Die besten Produktivitäts-Tipps von vielbeschäftigten Designern

Ständig vernetzt zu sein, mag entscheidend für den Erfolg im Beruf sein, aber wenn du nie offline gehst, kann das deine Produktivität beeinträchtigen.

Endlose E-Mails, die im Sekundentakt eintreffen, ständige Benachrichtigungen über neue Projekte von Kolleginnen und Kollegen - da kann man schnell überfordert sein. Wie bleibst du am Ball und bewahrst dir einen kreativen, offenen Geist, wenn du so viel zu tun hast und der Druck, dich nie abzumelden, so stark ist?

Wie wir arbeiten ist ein Projekt, das die Kämpfe und Belohnungen der Arbeit zeigt, die dir wichtig ist. Amandah Wood und Matt Quinn konzentrieren sich auf Menschen in kreativen und technikbasierten Bereichen und arbeiten zusammen, um herauszufinden, wie die Menschen in den unterschiedlichsten Berufen ticken.

In Zusammenarbeit mit Ways We Work haben wir ein paar Ratschläge zusammengestellt, wie du deine Produktivität bei der Arbeit maximieren kannst, ohne deine Kreativität zu opfern. Diese fünfzehn Designer Dazu gehören Fachleute bei Facebook, Google, Instagram und Mozilla sowie Freiberufler und Unternehmer.

Lies weiter, um ihre Ratschläge zu erfahren, wie man mit zu vielen E-Mails umgeht, wie man sich bei der Arbeit von zu Hause aus konzentrieren kann, wie man das Beste aus der Prokrastination herausholt und weitere Tipps für einen besseren, produktiveren Arbeitstag.

1. E-Mails kurz halten

Neben der Arbeit am Design-Blog Design*Schwamm, Sabrina Smelko ist eine freiberufliche Illustratorin und Designerin. Die Trennung von Arbeit und Freizeit kann schwierig sein, wenn man mehrere berufliche Positionen hat.

Früher beantwortete Smelko E-Mails nur während der Arbeitszeit und tat ihr Bestes, um ausführliche und wohlüberlegte Antworten zu geben. Aber sie merkte schnell, dass sich dadurch die E-Mails stapelten, ohne dass sie beantwortet wurden.

Jetzt gibt sie sich "die Erlaubnis, einfach zurückzuschreiben: 'Hey, ich habe das hier, ich gebe dir Bescheid, wenn es veröffentlicht wird oder ich gebe dir das Veröffentlichungsdatum bekannt'".

Smelko sagt: "Ich glaube, das beste Mittel dafür war eine Signatur auf meinem Handy, die besagt: 'Von meinem Handy gesendet, entschuldige die Kürze'. Das gab mir die Erlaubnis, mich zu entspannen."

2. Echte Gespräche führen

Shaun Tollerton ist ein Designer bei ustwo. Er weiß, wie stressig es sein kann, mit E-Mails Schritt zu halten. Egal, wie viele Antworten du verschickst, es kann sich unmöglich anfühlen, jemals einen leeren E-Mail-Posteingang zu haben.

"Ich liebe es, den Posteingang auf Null zu setzen", sagt Tollerton. "Ich flippe ein bisschen aus, wenn die Zahl der ungelesenen E-Mails über zehn steigt. Ich versuche, so schnell wie möglich zu antworten, aber es gibt auch andere Lösungen, die ich hilfreich finde. Wenn man sich so oft wie möglich in der realen Welt unterhält, braucht man weniger E-Mails. Slack hat mir auch sehr geholfen, denn dort kann ich mit dem Team, mit dem ich gerade arbeite, chatten, Leuten direkt Nachrichten schicken und bei Bedarf allgemeine Gespräche führen." Es gibt mehr als nur E-Mails, um mit Kollegen zu kommunizieren.

3. Offline gehen

Aarron WalterVizepräsidentin für Design-Ausbildung bei der Design-App InVisionIn seiner neuen Position arbeitet er aus der Ferne. Außerhalb des Büros zu arbeiten bedeutet, neue Methoden zu finden, um motiviert zu bleiben.

"Wenn ich mich konzentrieren und wirklich produktiv sein muss, schalte ich das Internet einfach aus", sagt Walter. "Das ist wahrscheinlich das beste Werkzeug für mich - der Aus-Schalter. Ich habe das Verlangen, morgens meine E-Mails zu checken, aber ich merke, dass ich dann viel weniger kreativ und produktiv bin. Stattdessen versuche ich, sie am Ende des Tages zu checken, denn morgens ist mein Kopf am klarsten. Wenn ich ihn mit all diesen verschiedenen Inputs vollstopfe, ist es schwer, produktiv zu sein."

