Es ist nur eine E-Mail - das sollte doch nicht so schwer sein, oder? Das Verfassen effektiver E-Mails ist ein oft übersehener und unterschätzter Teil eines jeden Unternehmens. Tatsache ist, dass E-Mails eine großartige Möglichkeit sind, mit deinen Kunden in Kontakt zu treten und potenzielle neue Kunden zu erreichen. E-Mails müssen durchdacht, professionell und ansprechend sein. Es reicht nicht aus, sich nur auf die sozialen Medien zu verlassen, um mit deinen Kunden zu kommunizieren. Als Fotograf musst du alle verfügbaren Ressourcen nutzen, um mit Menschen in Kontakt zu treten und sie auf deine Website oder in deinen Buchungskalender zu locken. In diesem umfassenden Beitrag erfährst du alles, was du brauchst, um erfolgreiche E-Mails zu schreiben - von deiner allerersten E-Mail bis hin zu Folge-E-Mails und der Bedeutung von E-Mail-Marketing. Schnall dich an, und möge dieser E-Mail-Post dich gut finden.
Ist E-Mail-Kommunikation wichtig?
Natürlich ist sie das! Richtige E-Mail-Etikette bedeutet, dass du in der Lage bist, effektiv per E-Mail zu kommunizieren. Diese Kommunikationsmethode ist ein sehr wichtiger Kontaktpunkt mit den Kunden und sollte nicht unterschätzt werden. Auch wenn es wie eine einfache Aufgabe aussieht, kann es in der Realität zu Missverständnissen, Funkstille oder unzufriedenen Kunden führen, wenn E-Mails falsch geschrieben werden. Da alle diese Folgen für dein Fotogeschäft ungünstig sind, kannst du auf lange Sicht nur davon profitieren, wenn du deine E-Mail-Kommunikation verbesserst. Betrachte jede E-Mail, die du schreibst, als einen wichtigen Kontaktpunkt mit deinen Kunden oder potenziellen Kunden. Achte darauf, dass deine Kommunikation klar und prägnant, professionell und ansprechend und schließlich pünktlich ist. Einfach, oder?
Dankes-E-Mails
Schicke immer, immer, immer Dankes-E-Mails an jeden einzelnen deiner Kunden. Wenn du es dir noch nicht zur Gewohnheit gemacht hast, solltest du deinen Kunden einfach eine Dankes-E-Mail schicken, nachdem ihre Fotos unterschrieben, versiegelt und geliefert wurden. Diese E-Mail muss keine Aufforderung zum Handeln enthalten, sondern kann einfach deine Dankbarkeit für ihr Geschäft ausdrücken.
Versuche, von einer einfachen Vorlage wegzukommen und stattdessen jeder deiner Dankes-E-Mails eine persönliche Note zu geben. Du kannst diese Gelegenheit nutzen, um eine Erinnerung zu kommentieren, eines deiner Lieblingsbilder hinzuzufügen oder einen kleinen Insider-Witz aus eurer Fotosession zu erzählen. Diese E-Mail muss auch nicht nur aus Text bestehen - du kannst auch eines der Fotos aus der Fotosession oder sogar ein Outtake einfügen. Nimm dir einen Moment Zeit, um auszudrücken, dass du sie in Zukunft gerne wieder fotografieren würdest. Dankeschön-E-Mails sind sehr wichtig für die Pflege von Beziehungen und können dazu führen, dass Kunden später wiederkommen. Überlege dir auch, ob du am Jahresende, zu den Feiertagen oder zum Jahrestag deines Fotogeschäfts allgemeine Dankes-E-Mails an deine gesamte Datenbank schicken willst. Danksagungen sind einfach zu verschicken, haben aber eine große Wirkung.
Follow-up-E-Mails
Scheue dich nicht, eine Nachfass-E-Mail zu schreiben, wenn du von einem deiner Kunden keine Antwort erhalten hast. Auch wenn es manchmal unangenehm erscheinen mag - als würdest du einen Kunden verärgern - ist das Versenden einer Nachfass-E-Mail notwendig und sollte zu den festen Bestandteilen deines E-Mail-Playbooks gehören. Diese E-Mail muss nicht lang sein, sollte aber etwa eine Woche, nachdem du keine Antwort von deinem Kunden erhalten hast, verschickt werden. Es gibt auch andere Gelegenheiten, in denen du eine Follow-up-E-Mail verschicken solltest, z. B. wenn sich jemand über deine Dienstleistungen erkundigt hat, wenn du eine Antwort auf eine offene Frage benötigst oder nachdem du die Bilder des Endprodukts geliefert hast. Nimm es nicht persönlich, wenn du zunächst nichts von dir hören lässt - oft gehen E-Mails in der Masse unter und es gibt Zeiten, in denen deine Kunden eine Erinnerung wirklich zu schätzen wissen. Wenn du keine Rückmeldung schickst, kann das dazu führen, dass dir ein potenzieller Geldfluss und neue Kunden für dein Fotogeschäft entgehen. Stelle schnelle und allgemeine E-Mail-Vorlagen zusammen, die du als Nachfass-E-Mails verwenden kannst - achte darauf, dass sie fröhlich, prägnant und natürlich freundlich sind.
