Jeder Fotograf weiß, dass die Kunden unterschiedliche Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit kreativen Fachleuten mitbringen. Viele kommen auch mit ihren eigenen Erwartungen. Wenn es um Immobilienfotografie geht, steht besonders viel auf dem Spiel, denn die Immobilien sind teuer und der Kunde möchte möglichst ansprechende Bilder einfangen.
Um dich in dieser Branche zurechtzufinden, solltest du dich mit einem Immobilienfotografie-Portfolio und ein Vertrag für Immobilienfotografie ist eines der klügsten Dinge, die du tun kannst. Wenn du für alle deine Projekte einen Vertrag abschließt, schützt du dich und dein Unternehmen vor unangenehmen Interaktionen mit dem Kunden und stellst sicher, dass du am Ende des Tages auch bezahlt wirst.
In diesem Artikel findest du Tipps für die Erstellung des Vertrags und wichtige Dinge, die Fotografen beachten müssen, wie z.B. die Geschäftsbedingungen, die Zahlungsfristen, die zu erbringenden Leistungen und mehr.
Brauchst du Verträge für Fotoshootings von Immobilien?
Wenn du immer noch glaubst, dass du keinen Fotografenvertrag brauchst, stell dir folgendes Szenario vor: Nachdem du deine Dateien verschickt hast und dich über eine gut gemachte Arbeit freust, bekommst du eine E-Mail zurück. Der Kunde hat erwartet, dass du mehr Fotos von der Immobilie lieferst, und sagt, dass er die Zahlung zurückhält, bis du seine Forderung erfüllst. Um die zusätzlichen Bilder zu machen, müsstest du jedoch zum Objekt fahren, einen Zeitpunkt finden, an dem der Immobilienmakler dich in das Objekt lässt - was zusätzliche Kosten verursacht -, die Bilder aufnehmen und sie bearbeiten - und das alles aus deiner eigenen Tasche. Wenn du jedoch mit einem Vertrag beginnst, hast du eine konkrete Vereinbarung, auf die du dich berufen kannst und in der die von dir zu erbringenden Leistungen aufgeführt sind.
Gründe, als Fotograf einen Vertrag für Immobilienfotografie zu haben
Es gibt viele Gründe dafür, dass du einen Vertrag brauchst und nicht nur ein "Nice-to-have". Dazu können gehören:
Anforderungen an den Arbeitsbereich. Die Fotografie von Gewerbeimmobilien ist mit hohen Erwartungen an die Qualität und die Formatkonventionen verbunden, z. B. Aufnahmen aus bestimmten Winkeln und Höhen im Innen- und Außenbereich. Aufgrund des hohen Koordinationsaufwands und der Menge der aufgenommenen, bearbeiteten und gelieferten Bilder fallen in der Regel auch höhere Gebühren an.
Portfolioarbeit. Als Immobilienfotograf/in wirst du irgendwann von einem anderen Immobilienprofi, z. B. einem Immobilienplaner, einem Immobilienmakler, einem Bauunternehmen oder einem anderen Bauunternehmer, gebeten, Fotos für ihr Portfolio zu machen. In diesen Fällen ist es ratsam, die andere Partei einen Vertrag unterschreiben zu lassen. Der einzige Weg, um sicherzustellen, dass du dafür bezahlt wirst, ist, den Umfang und die Grenzen der Nutzung deiner Fotos festzulegen, wenn du sie an den Kunden übergibst. In diesem Fall schützt dich der Vertrag auch rechtlich, wenn der Kunde deine Fotos zur Werbung für deine Arbeit nutzt, ohne dich darüber zu informieren, um zusätzliche Zahlungen zu vermeiden.
Ausschließlichkeit. Manchmal möchten Kunden, dass du dich für eine bestimmte Zeit ausschließlich auf ihre Projekte konzentrierst. In solchen Fällen ist es wichtig, einen Vertrag zu haben, der regelt, was gegen die Exklusivitätsklausel verstößt und was nicht. Zum Beispiel sollte dein Kunde in der Lage sein, eine vereinbarte Anzahl von Projekten über einen bestimmten Zeitraum anzubieten, die es dir ermöglicht, deine Gewinnziele zu erreichen. Außerdem ist es wichtig, die Dauer der Exklusivität zu kennen, bevor du deine Entscheidung triffst. Exklusivverträge kommen oft zustande, nachdem ein langjähriges Vertrauensverhältnis zwischen dem Kunden und dem Fotografen aufgebaut wurde, daher kann eine sorgfältige Prüfung des Projekts den Unterschied zwischen einer abgebrochenen und einer florierenden Geschäftsbeziehung ausmachen.