4. Gewohnheiten bilden

Geoff Teehanein Direktor für Produktdesign bei FacebookEr glaubt, dass es wichtig ist, Gewohnheiten zu entwickeln, um zu wachsen.

"Es ist leicht, bequem und selbstgefällig zu werden", sagt Teehan, "und dann hört man auf zu wachsen oder findet sich in weniger idealen Situationen wieder. Ich glaube fest daran, dass man sich Gewohnheiten aneignen sollte. So habe ich eine Kehrtwende bei meiner Gesundheit gemacht und meine Arbeitsweise geändert. Ich verpflichte mich, etwas sechzig Tage lang zu tun, damit es hängen bleibt - so lange brauchen wir, um Gewohnheiten zu entwickeln.

Teehan betont auch die Verwendung von Listen und realistischen Erwartungen. "Ich habe keine Prioritätenliste für die Arbeit und keine für das Privatleben", sagt er, "ich habe eine Liste und setze Prioritäten für alles. Egal, ob es sich um einen Anruf, ein Meeting, eine Rekrutierungssache, einen Brief, einen Termin für den Fahrdienst handelt... All diese Dinge stehen auf der Liste. Ich schaue mir die Liste jeden Tag an und entscheide, was ich erledigen will."

5. Habe eine starke Stimme

Mozilla Stiftung Designdirektor Cassie McDaniel ist eine vorausschauende Designerin, die zusammen mit ihrem Mann die Plattform Frauen & & Technik um die Leistungen von Frauen in der Technik hervorzuheben.

McDaniel glaubt, dass es wichtig ist, sich bei der Arbeit zu Wort zu melden. "Es ist wichtig, für sich selbst einzutreten und eine Meinung zu haben", sagt sie. "Das sind die wichtigsten Dinge. Vor allem bei Frauen, die meiner Meinung nach etwas leiser sind oder beim ersten Mal nicht gehört werden und sich deshalb nie wiederholen. Das passiert natürlich auch bei Männern. Und natürlich liegt es nicht nur an ihnen - wir alle sind verantwortlich für eine Kultur, in der laute Stimmen gegenüber leisen Stimmen bevorzugt werden, aber auch die leisen Stimmen müssen ihren Teil dazu beitragen, aus ihrer Komfortzone herauszuwachsen."

6. Trenne das Persönliche vom Beruflichen

Sanja Čežek ist Designer, Art Director und Mitbegründer von Fuchs+Dachs.

"Viele der besten Ratschläge, die ich erhalten habe, stammen von meinem Vater", sagt Čežek. "Er sagte immer: 'Wenn du zur Arbeit kommst, schließe die Tür. Wir alle haben Probleme, aber wenn du zur Arbeit kommst, schließe die private Tür und öffne die geschäftliche Tür."

7. Tägliches Projektmanagment

Emily Haasch ist der leitende Designer für Elektrische Objektedas Bildschirme herstellt, die neue Wege zur digitalen Darstellung von Kunst ermöglichen. Bevor er für EO arbeitete, war Haasch Lead Designer für das beliebte Spiel Cards Against Humanity.

Haasch hat festgestellt, dass die Arbeit als leitender Designer die Fähigkeit erfordert, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und sich täglich über alle laufenden Arbeiten zu informieren. "Es ist wichtig, sich jeden Tag ein wenig Zeit für ein schnelles Projektmanagement zu nehmen", sagt Haasch. "Normalerweise nehme ich mir in der ersten halben Stunde des Tages eine Auszeit und gehe meine Aufgaben für die laufende und die kommenden Wochen durch, wobei ich Konflikte, E-Mails, die ich verschicken muss, Briefings, zu denen ich mehr Informationen brauche, Freiberufler, mit denen ich mich abstimmen muss, und andere Aufgaben identifiziere.

8. Start Einfach

Huda Idrees leitet die Produkt- und Designteams beim Online-Aktienportfolioverwalter Wealthsimple.

Huda sagt, wenn ihre Teams an neuen Designprojekten arbeiten, "versuchen sie, den allerersten Schritt zu denken, den wir machen können, um unser Ziel zu erreichen. Wir entwickeln entweder die einfachste Version eines Prozesses oder eines Produkts und iterieren von dort aus. Das hat uns sehr geholfen. Es hat uns geholfen, Dinge wirklich schnell auf den Markt zu bringen. Ich versuche, diese Denkweise auf alles anzuwenden, was ich tue. Wenn ich zum Beispiel unsicher bin oder mich beim Design überfordert fühle, überlege ich mir, welchen ersten Schritt ich machen kann.