Pitch-E-Mails
Da nicht alle Fotokunden dich selbst finden werden, ist das Versenden von Pitch-E-Mails ein wichtiger Teil des Wachstums deines Unternehmens. Wenn du ein professioneller Fotograf bist, der nur Hochzeiten fotografiert, werden dich die Leute so sehen. Wenn du dich weiterentwickeln willst, musst du die Leute wissen lassen, woran du interessiert bist. Wenn es Fotos gibt, die du gerne machen würdest, Unternehmen, für die du gerne arbeiten würdest, oder Veranstaltungen, über die du gerne berichten würdest, dann entstaube deine Pitch-E-Mail-Vorlagen. Beim Pitchen geht es darum, dein Interesse und deine Fähigkeiten zu zeigen. Diese E-Mails sollten Referenzfotos für potenzielle Kunden enthalten und den Kontakt auf deine Website und deine Social-Media-Seiten verweisen, wo sie den Rest deiner Arbeit finden können. Auch wenn der Beginn des Schreibens eines Pitches entmutigend erscheinen mag, denke daran, dass dein Ziel darin besteht, deine Persönlichkeit und deine Talente zu präsentieren und die Entscheidungsträger selbst entscheiden zu lassen. Setze dir realistische Ziele, um dein Unternehmen voranzubringen - zum Beispiel drei Pitch-E-Mails pro Monat zu verschicken. Sei in diesen E-Mails authentisch, sei mutig, erzähle deine Geschichte und fang an zu pitchen.
Auf Leads reagieren
Rechtzeitige Antworten auf die eingegangenen Anfragen sind ein wichtiger Weg, um deine Chancen zu erhöhen, Kunden zu gewinnen und Termine zu buchen. Wenn du dir mit deinen Antworten zu viel Zeit lässt, läufst du Gefahr, Aufträge zu verlieren und die Leute zu einem anderen Fotografen gehen zu lassen. Für allgemeine Anfragen kannst du ein Kontaktformular bereithalten, das dir hilft, deinen Prozess zu optimieren. Diese Möglichkeit einer standardisierten Antwort kann eine gute Möglichkeit sein, Informationen über die Wünsche der Kunden zu sammeln, damit du Fragen wie Preis, Zeit, Verfügbarkeit usw. genauer beantworten kannst. Die Entwicklung eines Formulars kann ganz einfach über deine Website erfolgen und der Link kann dann direkt an die Kunden gesendet werden. Auch wenn Vorlagen und Formulare eine gute Möglichkeit sind, auf Kunden zu reagieren, gibt es Fälle, in denen ein allgemeines Formular nicht funktioniert. Gewöhne dir an, die E-Mail durchzulesen, um zu sehen, ob sie eine detailliertere oder persönlichere Antwort erfordert, aber als erster Kontaktpunkt ist die Erstellung eines Formulars ein echter (Geschäfts-)Wendepunkt!
E-Mail-Marketing
Zu guter Letzt ist die Entwicklung einer E-Mail-Strategie etwas, das jedes Fotogeschäft haben muss. Der erste Schritt sollte darin bestehen, eine E-Mail-Marketingstrategie für das Jahr zu entwickeln, die einen Kalender mit allen Marketingaktionen enthält, die du verschicken willst. Es gibt eine Reihe verschiedener E-Mail-Marketing-Systeme, die du einrichten kannst, von denen viele direkt mit deiner Website verbunden sind. Diese Systeme sind in der Regel mit verschiedenen Vorlagen ausgestattet, die du für deine Marketing-E-Mails verwenden kannst. So sparst du eine Menge Zeit.
