Schauderst du jedes Mal vor Angst, wenn du dich in deine E-Mail einloggst? Ist deine Unterordnerliste außer Kontrolle geraten? Lachen deine Freunde über die riesige Zahl über dem E-Mail-Symbol auf deinem Telefon? Klingt, als bräuchtest du Hilfe, um die Kunst des E-Mail-Managements zu meistern! Keine Angst - wir sind hier, um unseren Kolleginnen und Kollegen bei der E-Mail-Verwaltung zu helfen, von unserer Lieblings-E-Mail-Verwaltungssoftware bis hin zu unseren besten Tipps zur Verwaltung des Posteingangs.
Aber zuerst...
Warum ist E-Mail-Management so wichtig?
Als Kreativer verbringst du wahrscheinlich die meiste Zeit mit deiner Arbeit und schiebst Verwaltungsaufgaben vor dir her, wo du nur kannst. Das führt oft dazu, dass du aufholen musst und wertvolle Wochenenden verlierst, weil du dich durch deine Rechnungen oder den überquellenden Posteingang quälst. Schlimmer noch: Diese Verwaltungsaufgaben können sich auf deine aktuell Arbeit, sei es, dass du eine wichtige Kunden-E-Mail verpasst oder eine Rechnungsfrist versäumst. Deshalb ist es so wichtig, die E-Mail-Verwaltung zu beherrschen. So hast du mehr Zeit für die wichtigste Aufgabe überhaupt - nämlich großartige Arbeit für deine Kunden zu leisten. Online-Portfolio-Websitedamit du mehr Kunden gewinnen kannst.
(Du hast noch kein Online-Portfolio? Kein Problem! Verwende ein Website-BaukastenDu kannst in wenigen Minuten ein wunderschönes Online-Portfolio erstellen. Achte darauf, dass du eine mit schöne Vorlagen damit du deine tolle Arbeit zeigen und deine Kunden beeindrucken kannst! Es lohnt sich auch, ein Modell zu wählen, das eine eingebauter Blogdie sich hervorragend eignet, um mehr Besucher auf deine Website zu bringen, und eine Online-Ladenfür den Fall, dass du deine Waren direkt von deinem Online-Portfolio aus verkaufen möchtest).
Ich freue mich darauf, mehr Zeit zu haben, um kuratieren. dein Portfolio? Lass uns diese Strategien zur E-Mail-Organisation besprechen, damit du im Handumdrehen keinen Posteingang mehr hast!
1. Chill Out
Einer der größten Fehler, den man bei der Organisation des Posteingangs machen kann, ist, sich zu sehr zu stressen, um alle E-Mails auf einmal zu bewältigen. Entspann dich! Ein leerer Posteingang ist ein großartiges Ziel, aber du solltest dich auch nicht selbst dafür bestrafen, dass du ungelesene E-Mails hast, wenn du so beschäftigt bist, wie du es bist, nämlich mit dem Verfassen von Designoptionen für Kunden oder die Planung deiner nächsten TFP-Dreh. Der beste Weg, E-Mails zu verwalten, ist ironischerweise, dem Drang zu widerstehen, deinen Posteingang ständig zu überprüfen. Das ist auch ein guter Weg, um deine Selbstfürsorge.
2. Nimm dir bestimmte Zeiten für die Beantwortung von E-Mails vor
Wie oft nimmst du nach dem Aufwachen dein Telefon in die Hand und checkst deine E-Mails? Jeden Tag, richtig? Stopp! Eines der besten Dinge, die Künstler/innen für sich selbst tun können, ist, sich um die kleinen Dinge zu kümmern, einen Schritt nach dem anderen. Plane bestimmte Zeiten am Tag ein, um deinen Posteingang aufzufüllen. Wir wissen, dass es verlockend ist, einen Blick darauf zu werfen, aber du musst dich an den Plan halten! Das reduziert den Stresspegel und ist außerdem gut für Zeitmanagement: Du wirst produktiver sein, weil du nicht alle 60 Sekunden deinen Posteingang überprüfen musst.
Du hast noch E-Mails zu bearbeiten und deine Zeit ist um? Geh weg vom Posteingang! Genauso wichtig ist es, die Zeit zu begrenzen, die du in deinem Posteingang verbringst, um deine E-Mails zu organisieren.
3. Verwende die Zwei-Minuten-Regel
Befindet sich in deinem Posteingang etwas, für dessen Beantwortung du zwei Minuten oder weniger brauchst? Versuche, es sofort zu beantworten. Das hilft, deinen Posteingang zu frei von UnordnungAber es hilft dir auch, die Zeit, die du mit dem Abarbeiten von E-Mails verbringst, für Dinge zu nutzen, die etwas mehr Zeit und Aufmerksamkeit erfordern.
4. Ordentlich halten
Das Markieren von E-Mails scheint im ersten Moment eine gute Idee zu sein, aber in den meisten Fällen vergrößerst du damit nur deine zukünftige Arbeitsbelastung. Nimm es mit dir selbst leicht und Ordnung halten. Die Einstellungen deines E-Mail-Kontos sind leicht anpassbar. Du bist ein kreativer Mensch: Visuelles ist dein Ding, warum also nicht auch in deinen E-Mail-Einstellungen? Wer sagt, dass die Verwaltung des E-Mail-Posteingangs keinen Spaß machen kann? Versuche, deine E-Mails farblich zu kennzeichnen und die Nachrichten in verschiedenen Ordnern zu organisieren. Verschiedene Ordner, die sich auf bevorstehende Termine oder Ereignisse beziehen, können ebenfalls helfen, deinen Posteingang zu organisieren. Filter und Ordner sind großartige Werkzeuge für die E-Mail-Verwaltung, mit denen du schnell den Dreh raus hast und die dir das Leben sofort leichter machen, wenn du sie erst einmal verinnerlicht hast.
