Egal, ob du als freiberufliche/r Fotograf/in arbeitest oder dein eigenes Fotogeschäft hast, es ist wichtig zu wissen, wie man eine richtige Rechnung erstellt.
Zum einen kannst du so bezahlt werden! Aber fast genauso wichtig ist, dass deine Rechnungen eine weitere Möglichkeit sind, deinen Kunden zu zeigen, dass du ein Profi bist.
Deine Rechnungen sagen eine Menge über dich aus
Machen wir uns nichts vor. Wenn deine Rechnungen amateurhaft aussehen, vermittelt das die falsche Botschaft. Es deutet darauf hin, dass du unerfahren oder schusselig bist oder dass du dir nicht genug Mühe mit deiner Arbeit gibst. Und wenn du nicht alle Informationen angibst, die der Kunde braucht, könnte er sich ärgern, dass er mit dir hin und her gehen muss, nur um seine Rechnung zu bezahlen.
Wenn deine Rechnungen hingegen professionell gestaltet und leicht verständlich sind, werden deine Kunden in Zukunft eher wieder zu dir kommen. Und professionell aussehende Rechnungen zu erstellen ist ganz einfach, wenn du weißt, wie.
Im Internet gibt es viele tolle Beispiele für Fotorechnungen, und es gibt kostenlose Vorlagen, die schnell und einfach zu verwenden sind. Aber um diese Vorlagen optimal zu nutzen, musst du genau wissen, wie du sie ausfüllst.
Dazu gehört, dass du die wichtigsten Informationen kennst, die richtige Abrechnungsmethode wählst und einen fairen Lohnsatz festlegst. Bevor wir uns also einige Beispiele für Fotorechnungsvorlagen ansehen, die du verwenden kannst, gehen wir kurz darauf ein, welche Informationen du angeben solltest.
Bild über Microsoft Office-Vorlagen
Wichtige Infos für Fotorechnungen
Das sind die wichtigsten Informationen. Die folgenden Informationen sollten in jeder Fotorechnung enthalten sein, die du erstellst. Viele von ihnen sind nicht nur eine Frage der Professionalität, sondern werden sogar aus rechtlichen oder steuerlichen Gründen benötigt. Achte also darauf, dass deine Rechnungen Folgendes enthalten:
Eine Rechnungsnummer
Das Datum
Deine Informationen (Name oder Firmenname, Adresse und Kontaktangaben)
Informationen zum Zahlungsempfänger (Name und Adresse des Kunden)
Beschreibung der Dienstleistungen
Gebühren
Zahlungsdetails
Die meisten Rechnungsvorlagen verhindern, dass du diese Dinge vergisst, da es für jeden dieser Punkte ein freies Feld oder eine Überschrift gibt. Es gibt jedoch noch viele weitere Details und Standardpraktiken bei der Rechnungsstellung, die du beachten solltest.
Rechnungen schreiben wie ein Profi
Hier sind einige Dinge, die du beachten solltest, damit deine Rechnungen für die Fotografie sofort professioneller werden.
Wähle die richtige Abrechnungsmethode
In der Fotobranche gibt es einige gängige Abrechnungsmethoden, und welche du verwenden solltest, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Damit du dich zurechtfindest, findest du hier Beschreibungen sowie Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden.
Zeit plus Kosten
Stelle deinen Kunden die Zeit in Rechnung, die du für die Ausführung einer Arbeit benötigst, sowie die direkten Kosten. Auf deiner Rechnung werden die Stunden vermerkt, die du für das Projekt aufgewendet hast, und dann dein Lohnsatz angewandt. Außerdem werden alle direkten Kosten (Reisekosten, Modelle, gemietete Spezialausrüstung) und die jeweiligen Kosten aufgeführt. Diese Methode ist ideal für Projekte, bei denen der Arbeits- oder Zeitaufwand ungewiss ist, und wird häufig für Eventfotografie wie Hochzeiten und Firmenveranstaltungen verwendet.
Profis
Stellt sicher, dass du für deine Arbeit und alle unvorhergesehenen Kosten bezahlt wirst.
Nützlich für Projekte, bei denen schwer abzuschätzen ist, wie lange es dauern wird oder ob zusätzliche Arbeit erforderlich sein könnte.
Nachteile
Dadurch sehen deine Rechnungen komplizierter aus und du musst den Kunden vielleicht etwas erklären.
Manche Kunden mögen es nicht, ein Projekt zu beginnen, ohne vorher einen festen Preis zu vereinbaren.
