Stell dir Folgendes vor: Du beendest ein großes Projekt für einen Kunden. Du liebst die Materialien und, was noch wichtiger ist, sie lieben die Materialien. Alles scheint gut zu sein. Bis du 6 Monate später feststellst, dass du nicht bezahlt wurdest. Du dachtest, du hättest eine Rechnung geschickt, aber du hast festgestellt, dass es nur eine E-Mail mit dem geschuldeten Betrag war. Der Kunde sagt, du hättest damals nicht genug Informationen geliefert, um zu zahlen, also schulde er dir jetzt nichts mehr. Was für ein Albtraum.
Nur wenige Menschen werden Fotografen, um sich mit betriebswirtschaftlichen Aufgaben zu beschäftigen. Da jedoch 63% der Fotografen sind selbstständigFür Hunderte von Fotografen und Fotografinnen auf der ganzen Welt ist die Verwaltung eine Realität. Wenn du selbstständig bist, kannst du dich leider nicht nur darauf konzentrieren, ein guter Fotograf zu sein. Du musst Zeit investieren, um ein gutes Geschäft zu führen und Kunden zu betreuen - etwas, das ein Kurs für Unternehmertum kann dir helfen, wenn du ganz neu in der Selbstständigkeit bist.
Der Umfang der "Kundenbetreuung" hängt davon ab, wie groß oder klein du bist, von einem ganzen Unternehmen bis zu einem einzelnen Freiberufler, aber eine Gemeinsamkeit gibt es für jeden selbstständigen Fotografen: die Rechnung.
Rechnungen sind der letzte Schritt, der es dir ermöglicht, für deine Arbeit bezahlt zu werden. Sie sind eine Fortsetzung des Erlebnisses, das du deinen Kunden bietest, und sie sind eine Erweiterung des Fotografievertrags, den du mit deinen Kunden hast. Während der wichtigste Punkt einer Rechnung darin besteht, klar anzugeben, was deine Kunden dir schulden, gibt es noch ein zweites Element der Rechnungsstellung: Die besten Rechnungen machen es dem Kunden leicht, dich zu bezahlen.
Ein solider Fotografenvertrag schützt dich zwar, wenn der Kunde versucht, dich über den Tisch zu ziehen, aber die Rechnung ist genauso wichtig, um sicherzustellen, dass du schnell bezahlt wirst. Wir haben 10 Dinge zusammengestellt, die du immer auf deiner Fotorechnung angeben solltest, damit du schneller bezahlt wirst. Hier ist, was du unbedingt angeben musst:
1. Name und Informationen zu dir / deinem Unternehmen
Es klingt selbstverständlich, aber du musst sicherstellen, dass die Leute wissen, wer die Rechnung geschickt hat. Mit diesem Schritt vermeidest du die Ausrede, dass sie "nicht wussten, dass die Rechnung von dir ist" und sie deshalb die Rechnung gelöscht haben. Wenn dein Unternehmen ein Logo hat, kannst du es auch auf der Rechnung angeben.
2. Das Wort "Rechnung"
Wie jeder gute Verkaufstraining lehren wird, musst du deutlich machen, dass es sich bei dem Dokument um eine Rechnung handelt. Da sie mit Zahlen versehen ist, werden die meisten Leute das richtig einschätzen (vor allem, wenn die Zeile mit dem fälligen Betrag ganz unten steht). Wenn du jedoch das Wort "Rechnung" klar aussprichst, vermeidest du, dass der Kunde annimmt, es handele sich um ein Preisblatt für zukünftige Dienstleistungen oder, noch schlimmer, um eine Quittung für eine bereits bezahlte Rechnung.
3. Kundeninformationen
Die Angabe von Kundeninformationen auf der Rechnung hat zwei Vorteile: einen für dich und einen für den Kunden. Für dich ist klar, an wen du die Rechnung schickst, damit du nicht aus Versehen die falschen Posten auf die Rechnung schreibst. Für den Kunden ist es klar, dass die Rechnung an ihn gerichtet ist, was für seine Buchführung hilfreich ist.
4. Rechnungsnummer
Eine Rechnungsnummer hilft beiden Parteien bei Steuern und Abgleich. In den meisten Buchhaltungssystemen musst du Einnahmen oder Ausgaben einer bestimmten Rechnung zuordnen - Rechnungsnummern machen das einfach.