9. Block Off Zeit

Matt Quinn ist ein digitaler Produktdesigner und Fotograf. Freiberufliche Arbeit bedeutet, dass du deinen eigenen Zeitplan erstellen musst, und Quinn betont, wie wichtig eine effektive Zeitplanung für den Erfolg ist.

"Durch das Einrichten von Zeitblöcken bleibe ich gesund", sagt er. "Verschiedene Blöcke haben unterschiedliche Aufgaben. Normalerweise beginne ich meinen Tag mit einem kleinen Block von zehn bis 60 Minuten, in dem ich mich um E-Mails und geschäftliche Angelegenheiten kümmere. Je nach Projekt, an dem ich arbeite, folgt dann ein vier- bis sechsstündiger Block, in dem ich programmiere oder schreibe. Ich versuche, mich innerhalb des Zeitblocks auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren."

"Ich habe mein Handy während der Blöcke vor mir", fügt Quinn hinzu, "und wenn eine Nachricht wichtig genug ist, um die Konzentration zu unterbrechen, mache ich eine Pause, aber meistens notiere ich mir die E-Mail und antworte dann, wenn ich mit dem aktuellen Block fertig bin. Die meiste Zeit verwalte ich diesen Prozess in meinem Kopf und er ist ziemlich organisch, je nach den Prioritäten des Tages. Wenn es etwas hektisch wird, verwende ich Google Calendar als Backup, damit ich nicht den Überblick verliere. Das funktioniert nicht immer und in diesen Fällen nehme ich einfach alles so, wie es kommt."

10. Auf der Spur bleiben

Sebastien Gabriel arbeitet für Google als Designer für die Chrom Team. Da Chrome für seine Effizienz bekannt ist, ist es keine Überraschung, dass auch Gabriels Ratschläge einfach, aber effektiv sind:

"Komm auf den Punkt", sagt er. "Das gilt für alles. Irgendwann musst du einfach alles, was du tust oder sagst, optimieren, um auf den Punkt zu kommen. Alles andere ist nur Lärm. Das ist etwas, das ich sowohl aus der E-Mail-Perspektive als auch aus der Designperspektive als nützlich empfunden habe. Das gilt auch für unsere Arbeit im Bereich UX/UI - wir sollten immer daran denken, auf den Punkt zu kommen. Denke nicht außerhalb deines Ziels."

11. Produktiv prokrastinieren

Chantal Jandard ist eine UI/UX-Designerin, deren bester zeitsparender Trick darin besteht, Momente der Prokrastination für produktive Aufgaben zu nutzen. Manchmal brauchst du einfach eine Pause von dem Projekt, an dem du gerade arbeitest - aber das muss nicht bedeuten, dass du dir ziellos YouTube-Videos ansiehst oder durch deinen Facebook-Feed scrollst.

"Anstatt zum tausendsten Mal Instagram zu checken, schnappe ich mir meine To-Do-Liste und nehme mir vor, statt der anstehenden Aufgabe etwas anderes darauf zu tun", sagt Jandard. "So wird wenigstens etwas Sinnvolles getan."

Eine Auszeit von deiner Arbeit kann hilfreich sein, wenn du an einer schwierigen Aufgabe festhängst. Nutze sie einfach, um andere notwendige Ziele zu erreichen.

12. Bitte um Hilfe, wenn du sie brauchst

Ken Wong ist ein leitender Designer und Künstler bei ustwodas Studio hinter dem erfolgreichen iOs-Spiel Monument Valley. Wong weiß aus erster Hand, dass das Entwerfen und Entwickeln von Videospielen eine Menge Problemlösungen erfordern kann. Da Designerinnen und Designer wie er meist in kleinen Teams arbeiten, ist die Beziehung, die sie zu ihren Kolleginnen und Kollegen aufbauen, entscheidend für den Erfolg des fertigen Produkts.

Wong betont, wie wichtig es ist, Kollegen um Hilfe zu bitten, wenn es nötig ist, vor allem wenn man an schwierigen neuen Projekten arbeitet. "Vor allem das letzte Jahr war wirklich hart", erzählt er. "Das VR-Projekt, an dem wir gearbeitet haben, Lands End, schien eine Herausforderung nach der anderen zu sein. Es gab technische Herausforderungen, persönliche Herausforderungen und visuelle und gestalterische Herausforderungen. Das hat uns sehr zu schaffen gemacht; die Moral war wirklich am Boden. Aber wir haben uns durchgekämpft und einen Fuß vor den anderen gesetzt.