Wenn du deinen Kunden die Kosten für jeden Aspekt eines Projekts aufzeigst, können sie dir vorschlagen, wie du Geld sparen kannst, indem du z.B. einen Schritt in deinem Prozess überspringst.
Pauschalbetrag
Stelle deinen Kunden einen festen Preis für eine bestimmte Aufgabe in Rechnung. Diese Abrechnungsmethode eignet sich immer dann, wenn du sicher bist, dass du weißt, wie viel Arbeit ein Projekt erfordert. Porträtfotografen verwenden diese Abrechnungsmethode zum Beispiel häufig, wenn sie eine Rechnung für eine Porträtsitzung erstellen.
Profis
Eignet sich für Projekte mit einem klar definierten Umfang.
So können die Kunden den Preis schon vorher sehen.
Du bekommst das gleiche Geld, auch wenn du die Arbeit vor dem Zeitplan fertigstellst.
Nachteile
Es kann sein, dass du zusätzliche Arbeit leisten oder Zeit für ein Projekt aufwenden musst, ohne extra bezahlt zu werden.
Service-Kosten-Lizenzierung
Stelle deinen Kunden den Zeitaufwand und die Spesen in Rechnung, sowie eine Lizenzgebühr für deine Bilder für einen bestimmten Zeitraum. Diese Abrechnungsmethode eignet sich am besten für Projekte, bei denen deine Bilder in großem Umfang verwendet werden (z. B. Produktfotografie für eine landesweite Kampagne), da du mehr nach der Bildnutzung abrechnen kannst.
Um einen fairen Tarif zu finden, schau dir diesen Leitfaden an wie du den Preis für deine Fotografie festlegst, oder benutze dies Bildverwendungsrechner von der Association of Photographers.
Profis
Je nachdem, wie häufig dein Bild verwendet wird, kannst du mehr Geld verdienen.
Du behältst das Eigentum an deinen Bildern. Wenn die Lizenzzeit abgelaufen ist, muss der Kunde sie verlängern oder du kannst die Bilder an jemand anderen verkaufen.
Nachteile
Komplizierter als andere Abrechnungsmethoden.
Schafft die Verantwortung für die Überwachung der Bildnutzung sowohl während als auch nach Ablauf der Lizenzdauer.
Bild über Freshbooks
Wähle eine korrekte Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer sollte deutlich oben auf jeder Rechnung angegeben werden. Ohne sie gilt eine Rechnung nicht als rechtsgültiges Dokument. Aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen sind die Standardregeln für Rechnungsnummern, dass sie fortlaufend sein müssen, keine Lücken aufweisen und niemals eine bereits verwendete Nummer wiederholen dürfen.
Eine Möglichkeit, organisiert zu bleiben, ist die Verwendung eines Rechnungsnummerierungssystem die das Datum enthält. Auf diese Weise kannst du schnell erkennen, wann die einzelnen Rechnungen erstellt wurden. Deine erste Rechnung für das Jahr 2020 könnte zum Beispiel "20001″ lauten.
Wenn du dich fragst, warum du es nicht einfach hältst und "201″ als erste Rechnungsnummer für 2020 verwendest, dann liegt das daran, dass dir bei nur drei Ziffern schnell der Platz ausgeht; ab 209 kannst du keine weitere fortlaufende Nummer mehr eingeben.
Aber wenn du mehr Ziffern angibst, lässt du mehr Platz für die Rechnungszahlen. Sei also ehrgeizig, was die Anzahl der Jobs angeht, die du dieses Jahr an Land ziehen wirst, und nimm ein paar zusätzliche Ziffern auf!
Die Steuern einbeziehen
Steuern werden von Freiberuflern, die gerade erst anfangen, oft übersehen. Aber wenn du auf die von dir eingenommenen Gebühren Umsatzsteuer zahlen musst, solltest du nicht vergessen, sie in deinen Rechnungen anzugeben. Sonst bist du später gezwungen, sie aus eigener Tasche zu bezahlen.
Die Steuergesetze für die Fotografie sind je nach Standort sehr unterschiedlich. Einige US-Bundesstaaten erheben zum Beispiel überhaupt keine Umsatzsteuer, andere besteuern den Verkauf von Fotos, nicht aber Fotodienstleistungen, und wieder andere betrachten alle Fotodienstleistungen als steuerpflichtig, weil sie Teil des "Herstellungsprozesses" von Fotos sind. Du musst dich also über die geltenden Regeln in deiner Region informieren.