Straffällige Kunden. Manchmal bekommst du schon zu Beginn deiner Interaktion mit einem Kunden das unangenehme Gefühl, dass eure Arbeitsbeziehung nicht einfach sein wird. Vielleicht ändern sie immer wieder ihre Meinung, oder sie haben Probleme mit dem Geldfluss, die sie daran hindern könnten, eine Zahlung zu leisten. Manchmal können sich scheinbar perfekte Kunden über Nacht in Probleme verwandeln, indem sie unangemessene Forderungen stellen und sofortige Aufmerksamkeit verlangen. Jeder Fotograf und jede Fotografin wird mit mindestens einem Problemkunden zu tun haben, der versucht, die Bezahlung als Geisel zu nehmen. Wenn du in diesen Fällen auf eine konkrete Liste von Leistungen in deinem Vertrag verweisen kannst, kann ein konkretes und rechtlich verbindliches Dokument einem "Er sagte, sie sagte, sie sagten"-Krieg ein Ende setzen.
Im Wesentlichen dient ein Fotografenvertrag dazu, Immobilienfotografen vor unvorhersehbaren Faktoren zu schützen, die du nicht kontrollieren kannst, und den Kunden für die Lieferung, die Arbeitsbedingungen und die Vergütung verantwortlich zu machen. Er kann auch für dich von Vorteil sein, wenn es darum geht, wie die Bilder verwendet werden, nachdem du sie dem Kunden zur Verfügung gestellt hast. Wenn du dich von diesen Arbeitsbedingungen angesprochen fühlst, lies weiter, um zu erfahren, wie du einen Vertrag aufsetzen kannst.
Wichtige Elemente eines Vertrags für Immobilienfotografie
Es gibt zwar kein Patentrezept für einen Fotografenvertrag, aber die meisten Verträge haben bestimmte Teile gemeinsam, die den Fotografen strategisch absichern.
Informationen von beiden Parteien;
Geltungsbereich der Vereinbarung;
Buchungs- und Zahlungsdetails
Anforderungen;
Zusätzliche Gebühren;
Lieferung;
Rechte/Lizenzierung;
Eigentum freigeben;
Unterschrift.
Diese Liste mag zwar umständlich erscheinen, aber die gute Nachricht ist, dass du einen Immobilienvertrag nur einmal erstellen musst, um deine Basis zu schaffen. Du kannst dann bestimmte Teile des Vertrages an die Besonderheiten des neuen Projekts anpassen. Wenn du zum Beispiel weiter entfernte Grundstücke fotografieren willst, solltest du eine umfangreichere Reisekostenerstattung in Betracht ziehen.
Außerdem findest du hier nützliche Tipps, was du in den einzelnen Abschnitten deines Vertrags beachten solltest.
Informationen über beide Parteien
Dieser Abschnitt enthält die meisten Kontaktinformationen über beide Parteien an einem zentralen Ort. Dazu gehören vollständige Namen, Postanschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, unter denen beide Parteien erreichbar sind. Diese Informationen werden später auch für die Rechnungsstellung verwendet.