"Um Hilfe zu bitten, ist nützlich", sagt Wong. "Wenn du nicht weißt, was du tun sollst, oder wenn du weißt, was du tun sollst, es aber wirklich schwierig ist, frag einfach jemand anderen im Team: 'Hey, was denkst du darüber? Ich stehe vor diesem Problem und es ist schwierig, und es fällt mir sehr schwer. Manchmal reicht es schon aus, mit einem Teammitglied darüber zu sprechen, um das Rad sozusagen abzuschmieren.

13. Raus aus deiner Komfortzone

Nathan Garvie ist ein Designer bei Facebook. Gravie hat eine schnell wechselnde und wachsende Karriere als Designer hinter sich, und bei Facebook ist er zwischen einem Produktdesigner und einem Lead Designer angesiedelt.

"Seit ich meinen Abschluss gemacht habe, habe ich immer versucht, auf Dinge zuzugehen, vor denen ich Angst habe", erzählt Garvie. "Als ich mich für Jobs beworben habe, gab es Stellen, vor denen ich Angst hatte, und andere, vor denen ich keine Angst hatte, und das ist normalerweise ein guter Indikator dafür, dass dein Bauchgefühl dir sagt, dass es etwas ist, dem du nachgehen solltest.

Ein bisschen Angst vor einer neuen Chance oder Position zu haben, kann bedeuten, dass es sich wirklich lohnt, danach zu streben - es ist gut, manchmal aus deiner Komfortzone herauszukommen.

14. Sei optimistisch

Darrin Henein, der Designleiter bei Mozilla Firefox mobilEr macht deutlich, warum Optimismus so wichtig für den Erfolg ist.

"Ich denke, eines der wertvollsten Dinge, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe, ist es, übermäßig opportunistisch zu sein", sagt Henein. "Ich versuche immer, mir eine Situation oder ein Problem anzuschauen und herauszufinden, wie es weitergehen kann, damit es aufwärts geht. Kein Problem ist zu groß, um es zu lösen - das habe ich auch in meinem Privatleben gelernt. Als ich jünger und weniger reif war, habe ich leichter das Handtuch geworfen, wenn es schwierig wurde. Ich habe im Laufe der Zeit gelernt, dass Dinge, die es wert sind, getan zu werden, Arbeit erfordern, und sie sind hart. Du musst dich nur durch die schwierigen Phasen durchkämpfen."

15. Kommunikation ist der Schlüssel

Alexander Mayesein Produktdesigner bei Instagrambetont die Bedeutung von Soft Skills.

"Viele Designer konzentrieren sich darauf, ein wirklich gut gemachter Künstler zu sein, und sie konzentrieren sich auf Perfektion, aber sie vergessen, wie man tatsächlich kommuniziert und mit anderen Menschen umgeht", erklärt Mayes. "Wenn du jemals eine Führungsposition einnehmen oder in der Welt erfolgreich sein willst, musst du in der Lage sein, Menschen zu beeinflussen und mit ihnen auf sinnvolle Weise umzugehen.

Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten können bei der Arbeit als Designer/in in einem großen oder kleinen Unternehmen viel bewirken. Nimm dir die Zeit, deinen Kolleginnen und Kollegen wirklich zuzuhören, wenn sie etwas zu sagen haben, und wenn du Feedback geben oder ein Problem besprechen willst, achte darauf, dass deine Kritik konstruktiv und rücksichtsvoll ist. Wenn du Missverständnisse bei der Arbeit vermeidest, kannst du viel Zeit sparen und deine Produktivität steigern.

16. Lass dich von Produktivitäts-Tipps nicht stressen

Designer und freiberuflicher Autor Jamie Veron hat einen treffenden Rat für unseren letzten Tipp. Sie merkt an, dass die Regeln und der Druck, optimal effizient zu sein, manchmal destruktiv sein können:

"Auf der anderen Seite finde ich Routinen und Produktivitätstipps toll", sagt sie. "Wenn sie dir aber noch mehr Stress bereiten, weil du das Gefühl hast, sie nicht perfekt einhalten zu können, stehen sie dir im Weg. Mach dich nicht unglücklich, nur um eine Routine einzuhalten. Sie soll dir eigentlich helfen. Wenn sie dir nicht hilft, warte, bis sie dir wirklich hilft."

Prüfe, welche Tipps für dich am besten funktionieren. Probiere sie eine Zeit lang aus, aber wenn sie zu Stress beitragen und keine große Wirkung zeigen, dann lass sie weg. Nicht alle Ratschläge funktionieren für jeden.