Sobald du weißt, welchen Steuersatz du anwenden musst, ist es ganz einfach, ihn deinen Rechnungen hinzuzufügen. Und wie du weiter unten sehen wirst, gibt es Tools, die ihn für dich berechnen und automatisch zu deinen Rechnungen hinzufügen können.
Weitere Informationen zum Umgang mit den Steuern für dein Fotogeschäft findest du in diesem Leitfaden: Steuern für Freiberufler: Der Leitfaden für Kreativschaffende zu Buchhaltung und Steuern.
Bedingungen für Zahlungsverzug hinzufügen
Wenn alle ihre Rechnungen pünktlich bezahlen würden, wäre es nicht nötig, Dinge wie Fälligkeitstermine und Säumniszuschläge anzugeben, aber das ist nicht der Fall. Deshalb solltest du in einem kurzen Abschnitt auf deiner Rechnung angeben, wann die Zahlung fällig ist und wie hoch die Strafe für verspätete Zahlungen ist. So weißt du, was zu tun ist, wenn eine Zahlung nicht pünktlich eingeht.
Du wirst nicht mehr darüber nachdenken, ob es noch zu früh ist, um den Kunden zu kontaktieren. Stattdessen siehst du alles schwarz auf weiß.
Wenn du befürchtest, dass die Erhebung von Säumniszuschlägen deine Beziehung zu einer Kundin oder einem Kunden beeinträchtigt, kannst du von Fall zu Fall entscheiden, auf sie zu verzichten. Die Bedingungen auf deiner Rechnung sind ein wirksamer Anreiz für deine Kunden, pünktlich zu zahlen, und du kannst sie im Falle eines Rechtsstreits zur Hand haben.
Beachte, dass es Gesetze gegen die Erhebung überhöhter Säumniszuschläge gibt, die von Ort zu Ort unterschiedlich sind. Bevor du also Säumniszuschläge für eine überfällige Rechnung erhebst, solltest du dich über die geltenden Regeln in deiner Region informieren.
Hier ist ein professionelles Beispiel für die Bedingungen für eine Verzugsstrafe:
"Für diese Gebühren können Verzugszinsen in Höhe von 2% des ausstehenden Betrags pro Woche oder dem gesetzlich zulässigen Höchstsatz anfallen."
Und wenn du Probleme hast, dein Honorar einzutreiben, wirf einen Blick auf diesen Leitfaden, wie du den Kunden taktvoll um eine Zahlung bitten kannst:
7 Wege, eine Rechnung zu bearbeiten, ohne wie eine Nervensäge zu klingen
Wirf ein "Dankeschön" ein
Es mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber ein einfaches "Danke" in deiner Rechnung kann dazu beitragen, dass sie einen freundlicheren Ton bekommt. Und ob du es glaubst oder nicht, es gibt Untersuchungen, die zeigen, dass Rechnungen, die Sätze wie "Vielen Dank für Ihr Geschäft" enthalten, mit fünf Prozent höherer Wahrscheinlichkeit bezahlt werden.
Und wenn du noch einen draufsetzen willst, kannst du die "Danke"-Nachricht als Anerkennung für die Beziehung zu deinem Kunden nutzen oder ihm eine Vergünstigung anbieten, z. B:
"Vielen Dank für die Gelegenheit, dir in den letzten fünf Jahren zu dienen. Ich weiß es zu schätzen, dass Sie uns weiterhin die Treue halten."
"Als Dankeschön für Ihr anhaltendes Geschäft möchten wir Ihnen 10 Prozent Rabatt für Ihr nächstes Projekt anbieten."
Ein Logo erstellen
Ein Logo ist eine gute Möglichkeit, deinen Rechnungen eine persönliche Note zu verleihen. Wenn du das noch nicht getan hast, solltest du in Erwägung ziehen Dein eigenes Logo erstellen. Ein gutes Logo kann:
Hilf den Kunden, sich an dich zu erinnern
Füge ein Gefühl von Professionalität hinzu
Vermitteln Sie Ihren einzigartigen Stil
Außerdem enthalten viele Rechnungsvorlagen für Fotografen ein Feld für ein Logo. Wenn du also eine dieser Vorlagen verwendest und kein eigenes Logo hast, kann deine Rechnung so aussehen, als würde etwas fehlen.