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Dieser Teil der Vereinbarung variiert am meisten zwischen den einzelnen Fotoprojekten. In diesem Abschnitt gibst du Auskunft über den Umfang des Projekts. Achte darauf, dass du ihn abdeckst:
Adresse des zu fotografierenden Grundstücks und die wichtigsten Bereiche, die fotografiert werden sollen
Geplantes Datum der Projektübergabe und andere wichtige Termine (z.B. Triebe)
Die Anzahl und das Format der gelieferten Fotos
Im Vertrag enthaltene Dienstleistungen (Inszenierung, Drohnenaufnahmen, Beleuchtung)
Anzahl der Postproduktionsstunden, die durch den Vertrag abgedeckt sind
Feedback-Runden oder Arbeitsstunden, die durch den Vertrag abgedeckt sind
Art der Übermittlung (E-Mail, temporärer Cloud-Speicher-Link, USB)
Alle zusätzlichen Kundenwünsche
Du solltest versuchen, das Projekt so detailliert wie möglich zu beschreiben, um spätere Unklarheiten oder Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Buchung und Bezahlung
Nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind die Abschnitte über die Buchung und die Bezahlung wohl der zweitwichtigste, wenn nicht sogar der wichtigste Teil des Vertrags, denn er stellt sicher, dass du bezahlt wirst. Dieser Teil des Vertrags enthält Informationen darüber, wer für die Buchung der Dienste der verschiedenen Projektpartner verantwortlich ist und wie die Bezahlung abgewickelt wird. Achte darauf, dass sie enthalten sind:
Liste der Firmennamen von Parteien, die gebucht werden müssen (Beleuchtung, Inszenierung, etc.)
Liste auf, wie viel Zeitaufwand und Unterstützung von jedem Partner benötigt wird
Wer ist für die Buchung ihrer Dienste am Tag des Shootings verantwortlich?
Vergiss nicht, im Abschnitt über die Bezahlung deines Vertrages Informationen über:
Zahlungsfristen (z.B. 30 Tage ab Lieferung der Vermögenswerte)
Wie die Zahlung erfolgen soll (elektronische Überweisung oder Scheck)
Erwäge, bei der Bestätigung des Shootings eine Anzahlung zu verlangen, die entweder einen festen Dollarbetrag oder eine Spanne von 25-50% der gesamten Projektkosten betragen kann.
Lege klar dar, dass die endgültige Lieferung des Vermögenswerts nach der Zahlungsbestätigung erfolgen wird; innerhalb von 12-24 Stunden ist der Industriestandard
Niemand möchte nach dem Versand des Endprodukts auf den Kosten sitzen bleiben. Um dies zu vermeiden, kannst du dem Kunden vor der endgültigen Lieferung Bilder mit geringerer Auflösung und Wasserzeichen zur Überprüfung schicken. Die endgültige Lieferung der Projektdateien sollte erst erfolgen, wenn die Zahlung erfolgt ist.
Grundstücksvorbereitung
In deinem Vertrag solltest du auch angeben, welche Art von Vorbereitung vor oder während des Shootings stattfinden wird. Du solltest zum Beispiel angeben, ob der Fotograf oder ein anderes Unternehmen für die Inszenierung und Beleuchtung zuständig ist. Außerdem solltest du klar festlegen, wer für die Buchung, Koordinierung und Kommunikation mit diesen Parteien verantwortlich ist.
Wenn dein Immobilien-Fotoshooting die Zusammenarbeit mit anderen Vertragspartnern erfordert, solltest du angeben, welche Leistungen der Fotograf von den anderen Parteien erwartet, damit das Shooting erfolgreich verläuft. Außerdem solltest du angeben, wie du für den Fall entschädigt wirst, dass das Fotoshooting verschoben werden muss, weil ein anderer Auftragnehmer nicht verfügbar ist oder die vereinbarten Leistungen nicht erbringen kann.
Änderungen an der Zeitachse
Jedes Projekt beginnt in der Hoffnung, dass alles nach Plan verläuft, aber es ist besser, auf den schlimmsten Fall vorbereitet zu sein. Deshalb sollte dein Vertrag die folgenden Variablen berücksichtigen:
Stornierung. Erwäge, Vertragsstrafen für den Fall vorzusehen, dass der Kunde den Vertrag vor der Fertigstellung kündigt. Du kannst auch Details hinzufügen, je nachdem, in welcher Phase des Projekts die Kündigung erfolgt. Zum Beispiel sind die Aufnahme der Fotos und die Nachbearbeitung zwei große Bereiche, die bei einem Projekt viel Arbeit machen. Überlege dir, ob du eine Stornogebühr für beide Bereiche festlegen willst.
Umplanung. Gib an, welchen Betrag der Kunde zu zahlen bereit ist, falls er eine Verschiebung des Termins oder eine frühere Lieferung als geplant verlangt.