Planung deiner E-Mail-Strategie
Wenn du deine Marketingstrategie entwirfst, sieh dir einen Kalender an und versuche, einige Spitzenzeiten im Jahr festzulegen - Zeiten, in denen die Leute Hochzeitsfotografen, Urlaubsfotos, Valentinsfotos, Verlobungsfotos usw. buchen. Sieh dir auch an, wann du andere Schwerpunkte setzen kannst, z.B. Mutterschafts- oder Familientermine usw. Überlege dir, wann die besten Zeiten für diese verschiedenen Fototermine sind, und notiere sie dir. E-Mail-Marketing ist ein wichtiger Weg, um Kunden zu erreichen, also nutze ihn. Denk daran, dass das Timing wichtig ist. Vergiss nicht, in jede deiner E-Mails einen Aufruf zum Handeln aufzunehmen. Sei so kreativ wie möglich, denn du willst sicherstellen, dass die Leute deine E-Mail auch wirklich öffnen! Scheue dich nicht davor, ein Video oder andere Bilder in deine Marketing-E-Mails einzubauen. Und vergiss nicht, dass viele Menschen E-Mails von ihrem Handy aus öffnen, also stell dir die Frage: Passt diese E-Mail-Marketingkampagne auf ein mobiles Gerät?
Nutzung von E-Mail-Daten
Und natürlich musst du im Laufe der Zeit deine Datenbank weiter ausbauen, indem du Kontaktinformationen sammelst, sowohl Namen als auch E-Mail-Adressen, damit du deine Kunden mit gezielten E-Mails erreichen kannst. Die Datenbank, die du aufbaust, sollte umfassend sein, also sammle alle Informationen, die du finden kannst, wie Alter, Telefonnummer, Art der gebuchten Fotografie usw. Diese Daten können dir helfen, einen Angriffsplan zu erstellen, wie du deine Marketing-E-Mails effektiv einsetzen kannst. So kannst du zum Beispiel eine Familienfotosession an Kunden richten, die im Jahr zuvor eine Hochzeit bei dir gebucht haben.
Fünf Tipps zum Schreiben effektiver Kunden-E-Mails
Sei pünktlich
Eine zeitnahe E-Mail-Antwort kann den Unterschied ausmachen, ob du neue Kunden gewinnst oder ob sie sich für einen anderen Fotografen entscheiden. Da der Markt für Fotografie hart umkämpft ist, ist es wichtig, den Überblick über deinen Posteingang zu behalten und einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Wenn du dir angewöhnst, deinen Posteingang jeden Tag zu überprüfen, ist das eine gute Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Manche E-Mails kann man einfach liegen lassen, andere - vor allem Leads - müssen sofort bearbeitet werden. In diesem Fall ist es hilfreich, einen Prozess zu haben. Sei es, dass du ein Formular per E-Mail verschickst oder vorgefertigte E-Mail-Vorlagen verwendest, um deine Kunden wissen zu lassen, wann du dich bei ihnen meldest. Je schneller die Antwort, desto besser, aber vergiss nicht, dass auch die Qualität wichtig ist.
Sprache
Eine wirkungsvolle Sprache zu verwenden, ist ein wichtiger Bestandteil einer guten E-Mail. Für den Anfang solltest du eine Sprache verwenden, die sowohl angemessen als auch professionell ist. Verwende zum Beispiel nicht zu viele Wörter in Großbuchstaben in deiner E-Mail und setze nicht zu viele Ausrufezeichen. Denke daran, dass du mit deinen Fotokunden sprichst und nicht mit einem deiner Freunde, aber gleichzeitig willst du ihnen auch das Gefühl geben, dass sie ein wichtiger Teil deiner Geschäftsfamilie sind. Denn das sind sie! Der Schwerpunkt sollte auf Professionalität liegen, aber auch auf einer authentischen und warmen Sprache, die du in jeder E-Mail verwendest. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Verwendung der richtigen Sprache ist die Abkehr vom Fotografenjargon. Es gibt Begriffe, die Fotografen und Fotografinnen verwenden und verstehen, die aber nicht auf einem Niveau sind, das der Durchschnittsbürger oder die Durchschnittsbürgerin verstehen muss, also sei dir dieser Begriffe bewusst und passe deine Sprache an. Ein gutes Beispiel dafür wäre, den Prozess der Fotobearbeitung aufzuschlüsseln oder Fragen dazu zu beantworten, wie dieser Prozess in deinen Preis einfließt. Eine gute Faustregel ist, dass du immer präzise formulierst und versuchst, dich in die Lage des Lesers zu versetzen, wenn du jede Zeile einer E-Mail Korrektur liest. Indem du dich bemühst, präzise und knapp zu formulieren, kannst du die E-Mails kürzer fassen, was letztendlich für alle Beteiligten von Vorteil ist.
Denk daran, dass es auch zwischen Fotografen und Kunden echte Sprachbarrieren gibt. Wenn du mit jemandem korrespondierst, der Englisch als Zweitsprache hat, solltest du besonders gewissenhaft mit den Wörtern umgehen, die du verwendest. In solchen Fällen solltest du dich von Jargon oder Ausdrücken fernhalten, die sich nicht in andere Sprachen übersetzen lassen. Wenn du in diesen E-Mails besonders sorgfältig vorgehst, kannst du eine vertrauensvolle Beziehung zu deinen Kunden aufbauen, was natürlich dazu beiträgt, dass sie sich in deiner Nähe wohlfühlen - was wiederum deine Fähigkeit verbessert, echte Emotionen in deinen Fotos einzufangen.