5. Rechnungsdatum und Fälligkeit der Zahlung
Die Zahlungsbedingungen sollten in deinem FotografievertragAber wenn du die Details auf der Rechnung angibst, ist das eine gute Erinnerung. Sie hilft dir, bei Bedarf Nachfassaktionen zu versenden, und stellt sicher, dass der Kunde nicht im Unklaren darüber ist, wann die Zahlung fällig ist.
6. Einzelposten dessen, was du geliefert hast
Wenn du jemals eine BuchhaltungskursDu kennst wahrscheinlich den Begriff "Einzelposten". Falls nicht, handelt es sich dabei um eine Aufschlüsselung der von dir bereitgestellten Leistungen. Achte darauf, dass du sie so detailliert aufschlüsselst, wie du es in deinem Vertrag festgelegt hast. Das kann pro Bild, pro Tag, pro Stunde oder jedes andere "pro" sein, das du für deine Dienstleistungen verwendest. Eine gute Faustregel ist, dass du jede Formel, die du zur Berechnung deines Gesamtpreises verwendest, als Einzelposten auf der Rechnung ausgibst, damit sie transparent ist. Wenn du zum Beispiel eine $500-Rechnung hast, die $50 pro Stunde für 10 Stunden Arbeit bedeutet, dann gib diese Aufschlüsselung in dem Einzelposten an. Bei komplexeren Preisschemata kann es hilfreich sein, einen Excel-Kurs zu besuchen und sich mit einer Tabellenkalkulation auszukennen.
7. Preis und Steuern
Jeder Posten auf deiner Rechnung muss mit einem Preis ausgewiesen werden, zu dem alle anfallenden Steuern hinzukommen. Achte darauf, dass du die Gesamtkosten (mit und ohne Steuern) am Ende der Rechnung angibst und die Zahlungswährung deutlich machst. Das ist der eigentliche Zweck deiner Rechnung - dem Kunden mitzuteilen, wie viel er an dich zahlen soll - also achte darauf, dass du alles aufführst.
8. Steuernummer
Wenn du ein Projekt mit einem anderen Unternehmen durchführst, benötigen sie deine Steuernummer, damit sie ihre Steuern ordnungsgemäß abführen können. Du kannst sie ihnen zwar manuell mitteilen, aber wenn du sie in deine Standard-Rechnungsvorlage aufnimmst, ist dieser Schritt viel einfacher. Mehr über Steuernummern erfährst du in der Die offizielle Seite der kanadischen Regierung.
9. Wie Kunden dich bezahlen können
Die Rechnung soll den Kunden mitteilen, wie viel sie schulden, aber es ist auch wichtig, dass sie angeben, wie sie dich bezahlen können. Wenn du eine Rechnungssoftware wie Wave, Freshbooks oder Quickbooks verwendest, sind die Optionen für den Zahlungseinzug möglicherweise automatisch enthalten. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du klarstellen, welche Zahlungsarten du akzeptierst - Kreditkarte, Banküberweisung, Bargeld, PayPal usw. - und wie der Kunde dich bezahlen kann. Allein dieser Schritt kann dafür sorgen, dass du schneller bezahlt wirst, da du alle möglichen Hindernisse aus dem Weg räumst, damit der Kunde dich bezahlen kann.
10. Anmerkungen
Die meisten Rechnungen enthalten am Ende einen Vermerk. Darin kannst du alles erklären, was in der Rechnung näher erläutert werden muss, oder den Kunden an Besonderheiten erinnern, z. B. an die Rechnungsbedingungen (z. B. 25% im Voraus und 75% nach Abschluss). Du kannst den Bereich "Anmerkungen" auch nutzen, um den Kunden an eventuelle Verzugsgebühren zu erinnern. Wenn du dir über diese Dinge keine Gedanken machst, kannst du dich mit einer freundlichen Nachricht für den Auftrag bedanken.
Suchst du nach weiteren Fotografie-Ressourcen, die dir helfen, dein Geschäft zu führen? Hier sind einige Leseempfehlungen:
So bewertest du deine Fotografie
Studioverwaltungssoftware, die dir hilft, dein Fotogeschäft zu optimieren
Fotografiegeschäft und Kameraversicherung: Vollständiger Leitfaden
DE 
EN 
FR 
ES 
PT 