorausschauend zu planen, wenn Steuererhöhungen anstehen.
Für die tägliche Buchhaltung, wie das Versenden von Rechnungen, das Erfassen von Ausgaben und die Zeiterfassung, können viele Kreative diese Aufgaben selbst erledigen, wenn sie die richtige Software verwenden. Und mit "richtig" meine ich "einfach".
Software sollte dir helfen, mehr Dinge effizienter zu erledigen, und dich nicht behindern. Wenn du für deine Buchhaltungssoftware eine Anleitung in der Größe eines Telefonbuchs brauchst, um loszulegen, ist sie wahrscheinlich nicht gut geeignet.
Zum Glück gibt es mehr Möglichkeiten für Freiberufler und Kleinunternehmer als je zuvor. Finde die Software, die für dich geeignet ist.
Welche wichtigen Informationen sollten auf meinen Rechnungen stehen?
Shawn: Es hört sich einfach an, aber je übersichtlicher deine Rechnung ist, desto einfacher wird es für deinen Kunden sein, dich zu bezahlen. Hier ist eine kurze Checkliste für alles, was wir auf deinen Rechnungen angeben sollten:
- Rechnung # (hilft sowohl dir als auch deinem Kunden, den Überblick zu behalten)
- Name deines Unternehmens und Kontaktinformationen
- Wofür die Rechnung ausgestellt wird (Artikel-/Dienstleistungsbeschreibung, Stundensatz/Projektkosten usw.)
- Fälliger Betrag (Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag)
- Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum, Klarheit darüber, wie du die Zahlung erhalten möchtest: Schecks, Kreditkarten, Banküberweisungen usw.)
- Ein "Dankeschön" (Ob du es glaubst oder nicht, FreshBooks' Untersuchungen zeigen, dass eine höfliche Sprache auf deiner Rechnung dazu beiträgt, dass du schneller bezahlt wirst 5%)
- Dein Logo (Unsere Untersuchungen zeigen außerdem, dass Rechnungen mit einem Logo mit 10% höherer Wahrscheinlichkeit bezahlt werden)
Sind kreative Dienstleistungen umsatzsteuerpflichtig?
Gabrielle Fontaine: Das hängt von den Dienstleistungen und dem Produkt ab, das du verkaufst, sowie von den Gesetzen des Bundesstaates, in dem du es verkaufst. Du musst dich bei deinen örtlichen Behörden erkundigen, ob du Umsatzsteuer berechnen musst oder nicht, denn jeder Staat (und sogar einige Städte) haben unterschiedliche Gesetze, was besteuert wird und was nicht.
Was zählt als Betriebsausgabe, wenn ich Freiberufler bin?
Gabrielle: Die kurze Antwort lautet: Alles, was zum Betrieb deines Unternehmens oder zur Produktion dessen, was du an deine Kunden verkaufst, beiträgt. Das Finanzamt würde sagen, dass es für dein Unternehmen üblich und notwendig sein sollte. Im Zweifelsfall fragst du deinen Steuerberater.
In welchem Fall sollte ich die abrechenbaren Stunden erfassen? Inwiefern ist diese Funktion für Kreativschaffende hilfreich?
Shawn: Wenn du selbstständig bist, ist Zeit dein wertvollstes Gut - es gibt nie genug Stunden am Tag. Die Erfassung deiner Zeit, egal ob du sie in Rechnung stellst oder nicht, ist eine gute Möglichkeit, dein Geschäft zu verstehen und herauszufinden, wo deine Zeit bleibt.
Du erfährst, mit welchen Kunden du am meisten Zeit verbringst oder welche Projekte am wenigsten Zeit in Anspruch nehmen - und nach ein paar Monaten der Aufzeichnung dieser Informationen bist du in einer besseren Position, um wichtige Entscheidungen über deine Preisgestaltung und darüber zu treffen, welche Kunden oder Projekte am besten für dein Unternehmen sind.