Tone
Das kann eine große Herausforderung beim Schreiben einer E-Mail sein - der Tonfall ist schriftlich immer schwieriger zu vermitteln als im persönlichen Gespräch, weil es keine sozialen Anhaltspunkte gibt, auf denen man aufbauen kann. Das Schlimmste, was du tun kannst, ist, jemanden zu beleidigen. Aus diesem Grund solltest du dir über den Tonfall sehr bewusst sein. Um sicherzustellen, dass deine Nachricht so ankommt, wie du es möchtest, solltest du immer an den Tonfall denken. Einige gute Tipps sind, deine E-Mails sympathisch und fröhlich zu gestalten, damit die Leute auch wirklich weiterlesen wollen. Beginne deine E-Mail immer mit dem Namen der Person und einer angemessenen Begrüßung. Achte darauf, dass du auch die richtigen Pronomen für deine Kunden verwendest. Jede E-Mail, die du schreibst, sollte auch eine Danksagung enthalten, also sag danke! Bedanke dich für die Zeit, die sich der Kunde genommen hat, für seine Geduld oder dafür, dass er dir erlaubt hat, Fotos von ihm zu machen. Wenn du auf Probleme reagierst, sei besonders vorsichtig mit deinem Ton. Nimm dir eine Sekunde Zeit, bevor du auf Senden drückst, um sicherzugehen, dass du mit dem Ton der E-Mail zufrieden bist.
Betreffzeilen
Die perfekte Betreffzeile zu formulieren, kann schwierig sein! Es bedeutet, ein bisschen kreativ zu werden und einige Ideen einfließen zu lassen, bevor man sich für die perfekte entscheidet. Betreffzeilen können viele verschiedene Dinge sein - manchmal musst du einfach nur ehrlich sein, manchmal musst du deinen Betreff so interessant gestalten, dass deine E-Mail tatsächlich geöffnet wird. Das ist besonders wichtig, wenn du dir Betreffzeilen für Pitch-E-Mails oder für deinen E-Mail-Marketingversand ausdenkst. Eine Sache, die du beachten solltest, ist, dass die Betreffzeile manchmal dazu führt, dass deine E-Mail direkt im Junkmail landet. Manche E-Mail-Programme kennzeichnen bestimmte Betreffzeilen, die dazu führen, dass eine E-Mail direkt im Papierkorb landet. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, wie du das vermeiden kannst. Versuche dazu, bestimmte Wörter zu vermeiden. Betreffzeilen, die in Großbuchstaben geschrieben sind oder Wörter wie "Rabatt" oder "kostenlos" oder "%" kann manchmal die Ursache sein. Recherchiere an dieser Stelle noch einmal, um sicherzustellen, dass deine E-Mail nicht im Spam-Ordner eines Kunden landet. Bleibe in deinen Betreffzeilen authentisch - konzentriere dich auf einen witzigen oder kreativen Text und nicht auf einen extrem verkaufsorientierten.
Korrekturlesen
Gibt es etwas Frustrierenderes, als einen Fehler in einer E-Mail zu finden, nachdem du bereits auf Senden gedrückt hast? Auch wenn jeder der heutigen Tipps unglaublich wichtig ist, sollte das Korrekturlesen mit einem großen Augenmerk auf die Details ganz oben auf deiner Liste stehen. Alles, von der E-Mail-Adresse über den Namen der Person bis hin zu dem Text, den du in den Textteil deiner E-Mail geschrieben hast, und sogar deine eigene Signatur solltest du mehr als einmal lesen. Noch wichtiger wird das Korrekturlesen, wenn du einige der Informationen in deiner E-Mail kopierst und einfügst. Manchmal sind deine Augen müde oder du willst einfach nur auf "Senden" drücken und fertig. Aber du solltest dir wirklich die Extra-Sekunde Zeit nehmen und dich vergewissern, dass du alles richtig gemacht hast, bevor du es tust. Jeder Mensch, selbst professionelle Autorinnen und Autoren, macht Rechtschreib- und Grammatikfehler, also ist es in Ordnung, wenn du etwas mehr Zeit für das Korrekturlesen brauchst. Das Geheimnis eines guten Korrekturlesens ist einfach, sich ein oder zwei Sekunden mehr Zeit zu nehmen. Mach es also richtig und lies es dir noch einmal durch.
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