5. E-Mail-Management-Software ausprobieren
Es gibt heute viele gute E-Mail-Management-Systeme auf dem Markt. Postbox Express ist eine großartige E-Mail-Verwaltungssoftware, die Freiberuflern und Kreativen helfen kann, ihren Posteingang zu organisieren. Und sie ist kostenlos! Das E-Mail-Ablagesystem organisiert deine E-Mails für dich, indem es verschiedene Tabs erstellt, ähnlich wie ein Webbrowser. Außerdem kannst du mit Postbox Express ganz einfach Dinge auf deinen Social-Media-Konten posten sowie Profilfotos und Adressbücher direkt in dein Facebook oder LinkedIn importieren. Dies ist nur ein Beispiel von vielen E-Mail-Management-Systemen, die ähnlich fantastische Lösungen für die E-Mail-Archivierung bieten, damit du den Überblick über deine aufregenden neuen Karriereaussichten behältst. Hier sind ein paar andere, die wir mögen:
Edison Mail: Hat einen integrierten Assistenten, der E-Mails für dich kategorisiert, eine superschnelle Suche und intelligente Benachrichtigungen.
Posteingang, wenn bereit: Diese Chrome-Erweiterung verbirgt deinen prall gefüllten Posteingang vor dir, damit du in Ruhe E-Mails verfassen kannst, ohne Stress im Posteingang.
E-Mail an Deck: Verwende eine kostenlose, temporäre E-Mail-Adresse, um dich für Dinge anzumelden (ohne deine aktuell E-Mail Adresse auf allen Listen!).
Du kannst mehr erfahren lustige Optionen hier.
6. Führe echte Gespräche, wenn du kannst
E-Mail-Threads, die durch eine schnelle E-Mail ersetzt werden können in Echtzeit chatten sind der Fluch für jeden Berufstätigen. Was kannst du tun, um dieses Problem zu lösen? Sei proaktiv und hilf allen, die E-Mail-Flut zu vermeiden. Sei derjenige, der Gespräche von Angesicht zu Angesicht initiiert, und ermutige andere, auf ähnliche Weise mit dir zu kommunizieren. Es gibt auch eine Reihe von Messaging-Apps, mit denen du dich, deine Kollegen oder Kunden auf dem Laufenden halten kannst. Slack ist eine großartige Option, um in Kontakt zu bleiben, und ist auch unter Kreativen sehr beliebt.
7. Vorlage Antworten erstellen
Wahrscheinlich ertappst du dich viel zu oft dabei, dass du dreißig verschiedenen Leuten in der Woche genau die gleiche Antwort schreibst. Deine Dankesnachricht an die Kunden ist immer ziemlich standardisiert, und auch deine Erläuterungen zu deinem Portfolio oder deinen Preisen sind meist genau gleich. (Profi-Tipp: deine Preise festlegen in deinem Portfolio, damit du nicht so viele E-Mails verschicken musst!) Ein wichtiger Tipp für den Posteingang: Antwortvorlagen! Erstelle im Voraus eine Reihe von automatischen Antworten für verschiedene gängige Szenarien. So kannst du deine wertvolle Zeit besser für den Aufbau deines Online-Portfolios nutzen.
8. Rationalisiere deinen Kundenprüfungsprozess
Das scheinbar endlose Hin und Her von Kunden-E-Mails zu verwalten, kann extremes Kopfzerbrechen bereiten. Eine Möglichkeit, deine E-Mail-Organisation in den Griff zu bekommen? Besorge dir eine Website mit Integrierte Online-Prüfung durch den Kunden. Auf diese Weise kannst du all die riesigen Dateien, die zur Genehmigung und Überarbeitung verschickt werden, einsparen und alles von deinem Online-Portfolio aus verwalten.
9. Versuche die 80/20-Regel
Dieses Konzept, das oft in Wirtschaft-kann auf so ziemlich alles angewendet werden... auch auf die E-Mail-Verwaltung. Die allgemeine Idee ist, dass 80% Ergebnisse aus nur 20% Aktionen entstehen. Wenn es darum geht E-Mail-ManagementStellen Sie sich zunächst die Frage, welche E-Mails den größten Nutzen für Sie haben (d. h. was ist Deine 20%?), und ergreife Maßnahmen, um diese großen Ergebnisse zu erzielen. Priorisiere E-Mails, die zu neuen Kunden, Vorstellungsgesprächen und Networking-Gelegenheiten führen, und du wirst wahrscheinlich eine enorme Verbesserung deiner Gesamtproduktivität feststellen.
Jetzt, wo du diese Liste mit Tipps für deinen Posteingang hast, die dir helfen, dein E-Mail-Management zu verbessern, ist der begehrte Null-Status in greifbarer Nähe - viel Glück!
Willst du mehr Tipps zur Organisation?
8 Ideen für dein Home Office, damit du von zu Hause aus arbeiten kannst wie ein Boss
Die Apps, die Künstler nutzen, um ihre Kreativität zu steigern und ihre Arbeit zu erledigen
Die besten Produktivitäts-Tipps von vielbeschäftigten Designern
DE 
EN 
FR 
ES 
PT 