Ich habe sogar schon Unternehmer gesehen, die sich einen Spaß daraus gemacht haben und jeden Tag die Zeit aufzeichnen, die sie auf Facebook oder vor dem Fernseher verbringen, wenn auch nur, um die Realität zu überprüfen. Die Zeiterfassung ist eines der besten Dinge, die du für dein Unternehmen tun kannst.
Hast du Tipps, was du tun kannst, wenn ein Kunde nicht auf eine Rechnung antwortet oder sie nicht bezahlt?
Shawn: Folge nach. Ein guter, altmodischer Telefonanruf kann Wunder bewirken.
Wenn du regelmäßig mit verspäteten Zahlungen deiner Kunden zu kämpfen hast, solltest du in Erwägung ziehen, Säumniszuschläge auf deine Rechnungen zu erheben, und dies in deinen Zahlungsbedingungen beim Versand der Rechnungen deutlich machen.
Tipp: Wenn du die FreshBookskannst du automatische Zahlungserinnerungen aktivieren, die in regelmäßigen Abständen verschickt werden, damit du schneller bezahlt wirst.
Was ist deiner Meinung nach der größte Fehler, den ein Kreativer bei seiner Buchhaltung machen kann?
Shawn: Der Rechnungsstellung keine Priorität einräumen. Bezahlt zu werden ist ein wichtiger Teil des Geschäfts, aber den Überblick darüber zu behalten, wer dir Geld schuldet, und Rechnungen zu verschicken, macht den meisten Kreativschaffenden keinen Spaß. Der Cashflow ist einer der größten Killer für kleine Unternehmen, deshalb ist es wichtig, ihn im Griff zu behalten. Je eher du eine Rechnung verschickst, desto eher wirst du bezahlt.
Wenn du mit der Buchhaltung anfängst, kann das sehr einschüchternd sein. Du bekommst einen Kunden, erledigst die Arbeit und dann weißt du nicht einmal, wie du Rechnungen schreiben sollst! Was ist der erste Schritt für einen neuen Freiberufler?
Shawn: Deine erste Rechnung zu verschicken, kann aufregend und beängstigend zugleich sein - aber mach es zu einer Priorität. Du hast die Arbeit gemacht und es dir verdient. Genieße diesen ersten Meilenstein.
Damit es einfacher wird und Teil deiner Geschäftsroutine ist, solltest du dir frühzeitig ein System überlegen oder ein Tool finden, das dir hilft, deine Rechnungsstellung effizienter zu gestalten. Wenn du organisiert bist und eine professionell aussehende Rechnung verschickst, sendet das die richtige Botschaft an deine Kunden. Das bedeutet auch, dass du dich bei der Steuererklärung nicht verzweifeln musst.
Wie stelle ich jemandem in einem anderen Land eine Rechnung aus? Wie wirkt sich das auf meine Buchhaltung aus, wenn ich Amerikaner bin, aber eine Rechnung nach England stelle?
Gabrielle: Wenn du dein Geschäft in den USA betreibst, wirst du deine Rechnungen wahrscheinlich in USD ausstellen. Am besten ist es, wenn du es einfach hältst. Wenn du im Fernabsatz tätig bist, werden deine Kunden wahrscheinlich mit Kreditkarte bezahlen, so dass du die Umrechnung nicht vornehmen musst.
Die Kreditkartenbank wird die Zahlung für dich umrechnen. Es kann eine Gebühr anfallen, die aber normalerweise von der Person bezahlt wird, die die Rechnung bezahlt. Bei einem Händlerkonto oder einem Gateway, das du nutzt, kann jedoch eine Gebühr anfallen. Wenn du dir darüber Gedanken machst, kannst du deinen Anbieter von Händlerdienstleistungen fragen.
Shawn: Wenn du die FreshBooksMit FreshBooks Payments kannst du bei Bedarf in mehreren Währungen abrechnen. Außerdem kannst du FreshBooks Payments nutzen, um per Kreditkarte bezahlt zu werden, ohne ein Händlerkonto einrichten zu müssen, was für viele Freiberufler und Kleinunternehmer ein Hindernis sein kann.
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