Bild über Hloom
Wo du kostenlose Rechnungsvorlagen findest
Es gibt viele Stellen im Internet, an denen du kostenlose Rechnungsvorlagen für die Fotografie finden kannst. Aber einige sind besser als andere.
Du kannst zum Beispiel eine Reihe von Rechnungsvorlagen für Word und Excel über die Microsoft Office Website. Diese Vorlagen sind zwar gut geeignet, aber sie sind nur allgemeine Vorlagen und enthalten Überschriften für Informationen, die du wahrscheinlich nicht brauchst.
Wenn du hingegen eine Vorlage wählst, die speziell für die Fotografie entwickelt wurde, kann sie deine Rechnungsstellung vereinfachen. Hier findest du einige tolle Rechnungsvorlagen für Fotografen, die du kostenlos verwenden kannst.
Rechnung einfach
Diese Rechnungssoftware bietet mehrere kostenlose Rechnungsvorlagen für die Fotografie an, und jede Vorlage ist für eine andere Art von Fotografenjob gekennzeichnet, z. B. "Event", "Freiberufler" und "Fotoassistent". Der Hauptunterschied zwischen den Vorlagen besteht darin, ob sie für die Abrechnung nach Stundensätzen oder Pauschalbeträgen eingerichtet sind.
Die Standard-Rechnungsvorlagen für Fotografen können nur im Excel-Format heruntergeladen werden, wenn das nicht dein bevorzugtes Programm ist. Auf der Website kannst du die Vorlagen jedoch online anpassen und sie dann ausdrucken oder als PDF herunterladen.
Das bedeutet, dass du den Online-Editor nutzen kannst, um das Design, die Farben und das Layout anzupassen und dann alle Informationen einzugeben, um die Rechnung zu vervollständigen, ohne dass du ein Konto erstellen musst. Als Bonus kann dieser Generator für Fotorechnungen automatisch die Steuern berechnen und einschließen.
FreshBooks
Das Buchhaltungsunternehmen FreshBooks bietet verschiedene kostenlose Vorlagen für Fotorechnungen an. Die Website bietet auch die Möglichkeit, eine Vorlage online anzupassen, aber dafür musst du ein kostenloses Konto einrichten, um diese Funktion nutzen zu können.
Wenn du auf der Suche nach einer attraktiven Rechnungsvorlage bist, die du in einer Vielzahl von Dateiformaten herunterladen kannst, ist dies eine tolle Option.
Hloom
Dieses Unternehmen hat sich auf den Verkauf von Lebenslaufvorlagen spezialisiert, bietet aber auch eine Reihe von kostenlosen Rechnungsvorlagen zum Download an, darunter einige tolle Optionen für Fotografen.
Im Vergleich zu den anderen Vorlagen auf dieser Liste sind die von Hloom angebotenen ein wenig geschäftsmäßiger und minimalistischer. Wenn du also eine Rechnung suchst, die direkt auf den Punkt kommt und keine ablenkenden Farben oder unnötigen Designelemente enthält, bist du hier genau richtig. Hloom bietet mehrere Vorlagen an, die alle Arten von Rechnungen enthalten, die du brauchst.
Zeige deinen Kunden, dass du ein Profi bist
Bei all der Konkurrenz da draußen kann es schwer sein, sich als professioneller Fotograf einen Namen zu machen. Wenn du gerade erst anfängst und versuchst, dir einen Ruf aufzubauen, solltest du alles tun, um deinen Kunden zu zeigen, dass du ein Profi bist.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, das zu tun. Nur einige davon sind:
Erstelle eine großartige Fotografie-Website um potenzielle Kunden anzulocken und dein Talent zu zeigen.
Erstelle eine Strategie für soziale Medien um für dein Unternehmen zu werben.
Verwende Studio Management Software damit du den Überblick über alle deine Termine, Finanzen, den Schriftverkehr mit Kunden und vieles mehr behältst.
Veröffentliche deine Arbeit von einer angesehenen Zeitschrift oder Website.
Nimm an Fotowettbewerben teil um mit dem Sammeln von Lorbeeren zu beginnen.
Deine Rechnungen sind nur ein weiteres Mittel, um deine Kunden zu überzeugen, wiederzukommen. Und wenn du diese Tipps umsetzt, wirst du im Handumdrehen perfekte Rechnungen erstellen, die deine Kunden beeindrucken.
Willst du mehr Tipps für dein Fotogeschäft? Schau dir diese Leitfäden an!
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