Verspätete Ankunft. Wenn es um Immobilien geht, dürfen Fotografen und Beleuchter das Grundstück nur in Begleitung des Kunden betreten. Um sicherzustellen, dass du für deine Zeit entschädigt wirst, falls der Kunde am Tag des Shootings zu spät kommt, solltest du diese Klausel in deinen Vertrag aufnehmen.
Es mag zwar unangenehm sein, diese Themen zu Beginn eines Projekts mit deinem Kunden anzusprechen, aber wenn du sie in deinen Vertrag aufnimmst, ist es viel einfacher, als wenn du diese Themen ansprichst, ohne die Erwartungen im Voraus festgelegt zu haben.
Rückstellung für Immobilien und Ausrüstung
Der Teil "Eigentum und Ausrüstung" deines Vertrags regelt, welche Soft- und Hardware bei der Erfassung und Bereitstellung der Projektressourcen verwendet wird. Der Zweck dieses Abschnitts ist es, die Erwartungen des Kunden an die Art der Ausrüstung zu erfassen, die im Rahmen des Projekts verwendet werden soll. Dieser Abschnitt kann Folgendes enthalten:
Liste der Kameras, die verwendet werden
Liste der Objektive, die am Tag des Drehs zur Verfügung stehen werden
Jegliche Beleuchtungs- oder Inszenierungsausrüstung, die unter den Vertrag fällt
Informationen über Nachbearbeitungssoftware
Dieser Abschnitt hilft, unangenehme Überraschungen am Tag des Shootings zu vermeiden. Wenn der Kunde zum Beispiel daran gewöhnt ist, ein Weitwinkelobjektiv für Fotos von kleinen Wohnungen zu verwenden, erspart dir dieser Abschnitt, das Foto zu verzögern oder den Kunden warten zu lassen, während du zu dir nach Hause oder ins Studio eilst, um die Ausrüstung zu besorgen, die er für den Job erwartet.
Wenn du ein Anfänger bist, kannst du dir diesen Artikel ansehen, in dem es um 19 Tipps zur Immobilienfotografie.
Reise zum Standort
Wenn es um Immobilienfotografie geht, ist die Reise zum Standort der Immobilie ein ständiger Teil der Arbeit. Daher ist es klug, diese Leistung als Teil der Projektvergütung zu vergüten. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Reisekosten abzurechnen:
Pauschalgebühr. Lege einen Betrag fest, der deine An- und Abreise zum Ort abdeckt.
Kilometer zählen. Ein numerischer Betrag, den du für jeden gefahrenen Kilometer zurückerstattet bekommst. Diese Zahl sollte die aktuellen Benzinpreise berücksichtigen.
Du kannst mit deinem Kunden besprechen, welche Methode er bevorzugt. Ein Tipp: Bei weiter entfernten Standorten kann es sinnvoller sein, dem Kunden keine Pauschalgebühr anzubieten. Achte darauf, dass du die Reisezeit einrechnest, wenn du die Gesamtzahl der Stunden berechnest, die du für ein Projekt benötigst.
Nutzungs- und Lizenzrechte
Informationen zu den Eigentumsverhältnissen sind wichtig, da dies einer der am häufigsten missverstandenen Bereiche der Immobilienfotografie ist, insbesondere bei weniger erfahrenen Kunden. Daher solltest du die Lizenz, die das Projekt abdeckt, klar umreißen, wie z. B.:
Der Ort, an dem deine Arbeit gehostet wird
Falls relevant, Häufigkeit der Verwendung der Bilder im Medium
Falls relevant, Dauer der Nutzung der Bilder, bevor eine zusätzliche Lizenz erworben werden muss
Als Fotograf bleibst du der Eigentümer der Bilder, die du aufgenommen hast. Wenn du dies in deinem Vertrag ausdrücklich festhältst, kannst du sicherstellen, dass du für die spätere Nutzung der Bilder bezahlt wirst. Dies kann in der Klausel über die kommerzielle Nutzung im Vertrag festgehalten werden.
Bedingungen für die kommerzielle Nutzung
Oft möchten Kunden Bilder, die du aufgenommen hast, als Teil von Werbematerialien verwenden, um für ihr Unternehmen zu werben. In diesen Fällen müssen sie für die Lizenzierung der Bilder zahlen, wenn sie außerhalb des ursprünglich geplanten Projekts oder Mediums verwendet werden. Viele Kunden sind sich dieser Bedingung jedoch nicht bewusst und gehen davon aus, dass Fotografinnen und Fotografen mit der Übersendung der fertigen Bilder alle Rechte an den Bildern aufgeben.
Deshalb ist es wichtig, dass du sie darauf hinweist, dass sie eine Lizenz für die Nutzung der von dir zur Verfügung gestellten Bilder in einem bestimmten Kontext erwerben, z. B. für ein Immobilienangebot. Für die weitere Nutzung der Bilder musst du eine kommerzielle Lizenz erwerben und zusätzlich bezahlen.
Sicheres Arbeitsumfeld und Entschädigung
Wie bereits erwähnt, möchte niemand an den schlimmsten Fall denken. Verträge helfen jedoch, Fotografen und Fotografinnen zu schützen, wenn dieser Fall eintritt. Deshalb ist es eine gute Idee, eine Klausel über die Verantwortung des Auftraggebers für sichere Arbeitsbedingungen aufzunehmen. Es ist zum Beispiel vernünftig zu erwarten, dass am Tag des Shootings keine größeren Bauarbeiten auf dem Grundstück durchgeführt werden.
Erwäge außerdem, eine Entschädigungsklausel in deinen Vertrag aufzunehmen. Der Zweck einer Entschädigungsklausel ist es, sicherzustellen, dass du im Falle eines Verlustes, einer Haftung oder eines Schadens, der im Rahmen des Projekts entstehen könnte, entschädigt wirst. Wenn der Kunde zum Beispiel versehentlich deine Beleuchtungsanlage umkippt und eine sehr teure Glühbirne zerbricht, bestätigt diese Klausel, dass er für die Kosten des Ersatzes aufkommt.
Unterschrift
Es mag vernünftig erscheinen, aber es ist wichtig, dass der Kunde unterschreibt, bevor er mit dem Projekt fortfährt. Erst durch die Unterschrift wird das Dokument zu einem verbindlichen Vertrag. Stelle daher sicher, dass die Unterschrift deines Kunden, sein vollständiger Name und das Datum am Ende des Dokuments stehen.
Zur Sicherheit kannst du auch einen Abschnitt auf jeder Seite einfügen, in dem der Kunde durch seine Unterschrift bestätigt, dass er die Bedingungen gelesen und verstanden hat.
Mit Hilfe von Online-Signaturanbietern wie Adobe Acrobat Reader Pro und HelloSign ist es jetzt einfacher denn je, eine Kundenunterschrift zu erhalten.
Warum ist ein Immobilienfotografie-Vertrag nichtig?
Als Immobilienfotograf/in kann der Zeitpunkt kommen, an dem du den Vertrag kündigen möchtest. Dies geschieht in der Regel aus Gründen, die zu Beginn der Geschäftsbeziehung nicht vorhersehbar waren, wie etwa Fehlverhalten des Kunden, ausbleibende Zahlungen oder kreative Differenzen. In diesem Fall solltest du darauf achten, eine Kündigungsklausel einzufügen, in der das Verfahren zur Auflösung des Vertrags beschrieben wird, das beide Parteien einhalten müssen.
Es ist eine gute Idee, dass deine Kündigungsklausel eine schriftliche Kündigung von beiden Parteien verlangt und regelt, wie mit Anzahlungen oder Restzahlungen im Falle einer Kündigung verfahren wird.
Anfangen
Ein Immobilienfotoprojekt zu starten ist wie eine 10-Kilometer-Wanderung ohne Regenjacke an einem bewölkten Tag. Die Chancen stehen gut, dass du trocken zurückkommst, aber wenn sich das Wetter verschlechtert, wirst du dir wünschen, du hättest den Regenmantel mitgenommen. Das Gleiche gilt für den Vertrag, denn er soll dich schützen, wenn in der Beziehung zu deinem Kunden etwas schief läuft.
Bewaffnet mit deinem Immobilienfotografievertrag und deinem Online-Portfoliobist du bereit, Immobilienkunden zu gewinnen und zu sichern.
Wie du Immobilienkunden anziehst, erfährst du in diesen verwandten Artikeln:
Wie du Kunden für Immobilienfotografie bekommst
Wie man in die Immobilienfotografie einsteigt
19 Tipps zur Immobilienfotografie
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